Iceland Post enhances letter sorting automation to increase efficiency and reduce cost

Courrier et Expédition

Pitney Bowes impressionne la division Swiss Post Solutions, filiale de la Poste Suisse.

Swiss Post Solutions augmente sa productivité et réduit ses coûts en adoptant le système d'impression numérique IntelliJet™ 20 avec alimentation bobine de Pitney Bowes.

Profil client

Filiale de la Poste Suisse, siège à Zurich et Berne

6 800 collaborateurs à travers le monde Fournisseur leader de solutions

d’externalisation des processus métiers et de services innovants de gestion des documents

Accompagne les entreprises dans les secteurs des assurances, des banques, de l'approvisionnement en énergie et des télécommunications.

Objectifs commerciaux

Optimiser la productivité en installant un système moderne et très performant

Réduire le nombre de machines

Améliorer la qualité en réduisant le nombre de réimpression

Avantages

Qualité, fiabilité et conformité règlementaire

Productivité optimisée

Baisse du nombre de réimpressions

Technologie utilisée

Solutions d'impression IntelliJet

Adoptez le système jet d'encre couleur numérique IntelliJet pour l'impression de grands volumes de courrier afin d'optimiser l'engagement multicanal.

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Gamme MPS (Mailstream Productivity Series)

Cette solution offre davantage de valeur ajoutée avec une plate-forme flexible unique capable de traiter facilement un large éventail d’applications pour soutenir la croissance de votre entreprise. Cette solution de mise sous pli hautes performances peut traiter jusqu'à 26 000 plis par heure.

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Présentation

« Nous savions déjà que nous pouvions faire confiance à Pitney Bowes au vu de notre collaboration sur nos systèmes existants. Ses collaborateurs apportent une réelle expertise commerciale et technique. » Pascal Hilpert,
Directeur du site de Dettingen et membre de la Direction
Swiss Post Solutions

Swiss Post Solutions (SPS), une filiale de la Poste Suisse, augmente sa productivité et réduit ses coûts en adoptant le système d'impression numérique IntelliJet™ 20 avec alimentation bobine et un deuxième système de mise sous pli Mailstream Productivity Series™ de Pitney Bowes. L'entreprise utilisait déjà du matériel Pitney Bowes sur différents sites, comme le système de tri Olympus et le système de mise sous pli FX, mais le projet mis en œuvre à Dettingen en Allemagne a donné une nouvelle dimension à cette collaboration.

C'est la première fois qu’une vente de cette ampleur est réalisée auprès d'une entreprise suisse, notamment auprès du plus grand employeur en Suisse, spécialisé dans la gestion de documents et du courrier.

Le site SPS de Dettingen fournit un service de gestion documentaire pour ses clients allemands. SPS intervient sur le conseil et la prise en charge complète du processus de gestion des documents. SPS propose de nombreux services : préparation des données, mise en page des documents, pré-tri, production et expédition des documents transactionnels, courrier hybride.

SPS offre également des solutions d'impression à la demande pour les communications initiées par les clients.

 

Besoins métier

Afin d'assurer la continuité de l'activité, Dettingen sert également de site « de secours » pour les centres d'impression comparables en Suisse. SPS imprime chaque année environ 1,3 milliard de pages et met sous pli 400 millions de documents dans les trois centres

de production en Allemagne et en Suisse – dont environ la moitié à Dettingen.

L'entreprise souhaitait simplifier les processus de production pour l’impression et la mise sous pli de ces volumes. Elle recherchait un partenaire capable de fournir et installer des systèmes puissants traitant un débit important de documents tout en assurant leur intégration dans les outils existants.

Pascal Hilpert, directeur du site de Dettingen et membre de la direction, explique les besoins de l'entreprise :

« Nous cherchions un partenaire capable d'augmenter notre productivité et de réduire nos coûts pour la division stratégique « Edition de documents ». L’entreprise a porté son choix sur Pitney Bowes. Ensemble, les deux sociétés ont rapidement défini un objectif clair : augmenter la productivité grâce à des systèmes haute performance, réduire le nombre de machines et augmenter la qualité de traitement pour diminuer le nombre de réimpressions.

