Der Buchstabe des Gesetzes – Unterstützung von Anwaltskanzleien bei der Bewältigung der Herausforderungen im Posteingang

In Anwaltskanzleien müssen tagtäglich große Mengen von ein- und ausgehenden Brief- und Paketsendungen bearbeiten werden, die zum größten Teil streng vertraulich sind. Die Weiterleitung dieser Informationen von einer Anwaltskanzlei an ihre Mandanten und der Rückversand an die Kanzlei ist ein wichtiger Bestandteil des Tagesgeschäfts. Doch für die Mitarbeiter in der Poststelle ist es oft nicht leicht, den Posteingang und -versand sowie die Nachverfolgung aller Postsendungen möglichst effizient und genau zu organisieren.

Ein- und ausgehende Postsendungen stellen eine echte Herausforderung für die viel beschäftigten Mitarbeiter in der Poststelle dar. Tagtäglich gehen Briefe, Päckchen und Pakete mit wichtigen Fallinformationen in einer Anwaltssozietät ein. Es handelt sich dabei in der Regel um Informationen im Original, die nicht vervielfältigt werden können. Daher muss die Sozietät unbedingt genau wissen, wann eine wichtige Sendung eingegangen ist und wer sie angenommen hat. Wenn sich ein viel beschäftigter Anwalt oder Kanzleimitarbeiter bei der Poststelle telefonisch erkundigt, ob eine erwartete Sendung eingegangen ist oder bei wem sie sich gerade befindet, dann möchte er bzw. sie auf keinen Fall zu hören bekommen: „Ich weiß es nicht“." Poststellen in Anwaltskanzleien müssen dafür sorgen, dass jede Sendung möglichst schnell an den betreffenden Empfänger weitergeleitet wird, und sie müssen die Weiterleitung bis zum Empfänger genau verfolgen können. Ähnliche Abläufe sind für die Annahme und Protokollierung von Mandantenschecks notwendig. Verloren gegangene Schecks können peinlich und rufschädigend für eine Kanzlei sein oder sogar den Verlust von Mandanten nach sich ziehen.

Doch die Bearbeitung von eingehenden Brief- und Paketsendungen in Anwaltskanzleien läuft häufig nicht nach bewährten Verfahren ab. Dies gilt insbesondere in kleineren Kanzleien, in denen ein(e) Empfangsmitarbeiter(in) oder eine Aushilfskraft die eingehenden Sendungen nach eigenen Methoden annimmt, erfasst und intern weiterleitet. Diese kausalen Prozesse können dazu führen, dass wichtige Brief- oder Paketsendungen verloren gehen oder verlegt werden, und die Anwälte so in Schwierigkeiten bringen, weil sie auf die ihnen anvertrauten Dokumente nicht zugreifen können.

Höhere Effizienz und Transparenz durch automatisierte Posteingangsprozesse

Mit den SendSuite Tracking-Lösungen von Pitney Bowes können Anwaltskanzleien den Eingang und die Zustellung von Brief- und Paketsendungen effizienter und kostengünstiger organisieren und alle Sendungen genau nachverfolgen.

Mit der SendSuite Tracking-Lösung, die als cloudbasierter Dienst oder als On-Premise-Software angeboten wird, können Anwaltskanzleien den gesamten Lebenszyklus von eingehenden Dokument- und Paketsendungen automatisieren und verwalten. Die Automatisierung dieser Prozesse kann zu einer drastischen Verringerung der Fehler beitragen, die mit manuellen Prozessen einhergehen. Durch die Kombination von Software, Barcode-Technologie und tragbaren Geräten sorgt die SendSuite Tracking-Software dafür, dass Mitarbeiter der Poststelle und andere Angestellte die in der Kanzlei eingehenden Brief- und Paketsendungen sowie sonstige vertrauliche Akten zuverlässig nachverfolgen können. Die Lösung protokolliert Datum und Uhrzeit eingehender Sendungen elektronisch, erfasst jeden Orts- und Personenwechsel und zeichnet die Zustellung an den Empfänger auf. Dieser Prozess erhöht die Transparenz und gewährleistet eine lückenlose Kontrollkette. Außerdem werden die Empfänger benachrichtigt, wenn Poststücke abgeholt werden können oder ihnen in Kürze zugestellt werden.

Durch die Zusammenarbeit mit Pitney Bowes können Anwaltskanzleien:

· die Transparenz innerhalb der gesamten Kontrollkette erhöhen

· die Anzahl verloren gegangener oder verlegter Brief- und Paketsendungen verringern

Pitney Bowes zeichnet sich durch eine fast 100-jährigen Erfahrung in der Bearbeitung ein- und ausgehender Postsendungen aus und ist somit ein kompetenter Partner für Anwaltskanzleien, die ihre Prozesse für den Eingang und Versand vertraulicher Dokumente optimieren möchten. Informieren Sie sich noch heute über SendSuite Tracking oder SendSuite Tracking Online.