Postbearbeitung und Versand

Studentenpakete: Pitney Bowes unterstützt Poststellen in Hochschulen und Universitäten beim Steigern der Effizienz

Verbessern Sie das Verfahren zum Erfassen, Nachverfolgen und Aushändigen von Studentenpäckchen und -paketen.

Nie war das Erfassen, Speichern und Aushändigen von Paketen schwieriger als im Zeitalter des Internethandels – vor allem für Postzentren, die für eine hohe Anzahl an Personen auf engem Raum zuständig sind. In New York City beispielsweise gehört die langjährige Praxis, dass Portiers von Apartmenthäusern Pakete für die Bewohner in Empfang nehmen, bald der Vergangenheit an. Die Portiers haben keine Zeit mehr, die Masse an Sendungen von Online-Shops und Internetauktionsseiten zu unterzeichnen und nachzuverfolgen, und keinen Platz, sie aufzubewahren. Das Empfangspersonal in Unternehmen steht vor ähnlichen Herausforderungen, weil sich immer mehr Mitarbeiter ihre Pakete an den Arbeitsplatz senden lassen.

Doch nirgendwo dürfte der Paketstau deutlicher zutage treten als in den Poststellen von Hochschulen und Universitäten. Leiter von Poststellen, Lagerverwalter und ihre Mitarbeiter wissen, dass eine große Anzahl von eingehenden Paketen in Kombination mit veralteten Empfangs-, Benachrichtigungs- und Aushändigungsverfahren die Arbeit behindern und Unzufriedenheit bei Studenten und Eltern auslösen.

Studenten an Hochschulen und Universitäten geben sehr viele Online-Bestellungen auf, und zwar nicht nur für Fachbücher. Hinzu kommen die Pakete, die Eltern den Studenten von zu Hause schicken. Poststellen können dieses Volumen kaum noch bewältigen.

Veraltete Erfassungssysteme verschlimmern die Probleme bei der Paketverwaltung zusätzlich. Viele Hochschulen und Universitäten verwenden noch immer manuelle Methoden, um eingehende Pakete zu erfassen und bis zum Empfang durch den Studenten nachzuverfolgen. Oftmals ist dies ein fehleranfälliges, zeitraubendes und umständliches Verfahren. Herkömmliche Computertabellen, die ebenfalls oft im Einsatz sind, sind nicht viel effektiver.

Benachrichtigung und Abholung sind ein weiteres Problem. Viele Postzentren an Universitäten haben keine Möglichkeit, den Studenten automatische Sendungsbenachrichtigungen zukommen zu lassen. Manuell verfasste E-Mails oder gedruckte Mitteilungen, die in die Postfächer der Studenten eingeworfen werden, sind eine gängige Praxis – aber oft ineffektiv. Viel zu oft bleiben Pakete in den ohnehin schon überfüllten Poststellen länger liegen, als sie sollten. Wenn die Studenten dann zur Paketabholung kommen, fällt es den Mitarbeitern der Poststelle häufig schwer, das richtige Paket zu finden. Und auch Anrufe und Nachfragen von Studenten und Eltern zum Paketstatus verschärfen die Lage, weil sie die Arbeit in den Poststellen behindern.

Diese Situation führt zu einer erheblichen Unzufriedenheit bei Eltern und Studenten, die oft das Gefühl haben, dass zwischen dem Paketeingang und der Sendungsbenachrichtigung zu viel Zeit vergeht. Zudem müssen die Mitarbeiter in der Poststelle häufig länger als vorgesehen arbeiten, was zu hohen Überstundenkosten für die Hochschulen und Universitäten führt.  

Die Erfassung von Paketen in vier Schritten verbessern

Hochschulen und Universitäten können ihre Poststellen von zeitraubenden, ineffizienten und aufwendigen Verfahren zur Verwaltung von Studentenpaketen in vier einfachen Schritten befreien:

1. Mit einfachen tragbaren Tracking-Geräten zum Ablesen und Erfassen des Barcodes auf dem eingehenden Paket.

2. Durch die Zuweisung einer Lagernummer für jedes Paket, sodass sich die Pakete besser ordnen und schneller abrufen lassen.

3. Durch die Implementierung einer automatisierten E-Mail-Funktion, um den Empfänger darüber in Kenntnis zu setzen, dass ein Paket in der Poststelle angekommen ist.

4. Mit einer digitalen Unterschriftenerfassung, wenn die Studenten ihre Pakete entgegennehmen.

 

Die Software von Pitney Bowes hilft bei der Automatisierung von Vorgängen in der Poststelle

Die Pitney Bowes SendSuite® Tracking Online-Lösung – die moderne, cloudbasierte Erfassungs- und Nachverfolgungslösung – optimiert den Empfang von Paketen mithilfe eines geschlossenen Nachverfolgungsprozesses für Pakete. Die Lösung unterstützt Poststellen dabei, ihre zunehmend unpraktischen Verfahren zu optimieren, indem sie eine effizientere Möglichkeit bietet, Pakete zu empfangen, zu verfolgen, zu protokollieren und zu organisieren. Dank dieser Lösung können Empfänger auch automatisch benachrichtigt werden, wenn ein Paket geliefert wurde, und für die Mitarbeiter ist es einfacher, Pakete an die Empfänger zu übermitteln.

Die SendSuite Tracking Online-Software automatisiert den Empfang und die Handhabung von Paketen mit tragbaren Barcode-Scannern sowie elektronischen Unterschriftserfassungs- und Berichtsfunktionen. Die Mitarbeiter der Poststelle scannen jedes Paket sofort nach dem Eingang mit einem tragbaren Barcode-Scanner. Dieser Scan erfasst und protokolliert die Pakete im SendSuite Tracking-System. Das System sendet dem Empfänger automatisch eine E-Mail mit der Information, dass ein Paket angekommen ist. Das System kann für jedes Paket ein Barcode-Etikett erstellen, das der Paketorganisation in der Poststelle dient.

Wenn der Student dann zur Abholung kommt, hilft SendSuite Tracking Online den Mitarbeiter der Poststelle dabei, schnell das richtige Paket zu finden. Nachdem der Student das Paket erhalten hat, lässt sich der Mitarbeiter den Empfang durch eine digitale Unterschrift bestätigen. Wird ein Paket nicht abgeholt, lassen sich mit SendSuite Tracking Online ganz einfach weitere, personalisierte E-Mails an den Empfänger versenden, um an die Abholung zu erinnern.

Hochschulen und Universitäten, die die SendSuite Tracking-Lösung verwenden, können somit:

·        Die Produktivität der Mitarbeiter in der Poststelle steigern.

·        Kosten für Überstunden reduzieren.

·        Eine Überfüllung der Lagerräume verhindern.

·        Pakete leichter finden.

·        Die Zufriedenheit von Studenten, Eltern und Dozenten verbessern.

Möchten auch Sie Probleme beim Empfang von Paketen in der Poststelle beseitigen? Erfahren Sie mehr über SendSuite Tracking Online-Lösungen. Darüber hinaus können Sie nachlesen, wie die Software von Pitney Bowes die Effizienz in den Poststellen der University of Manchester und der University of Connecticut gesteigert hat.

 

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