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Courrier et Expédition

Impression et mise sous pli : comment assurer une conformité de classe mondiale

Pensez à tous les courriers sensibles que vous recevez chaque jour en tant que consommateur. Factures, relevés bancaires, déclarations fiscales. Quelle serait votre réaction si l'un de ces courriers arrivait chez votre voisin ?

Tous ces documents comportent des informations privées qui sont censées le rester. Lorsque les informations sensibles d'un client se retrouvent dans la mauvaise enveloppe ou sont envoyées à la mauvaise adresse, cela engendre des risques de sécurité pour le client et majore le risque de non-conformité pour l'entreprise qui les envoie. Selon l'institut Ponemon, le coût moyen d'une violation de données est d'environ 3,7 millions de dollars. Ce montant indique le risque financier considérable que peuvent représenter des informations non sécurisées. 

C'est pourquoi les opérations de traitement du courrier des entreprises doivent rester conformes aux règles relatives à l'impression et au courrier. Si votre entreprise fait l'objet d'un litige en cas de non-respect de la conformité, elle peut être contrainte de payer des amendes de plusieurs millions ou risquer sa réputation. Respectez la conformité en définissant votre responsabilité face aux informations sensibles des clients et en optimisant la technologie et le processus de vos opérations de traitement du courrier pour sécuriser ces informations.

Identifier votre axe d'amélioration : réglementations du secteur relatives aux communications

Toutes les opérations de traitement du courrier doivent gérer avec précaution les données personnelles permettant d’identifier les clients. Ces informations incluent tout élément qui peut révéler l'identité d'une personne, qu'il soit fourni seul ou associé à d'autres informations. Les entreprises doivent donc sécuriser tous les courriers envoyés pouvant contenir des informations personnelles liées à la personne physique. Chaque pays dispose de ses propres lois relatives à la protection des données, afin de réglementer les informations personnelles : le Data Protection Act au Royaume-Uni, la loi relative à la protection des données en France ou le Federal Data Protection Act en Allemagne. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) entrera en vigueur dans l'Union européenne en mai 2018. Il réglementera la manière dont les entreprises protègent les données personnelles des citoyens européens.  

Sous l'égide de ces lois relatives à la confidentialité, les informations personnelles sont réglementées dans différents secteurs. Dans le domaine de la santé publique, la directive européenne sur la protection des données contrôle la collecte, l'enregistrement, le stockage, la divulgation, la consultation, l'adaptation et l'utilisation des données personnelles de santé. 

Pour le secteur bancaire, les lois réglementent la façon dont les institutions financières collectent, divulguent et protègent les données financières privées. Ces réglementations peuvent avoir un impact sur la manière dont vous envoyez tous vos courriers transactionnels. Cela concerne non seulement les banques mais également les compagnies d'assurance qui envoient du courrier transactionnel sensible.

Le volume de documents pouvant contenir des informations personnelles que génèrent les entreprises représente un autre défi. Bien que l'augmentation des volumes d'impression crée une opportunité de croissance pour les centres de traitement du courrier, elle implique également un niveau de sécurité de données plus important dans le cadre de l'impression, la mise sous pli et le tri.

Outils permettant d'assurer la conformité en matière d'impression et de mise sous pli

Comment s'assurer que les opérations de traitement du courrier protègent efficacement les informations personnelles et respectent les réglementations ? En créant un centre de traitement du courrier efficace et contrôlé qui intègre les meilleurs outils en matière de technologie opérationnelle et de conformité à chaque étape du processus.

Par exemple, grâce à un système d'impression, vous pouvez imprimer des codes sur chaque page et les scanner pour une traçabilité optimale et une précision des communications. Le rapprochement et la réimpression automatiques permettent de résoudre les problèmes rencontrés lors de l'impression de plusieurs flux et de créer des rapports à des fins de suivi et de contrôle. De plus, une double vérification garantit l'intégrité de chaque courrier, grâce à la lecture des codes des deux côtés de chaque page, afin de garantir l'ordre d'impression.

Les systèmes d'impression intelligents peuvent vérifier les éléments suivants : présence ou absence de valeurs telles que les codes MICR utilisés pour l'impression de chèques, lisibilité des codes postaux ou des codes-barres, exactitude des couleurs pour les logos de marques, cohérence des couleurs entre différents jobs et imprimantes, suivi de l'étalonnage. 

Les systèmes de mise sous pli modernes dotés de la technologie de traitement par fichier permettent de respecter les réglementations et les niveaux de qualité grâce à un historique de traçabilité pour tous les courriers tout au long de leur cycle de vie. La technologie de mise sous pli confidentielle peut même intégrer des fonctionnalités rapides de pesage en ligne, afin de garantir que chaque courrier contient les bons documents. Les solutions de tri de courrier et de colis haute intégrité peuvent rapidement et précisément scanner et trier les courriers afin de vous permettre de respecter les réglementations sans avoir à ralentir vos opérations. 

Partenaire de confiance pour la conformité de vos opérations d'impression et de courrier

Dans le cadre de vos productions d'impression et d'expédition, votre objectif est d'assurer l'intégrité de la traçabilité, le suivi automatique des courriers, de la vérification des données de l'impression à l'envoi. Grâce à ses solutions technologiques et à ses services de conformité spécialisés, Pitney Bowes peut aider les entreprises à respecter les réglementations tout au long des processus.

Une entreprise suisse de gestion des communications client, spécialisée dans les domaines de la banque, de l'assurance et de l'immobilier, très réglementés en Europe, a complètement mis à jour ses opérations de traitement du courrier sur deux sites avec des douzaines de systèmes de mise sous pli sécurisés et efficaces de Pitney Bowes. L'entreprise a stratégiquement triplé le rendement opérationnel des machines de production haut volume grâce à l'accès permanent au support technique Pitney Bowes sur site composé d'une équipe de techniciens et de six ingénieurs disponible 24h/24, 7j/7. Elle a également réduit les coûts de main-d'œuvre et augmenté la qualité de ses produits.

Tels sont les résultats obtenus lorsque vous « ingénieurisez » votre centre de traitement du courrier pour atteindre l'excellence opérationnelle. Même si les autorités définissent des exigences de conformité plus strictes et que les attentes des clients en termes de confidentialité deviennent plus importantes, vous pouvez continuer à respecter et dépasser les critères internes et externes. 

Pitney Bowes est un partenaire fiable pour les opérateurs de traitement du courrier soumis au respect absolu des réglementations industrielles et gouvernementales. Découvrez tous les avantages des solutions d'impression, de finition et de traitement du courrier de Pitney Bowes et les services et conseils d'experts en technologies relatives au traitement du courrier.