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Courrier et Expédition

Relever les défis liés à la gestion des colis sur les campus

Par Stephanie Benedetto, Responsable du marketing produit, Solutions d'expédition et de réception, Pitney Bowes

À première vue, les services courrier semblent être de simples extensions des universités et paraissent similaires à n'importe quel autre département. En vérité, ils s'apparentent beaucoup plus à une petite entreprise qu'à un département universitaire. Après tout, leur fonctionnement est indépendant de celui de l'université. Ils doivent répondre aux besoins de nombreux étudiants, sont évalués sur leur capacité à les satisfaire, et comptent sur un personnel qualifié et des processus bien établis.

Pour gagner en efficacité et réduire les retards, les services courrier doivent automatiser la gestion des plis et des colis. Observons deux des principaux défis auxquels sont confrontés les services courrier en milieu universitaire.

La livraison ponctuelle

Inutile de souligner qu'un étudiant, un enseignant ou un membre du personnel envoyant ou attendant un colis, s'attend à ce que celui-ci soit livré à l'heure. Cependant, la livraison ponctuelle se révèle encore plus importante pour les étudiants qui attendent des manuels universitaires commandés en ligne, des colis envoyés par leur famille, et, plus important encore, des colis contenant des médicaments ou autres produits pharmaceutiques.

La ponctualité est tout aussi importante pour le personnel et les enseignants. Documents de cours, fournitures de bureau ou nouveaux équipements, le personnel administratif et les enseignants ont de multiples raisons de passer des commandes tout au long de l'année universitaire. Le fait de ne pas recevoir leurs colis à temps peut pénaliser les étudiants ou nuire au bon fonctionnement d'un département.

Le traitement manuel

À ce problème de livraison ponctuelle des colis s'ajoute la question de l'automatisation des processus. Bien trop souvent, l'enregistrement des colis et l'envoi de notifications par e-mail aux destinataires se font manuellement. Cela peut s'avérer au mieux fastidieux, et au pire, causer des retards importants.

Entre les membres du personnel et les étudiants, les effectifs des universités ont de quoi donner le tournis. Même durant les périodes calmes, enregistrer les colis et informer leurs destinataires sont des tâches chronophages. Alors pendant les périodes les plus chargées, les services courrier peuvent rapidement être submergés, avec des centaines de colis à traiter chaque jour. Devoir gérer ces colis manuellement, un par un, est une tâche colossale qui retarde la livraison aux destinataires et contribue à leur insatisfaction.

C'est pour faire face à ces difficultés que les universités doivent investir dans des solutions de gestion automatisée des colis, capables d'accélérer l'enregistrement et l'envoi de notifications. En réduisant le temps écoulé entre la commande (ou l'envoi) d'un colis et sa réception sur le campus, les services courrier répondent aux besoins des étudiants et enseignants.

SendSuite Tracking Online de Pitney Bowes est une solution de gestion automatisée des colis qui permet aux services courrier d'assurer une livraison efficace et sans erreur 24 h/24. Démarrez dès maintenant votre période d'essai gratuite de 30 jours.

 

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