« Nous savions déjà que nous pouvions faire confiance à Pitney Bowes au vu de notre collaboration sur nos systèmes existants. Ses collaborateurs apportent une réelle expertise commerciale et technique et mettent en place des solutions pragmatiques, voire non conventionnelles, lorsqu'un problème survient », témoigne Pascal Hilpert.

« Notre collaboration antérieure nous a certainement aidé dans les phases initiales du projet, mais notre collaboration actuelle a une toute autre dimension », ajoute Thomas Rohs, Directeur des Comptes Stratégiques chez Pitney Bowes.

Il souligne : « Il était clair que nos systèmes pourraient fournir sans problème les capacités de production requises par SPS. Toutefois, ce type de projets présente des défis différents. L'intégration de nouvelles solutions d'impression et de mise sous pli aux systèmes existants peut en particulier se révéler un vrai défi, car chaque entreprise dispose de ses propres processus de gestion documentaire. La connexion logicielle devient ainsi le point le plus critique ».

 

Solution

La connexion logicielle doit être garantie par des interfaces très stables, afin de limiter dès le départ et au maximum les pertes de productivité. Le logiciel doit permettre au client d'exploiter de la réelle valeur ajoutée grâce à un système d'impression et de mise sous pli intelligent : impression personnalisée des courriers, rapport d'envoi précis et détaillé pour chaque page incluant les documents, le mode d'expédtion, et le(s) destinataire(s). Ces options sont essentielles pour SPS et les marchés internationaux, car l’entreprise doit répondre à des exigences de plus en plus importantes en matière d’audit interne et externe.

Thomas Rohs explique : « La qualité, la fiabilité et la conformité juridique sont prioritaires et le client est prêt à investir le budget nécessaire. Il était donc logique de mettre en place le logiciel Direct Connect de Pitney Bowes pour la mise sous pli par fichier de contrôle, avec vérification de l’intégrité au niveau de chaque feuille ».

Ce déploiement s'est déroulé sans complication, tout comme pour la suite logicielle d'impression IntelliJet™ Print Process Manager et l’outil Color Management Tool. Cette techologie a très rapidement porté ses fruits en permettant à Pitney Bowes et SPS de dépasser rapidement les objectifs qu'ils s'étaient fixés. Au début de chaque mois, SPS doit traiter un volume d'impression important qui était réalisé précédemment sur trois équipements en trois-huit pendant cinq jours.

Depuis mars 2013, SPS accomplit la même tâche en trois-huit en seulement quatre jours grâce au système de mise sous pli MPS. De plus, le pourcentage de réimpressions requises est passé de 2,4% à 0,3%.

Avantages

« Notre connaissance mutuelle de nos méthodes de travail et de nos exigences nous ont simplifié la vie. Pendant le projet, nous avons tous adopté une attitude extrêmement constructive pour la recherche de solutions », souligne Thomas Rohs.

Il est important de conserver cette même attitude une fois la majeure partie du projet accomplie, c'est-à-dire lorsque les collaborateurs se familiarisent avec les nouveaux systèmes. Les formations permettent la montée en compétence des collaborateurs sur le plan technique, mais également de passer en revue leurs réserves et de les inciter à adopter la nouvelle technologie. Pascal Hilpert ne tarit pas d'éloges : « Les collaborateurs expérimentés de Pitney Bowes ont une fois de plus fait un travail exceptionnel ».

La confiance mutuelle, l'expertise et la méthode de travail basée sur la coopération ont été bénéfiques pour les deux parties : le premier système Mailstream Productivity Series a permis la mise sous plis de 50 millions de documents la première année. Les deux systèmes ont atteint 100 millions de plis l’année suivante et ce chiffre ne cesse d'augmenter. Pour cette raison, SPS a déjà installé un autre système MPS.