So verbessern Sie Ihre Post- und Versandprozesse

Sinkende Postvolumen, steigende Versandkosten, neue gesetzliche Vorschriften und die unablässige Suche nach Innovationen setzen sowohl Post- und Versanddienstleister als auch interne Poststellen zunehmend unter Druck. Betriebliche Effizienz erfordert einen starken Fokus auf Produktivität. Dies kann zu einer Verringerung der Ausgaben führen, und gleichzeitig profitieren die Kunden von einer höheren Qualität und Wertschöpfung.

„Druck- und Versanddienstleister müssen lernen, mit den sich ändernden Post- und Anwendungsprofilen Schritt zu halten und mehrere verschiedenartige Projekte abzuwickeln und in Einklang zu bringen“, sagt Richard Smith, Leiter Client Success Services bei Pitney Bowes. „Sie müssen die Service Level Agreements, zu denen sie sich verpflichtet haben, einhalten oder übertreffen und die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften immer besser einhalten. Gleichzeitig müssen sie aber flexibel genug sein, auf die sich wandelnden Kundenanforderungen zu reagieren.“

Der erste Schritt hin zu erstklassiger betrieblicher Effizienz besteht darin, die für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Leistungsindikatoren (KPIs) zu bestimmen. Dazu Smith: „Diese KPIs konzentrieren sich in der Regel auf Qualität, Zeit und Kosten und werden anhand von erwünschten Ergebnissen und Best Practices in der Branche gemessen.“ „Durch eine erweiterte Analyse kann ein einzelner Indikator – beispielsweise Gesamtkosten pro Stück, Zyklusdauer, Fehler, etc. – herausgegriffen und die Leistung von einzelnen Standorten eines Unternehmens sowie eines Unternehmens in einer Branche gemessen und verglichen werden.“

Eine gründliche betriebliche Bewertung kann dazu beitragen, Engpässe leichter zu erkennen und zu beseitigen. Außerdem können Verbesserungen im gesamten Workflow implementiert werden, durch die die Einrichtung von Aufträgen, das Kapazitätsmanagement und die Auftragsplanung optimiert werden. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass die Kosten für Material, Arbeitskräfte und Geräte leichter identifiziert und mit Prozessen in Ihrer Produktionsumgebung verbunden werden können.

Messen Sie beispielsweise die Kosten von zurückgesendeten oder verspäteten Poststücken oder Paketen anhand von Porto und Arbeitsaufwand oder berücksichtigen Sie die wesentlich wichtigeren Auswirkungen auf die Kundenbeziehungen? Wie ließen sich diese Kosten durch Investitionen in Geräte oder Software reduzieren, die eine bessere Qualität von Adressen bieten, und wie schnell machen sich derartige Investitionen bezahlt? Was sieht mit den Kosten aus, die durch die Wahl des falschen Versanddienstleisters entstehen? Oder durch den Einsatz zusätzlicher Mitarbeiter in Stoßzeiten? Wie können diese Probleme beseitigt werden?

„Produktivität ist das Fundament, auf dem optimierte Betriebsabläufe und eine erstklassige Produktion aufbauen“, erklärt Smith. „Bei der Produktivität der Postverarbeitung geht es darum, konsistente, wiederholbare Ergebnisse zu erzielen und stets diszipliniert auf kontinuierliche Verbesserungen hinzuwirken. Glücklicherweise erhalten Führungskräfte durch neue Technologien einen besseren Einblick in die Performance der gesamten Produktionsumgebung.“

Verbesserungspotenzial

Die Verbesserung der betrieblichen Abläufe setzt voraus, dass Sie mit Ihren vorhandenen Prozessen bestens vertraut sind. Konkret bedeutet dies, dass Sie wissen, wer Sendungen abschickt oder empfängt, wann und wie dies geschieht und wie die Postmengen im Lauf der Zeit zu- und abnehmen. Ebenso wichtig ist, dass Sie die Prioritäten Ihres eigenen Unternehmens sowie die des Kunden kennen, beispielsweise Kostenreduzierung, besserer Cashflow, kontinuierliche Einhaltung gesetzlicher Vorschriften usw.

