So steigern Sie die Effizienz von Poststellen auf dem Campus

Poststellen auf dem Campus wirken auf den ersten Blick wie jede andere Abteilung der Universität, zu der sie gehören – nur ohne akademischen Fokus. Dabei ähneln sie eher einem eigenständigen kleinen Unternehmen als einer Universitätsabteilung. Schließlich handeln sie unabhängig von der Universität, arbeiten für eine große, vielfältige Kundengruppe und werden danach beurteilt, wie sie auf die Bedürfnisse dieser Gruppe eingehen. Außerdem sind sie auf qualifizierte Mitarbeiter und zuverlässige Protokolle angewiesen, um ihre Produktivität zu steigern. Darüber hinaus müssen sie sich zahlreichen logistischen Herausforderungen stellen. Hierzu zählen beispielsweise Mitarbeitermangel oder Probleme mit dem Inventar.

Wenn es also darum geht, die Geschwindigkeit und Effizienz von Poststellen auf dem Campus zu erhöhen, kommt es vor allem darauf an, wie die Verantwortlichen in der Poststelle mit den jeweiligen Herausforderungen umgehen. Typischerweise stehen Poststellen auf dem Campus vor den folgenden Herausforderungen.

Rechtzeitige Zustellung

Wenn Studenten, Dozenten oder Mitarbeiter etwas bestellt oder eine Sendung versandt haben, erwarten sie natürlich, dass diese pünktlich zugestellt wird. Das gilt natürlich für jeden, der Pakete verschickt oder erwartet. Vor allem für Studenten ist eine pünktliche Lieferung allerdings besonders wichtig – sei es, weil sie auf wichtige Bücher oder Pakete von ihren Eltern warten oder weil sie auf Medizin, Inhalatoren oder andere Gesundheitsartikel angewiesen sind.

Für Mitarbeiter der Universität gilt natürlich Dasselbe. Ob es um Materialien für den Unterricht, Bürobedarf oder neue Ausstattung geht: Verwaltungsmitarbeiter und Dozenten haben Grund genug, während des Semesters Bestellungen aufzugeben. Verzögerungen bei der Lieferung können sich mitunter sehr negativ auf die Produktivität auswirken.

Manuelle Verarbeitung

Ein Grund für Lieferverzögerungen ist häufig eine manuelle Bearbeitung von Sendungen. Viel zu oft kommen in Poststellen auf dem Campus auch weiterhin veraltete manuelle Prozesse zum Einsatz – beispielsweise bei der Erfassung von Sendungen oder der Inventarpflege sowie beim Versand von Lieferbenachrichtigungen per Post oder E-Mail. Die manuelle Verarbeitung aller Sendungen wird so unnötig verkompliziert und dauert viel länger als nötig.

Die Zahl von Personal und Studenten an Universitäten und Hochschulen geht meist in die Tausende. Pakete manuell zu erfassen und Empfänger einzeln zu benachrichtigen, kann bereits in Zeiten mit wenigen Aufträgen sehr zeitaufwendig sein. Zu Stoßzeiten wie dem Semesterbeginn oder -ende und in Prüfungsphasen fallen dann schnell Hunderte von Paketen am Tag an. Bei einem so hohen Paketaufkommen kann eine fristgerechte Zustellung nicht mehr garantiert werden.

Aus diesem Grund sollten Poststellen auf dem Campus unbedingt in ein automatisiertes Verarbeitungssystem für eingehende Postsendungen investieren, um die Erfassung von Sendungen und den Versand von Lieferbenachrichtigungen erheblich zu beschleunigen. So lässt sich nicht nur die Produktivität der Poststelle erhöhen, sondern auch Lieferzeiten werden deutlich verkürzt.

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