Colis aux étudiants : Pitney Bowes contribue à améliorer l'efficacité des services courrier dans les écoles supérieures et les universités

À l'ère du commerce électronique, la réception, le stockage et la livraison des colis n’ont jamais été aussi difficiles, en particulier pour les services courrier desservant un grand nombre de destinataires dans des espaces confinés. À New York, par exemple, la vieille pratique qui voyait les concierges signer pour les résidents arrive à son terme. Les concierges n'ont pas le temps de signer, ne peuvent pas assurer de suivi ni entreposer tous les colis reçus. Dans les bureaux, les réceptionnistes doivent gérer des problèmes du même ordre, d'autant que les salariés se font souvent livrer sur leur lieu de travail.

Cependant, les services courrier des écoles supérieures et des universités sont probablement les plus exposés à cette problématique. Les responsables et leurs collaborateurs savent que les processus de réception, de notification et de retrait obsolètes ralentissent les opérations, au plus grand mécontentement des étudiants et de leurs parents.

Dans les écoles supérieures et les universités, les achats en ligne sont désormais une pratique courante pour les étudiants. Les services courrier ne parviennent pas à tenir la cadence, et les nombreux colis envoyés par les familles compliquent encore plus la donne.

Les processus obsolètes aggravent les problèmes de gestion des colis. De nombreuses universités enregistrent toujours les colis entrants sur papier pour en assurer le suivi jusqu'à réception par l'étudiant. Ces processus complexes et fastidieux sont particulièrement propices aux erreurs. Par ailleurs, les tableurs classiques ne sont guère plus efficaces.

Les processus de notification et de retrait constituent un fardeau supplémentaire. La plupart des services courrier ne disposent pas d'une méthode automatisée pour signaler la réception d'un colis à un étudiant. La méthode la plus courante, et également la moins efficace, consiste à envoyer manuellement un e-mail à l'étudiant ou à imprimer un bordereau, qui est ensuite glissé dans sa boîte aux lettres. Dans la plupart des cas, les colis sont entreposés plus longtemps qu'ils ne le devraient. Lorsqu'un étudiant souhaite retirer son colis, il est souvent difficile pour le personnel de le retrouver rapidement. Les appels téléphoniques et les questions concernant le statut des colis compliquent encore plus la tâche des services courrier.

Ces situations suscitent souvent le mécontentement des étudiants et des parents, qui considèrent que les délais de notification sont trop longs et que la livraison des colis prend trop de temps. En outre, le personnel est souvent surchargé, avec à la clé des heures supplémentaires que les universités doivent payer.  

Améliorer la réception des colis en quatre étapes

Les écoles supérieures et les universités peuvent mettre un terme aux processus fastidieux, inefficaces et complexes. Grâce à SendSuite Tracking Online, elles peuvent :

1. Utiliser des terminaux portables pour lire les codes-barres apposés sur les colis, puis enregistrer les colis entrants.

2. Attribuer un numéro à chaque colis pour le retrouver et le remettre facilement à son destinataire.

3. Notifier automatiquement les destinataires lors de l’arrivée d’un colis.

4. Enregistrer la signature de l’étudiant lorsque celui-ci récupère son colis.

Automatiser les opérations

SendSuite® Tracking Online de Pitney Bowes est une solution SaaS innovante qui améliore la réception et le suivi des plis et colis. Elle permet aux services courrier de rationaliser des opérations de plus en plus complexes en proposant une méthode efficace pour gérer la réception, le suivi, l’enregistrement et l'organisation des colis. De plus, elle permet de notifier automatiquement les étudiants de l’arrivée d'un colis et aide le personnel à le remettre facilement à son destinataire.

SendSuite Tracking Online automatise la réception et la gestion des colis à l'aide de lecteurs de codes-barres portables, associés à des fonctions de reporting et de capture de signatures électroniques. Le personnel peut facilement scanner le code-barres du colis dès son arrivée, à l'aide d'un lecteur portable. Le colis est alors enregistré dans le système de suivi de SendSuite Tracking, et une notification est envoyée automatiquement au destinataire pour l’informer que son colis l'attend. Si besoin, une étiquette de code-barres peut être générée pour chaque colis pour faciliter l'organisation au sein du service courrier.

Lorsqu'un étudiant souhaite retirer son colis, SendSuite Tracking Online aide le personnel à localiser rapidement le colis approprié. Une fois le colis remis, le personnel collecte une signature électronique qui confirme la livraison à l'étudiant. Si un colis n'est pas retiré, vous pouvez facilement envoyer d’autres e-mails au destinataire, à l’aide de messages de rappel personnalisés.

Avec SendSuite Tracking, les écoles supérieures et universités peuvent :

·        Accroître l’efficacité de leur service courrier.

·        Réduire la charge de travail du personnel.

·        Réduire le nombre de colis stockés.

·        Localiser facilement les colis.

·        Accroître la satisfaction des étudiants, des parents et des enseignants.

Vous souhaitez simplifier la réception des colis au sein de votre université ? Découvrez comment les solutions SendSuite Tracking Online peuvent vous aider. Vous pouvez également découvrir comment Pitney Bowes a permis d'améliorer l’efficacité des services courrier de l'université de Manchester et de l'université du Connecticut.