shipping campus mail centers

Courrier et Expédition

Le casse-tête des services courrier au sein des universités

Par Stephanie Benedetto, Responsable du marketing produit, Solutions d'expédition et de réception, Pitney Bowes

Avec l'essor du e-commerce, le nombre de colis livrés sur les campus a considérablement augmenté et les services courrier sont confrontés à des défis sans précédent.

Les campus universitaires peuvent s'étendre sur plusieurs dizaines ou centaines d'hectares, avec des effectifs pouvant aller de 5 000 à plus de 30 000 étudiants. Et c'est sans compter sur les centaines, voire milliers, d'enseignants et de membres du personnel de l'université.

Par ailleurs, les services courrier ne disposent pas toujours d'un bâtiment dédié sur le campus. L'espace est limité et le personnel doit s'en contenter.

Cela peut poser un réel problème sur un campus où l'activité est intense.

Des services courriers engorgés

En temps normal, les services courrier doivent déjà gérer un nombre record de plis et de colis destinés aux étudiants et au personnel. Qui plus est, l'année réserve quelques périodes encore plus difficiles à gérer. Les emménagements, les examens et les fêtes comme Halloween, Noël et la Saint-Valentin sont autant d'événements durant lesquels le nombre de colis expédiés et reçus explose.

Les services courrier qui ne disposent pas d'effectifs suffisants ou de logiciels adaptés peuvent vite se retrouver submergés par des piles vertigineuses de plis et colis à passer au crible. Les processus manuels de gestion et de notification compliquent encore plus la donne. En effet, enregistrer les colis et envoyer des notifications manuellement ne fait que retarder la remise du colis à son destinataire.

Rompre ce cycle

Cette situation pose deux problèmes majeurs. Premièrement, elle est source de frustration pour les étudiants, les enseignants et le personnel administratif, qui entendent bien réceptionner leurs colis en temps et en heure. Deuxièmement, plus le service courrier perd du temps à trier et enregistrer les colis, puis à notifier les destinataires, plus les retards s'accentuent. L'espace de stockage est souvent restreint. Par conséquent, plus les retards augmentent, plus les colis s'entassent. Cela complique la tâche du personnel lorsqu'il faut retrouver un colis au milieu de centaines d'autres.

Un véritable cercle vicieux, qui peut être rompu en investissant dans des solutions plus intuitives pour accélérer le traitement des colis et envoyer sans délai des avis de réception aux destinataires sur le campus. En accélérant l'enregistrement des colis, vous permettez aux étudiants de venir les retirer plus rapidement et gagnez ainsi de l'espace.

La solution SendSuite Tracking Online de Pitney Bowes répond aux besoins des universités en automatisant le traitement des colis et l'envoi de notifications. Les étudiants, les enseignants et le personnel réceptionnent ainsi leurs colis sans délai, et les services courrier ne sont plus surchargés. Démarrez dès maintenant votre période d'essai gratuite de 30 jours.

 

Vous aimerez peut-être aussi

Relever les défis liés à la gestion des colis sur les campus

Accélérer la gestion des plis et des colis constitue un objectif majeur pour les services courrier.

En savoir plus

Forbes Insights : Vous êtes noyé sous les colis ?

La gestion des colis entrants constitue un défi majeur pour les grandes écoles et les universités

En savoir plus