Hier gibt es wenig Raum für Fehler. Ist Ihre Produktionsumgebung auf ein Höchstmaß an Effizienz eingerichtet? Wie sieht es mit dem Fluss von Post- und Versandinformationen in Ihrem Unternehmen sowie zwischen Ihrem Unternehmen und dessen Partnern und Kunden aus? Bei der Untersuchung Ihrer betrieblichen Abläufe sollten Sie unter anderem die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Integration Überprüfen Sie Ihren Produktionsbereich Könnten separate Aufgaben zu einer einzelnen Fertigungsstraße vereint werden, um die Produktivität zu steigern und gleichzeitig den verfügbaren Platz besser zu nutzen?
• Design Sind die einzelnen Elemente Ihres Produktionsbereichs, d. h. Geräte, Einrichtung usw., so angeordnet und konzipiert, dass sie eine effiziente Verarbeitung und eine hohe Produktivität ermöglichen?
• Zentralisierung Wäre es sinnvoll, Ihre Postverarbeitung oder das Output-Management zu zentralisieren (bzw. zu dezentralisieren)?
• Motivation Sind Ihre Mitarbeiter ausreichend geschult und motiviert? Wissen sie, was genau von ihnen erwartet wird und welche Ziele Sie verfolgen? Fühlen sich Ihre Mitarbeiter wertgeschätzt?
• Sichtbarkeit Befinden sich Ihre Unternehmensdaten in Datensilos und ist es für Sie daher schwierig, die Kosten und die Leistung von Versanddienstleistern zu beurteilen sowie Verfahren zu schaffen, bei denen die Zuständigkeiten klarer definiert sind?
• Unterweisung Verursachen Mitarbeiter (oder Kunden) durch verspätete Rückgaben, unvollständige Serviceanfragen oder andere vermeidbare Handlungen Probleme?

Die Rolle der Technologie

Der richtige Einsatz von Technologie in einem Druck-, Post- oder Versandprozess ist nicht nur für Ihre Poststelle, sondern für das ganze Unternehmen von Vorteil. Beispielsweise lassen sich in den folgenden Bereichen Fortschritte erzielen:

• Automatisierung Vollkommen manuell betriebene Poststellen sind heute eine Seltenheit. Eine ausgereifte Automatisierung bewirkt jedoch mehr als eine schnellere Verarbeitung und geringere Arbeitskosten. Sie verbessert außerdem Genauigkeit und Präzision, wodurch wiederum die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet, Kundendienstprobleme vermieden und eine gezieltere Kommunikation ermöglicht werden.
• Industrial Internet Das Industrial Internet, d.h. die Integration komplexer Maschinen, Sensoren und Software, bewirkt mithilfe von Big-Data-Analysen und intelligenter Entscheidungsfindung eine völlig neue Art der Kommunikation zwischen Fertigungsanlagen und dem Unternehmen. Zu den jüngsten Lösungen gehören prädikative Indikatoren zur Vermeidung von Serviceproblemen sowie bessere Tools für die Auftrags- und Kapazitätsplanung.
• Kostengünstigere Tintenstrahltechnologie Eine relativ junge Technologie – das Tintenstrahlsystem – hat Druckabläufe tiefgreifend verändert. Diese Systeme bieten neben einer hohen Geschwindigkeit und Endloszuführung auch einen 100 % variablen Datendruck in Farbe. Hierdurch werden vorgedruckte Formblätter überflüssig, und es können mehrere Funktionen in einem Gerät konsolidiert werden. Dank neuerer, kostengünstigerer Systeme ist der Tintenstrahldruck jetzt auch bei mittelgroßen Druckvolumen wirtschaftlich.

„Eine kontinuierliche Steigerung der betrieblichen Effizienz setzt die Unterstützung der Führungskräfte sowie eine umsichtige Planung und Umsetzung voraus“, erklärt Smith. „Aber selbst geringfügige betriebliche Verbesserungen können zu einem höheren Produktionsertrag und einer besseren finanziellen Leistung führen.“

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