Postbearbeitung und Versand

Studenten der UConn profitieren von der schnelleren Zustellung dankSendSuite® Tracking und OneSortTM Pro

Konsolidierung der Prozesse verringert den Rückstand und die Fehlerquote bei der Paketzustellung

Kundenprofil

Landesweit eine der führenden Forschungsuniversitäten

Campus-Netzwerk für mehr als 30.000 Studenten

Hoher Anteil von Studenten, die auf dem Campus leben

Geschäftsziele

Bereitstellung von Einrichtungen, Personal, Dienstleistungen und Programmen

Wahrung ihres hervorragenden akademischen und sportlichen Renommées

Beibehaltung ihrer Attraktivität für die weltweit begabtesten Studenten

Vorteile

Präzisere und pünktliche Paketzustellung

Kürzere Verweildauer in den campuseigenen Poststellen

Geringerer Platzbedarf zur Aufbewahrung von nicht abgeholten Paketen

Eingesetzte Technologie

SendSuite® Tracking

Ein Paket als „bereits empfangen“ zu registrieren, ist nur ein Teil des Prozesses. Viel wichtiger ist es, dass es rechtzeitig seinen Bestimmungsort erreicht und dem richtigen Empfänger zugestellt wird.

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OneSort™

Pitney Bowes OneSort™ automatisiert das Wiegen, Scannen, Erfassen von OCR Daten sowie das Drucken von Etiketten und Belegen – und das mit höherer Geschwindigkeit und Präzision.

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Zusammenfassung

„Manchmal erwarten Studenten gleich mehrere Pakete. Und wenn dazu eine ganz besondere Sendung gehört, dann schätzen sie es sehr, wenn sie eine Abbildung des Pakets sehen können, noch bevor sie zur Poststelle kommen.“ Lori Nye, Manager Logistics Administration
University of Connecticut

Die weltweit unter dem Namen UConn bekannte University of Connecticut umfasst 10 Fakultäten auf dem Hauptcampus in Storrs, die rechts- und die sozialwissenschaftliche Fakultät in Hartford, fünf regionale Campus sowie die medizinische und die zahnmedizinische Fakultät in Farmington. Von den über 30.000 Studenten leben mehr als 13.500 auf dem Campus. Durch die Bereitstellung von Einrichtungen, Personal, Dienstleistungen und Programmen spielen das Leben und Wohnen auf dem Campus eine wichtige Rolle für den Erfolg der UConn und ihrer Studenten. Daher musste man unbedingt eine Lösung zur Behebung des Rückstands bei der Zustellung von Paketen an die Studenten finden – ein Problem, das an den Universitätspräsidenten eskaliert wurde.

Geschäftliche Herausforderung

Wie früher warten Studenten auch heute noch sehnsüchtig auf Pakete von Zuhause. Durch die Zunahme der Online-Bestellungen, wie u. a. Büchern, Lebens- und Arzneimitteln, hat sich die Anzahl der eingehenden Paketsendungen vervielfacht. Von Herbst 2014 bis Frühjahr 2015 wurden 143.801 Pakete für Studenten an acht Poststellen geliefert. Während USPS die Poststellen auf dem Campus belieferte, stellten FedEx und UPS die Pakete direkt an die Studentenwohnheime zu. Diese Vorgehensweise führte zu verspäteten oder fehlerhaften Zustellungen oder gar verlorenen Paketen – sehr zum Unmut der Studenten. Nach der Veröffentlichung von Artikeln über das Problem in der lokalen Presse und in Studentenzeitungen bestand die Herausforderung darin, die Dienstleistungen für die Paketbearbeitung zu konsolidieren und Paketsendungen pünktlich und präzise zuzustellen.

Lösung

SendSuite Tracking konnte die Anforderungen der UConn an eine umfassende Lösung für mehrere Standorte erfüllen. Denn mit den nach Wunsch der UConn konfigurierten Leistungsmerkmalen, wie einem durchdachten Benachrichtigungssystem, sicherheitstechnischen Funktionen, erweiterte Berichte und einer lückenlosen Kontrollkette, konnte man die Schwierigkeiten bei den bisherigen Abläufen meistern. Die Lösung benachrichtigt Studenten per E-Mail über die Zustellung von Paketen, automatisiert die Prozesse beim Paketeingang, bietet Echtzeitdaten über den Paketstatus und erleichtert auf Wunsch die Umleitung von Paketen. Die OneSort Pro-Lösung fungiert als zentrale Datenplattform, wodurch sich die manuelle Dateneingabe größtenteils erübrigt. Durch die Integration der beiden Systeme verfügen die Postdienste der UConn jetzt über eine leistungsstarke Kombilösung für ihre Probleme mit der Paketzustellung. 

Vorteile

„Bei der Paketabholung am Schalter authentifizieren sich die Studenten mit ihrer ID-Karte. Vom System werden dann die für sie eingegangenen Pakete mit genauen Angaben zu ihrer Position im Regal abgerufen.“ Lori Nye, Manager Logistics Administration
University of Connecticut

Die Verbesserungen bei der Paketzustellung machten sich sofort bemerkbar. Denn dank dieser Lösung mussten die Lieferwagen von FedEx und UPS nun nicht mehr acht verschiedene Standorte anfahren. Jetzt erfolgen alle Lieferungen auf Veranlassung von OneSort Pro an die Hauptpoststelle und lassen sich bis zur endgültigen Zustellung über SendSuite Tracking auf dem gesamten Campus nachverfolgen.

Lori Nye, Manager of Logistics Administration an der UConn, nennt die kürzere Verweildauer in den Poststellen als weiteren Vorteil. „Pitney Bowes hat uns geholfen, alle Regale zur Aufbewahrung von Paketen mit Tags und Barcodes zu kennzeichnen“, sagte sie. „Bei der Paketabholung am Schalter authentifizieren sich die Studenten mit ihrer ID-Karte. Vom System werden dann die für sie eingegangenen Pakete mit genauen Angaben zu ihrer Position im Regal abgerufen.“ Wenn für einen Studenten mehrere Paketsendungen eingetroffen sind, bietet das Systeme eine Liste der Standorte, wodurch der Zeitaufwand für die Paketsuche erheblich verringert wird.

Laut Rückmeldung der Studenten ist die Bilderfassungsfunktion des OneSort-Systems ein großer Erfolg. „Manchmal erwarten Studenten gleich mehrere Pakete. Und wenn dazu eine ganz besondere Sendung gehört, dann schätzen sie es sehr, wenn sie eine Abbildung des Pakets sehen können, noch bevor sie zur Poststelle kommen“, so Nye. Wenn Studenten wissen, ob ein Paket von den Lieben zuhause kommt oder ein Medikament oder Produkt von Amazon enthält, dann holen sie es sehr wahrscheinlich schneller ab. Dadurch wird Lagerfläche für die Aufbewahrung von Paketen frei und die Anzahl der nicht abgeholten Pakete verringert. Von der Lösung wird auch geprüft, ob die Adresse eines Studenten gültig ist. Das OneSort-System erfasst die auf dem Paket angegebenen Daten und leitet diese an SendSuite Tracking weiter, das dann eine Verbindung zum aktuellen Studentenverzeichnis herstellt. „Wenn ein Student heute also umzieht“, erklärt Nye, „und am nächsten Tag ein Paket erhält, dann wird dieses Paket garantiert an die richtige Adresse zugestellt.“