SendSuite^® Tracking et OneSort^TM Pro accélèrent la livraison des colis destinés aux étudiants de UConn

Résumé

« Les étudiants attendent parfois plusieurs colis et s’ils en attendent un en particulier, il est important qu’ils puissent voir une image de ce colis avant de venir le retirer. » Lori Nye, Manager Logistics Administration
University of Connecticut

L’université du Connecticut, également appelée UConn, regroupe 10 écoles et facultés sur le campus de Storrs, des écoles de droit et de travail social à Hartford, cinq campus régionaux, ainsi que les écoles de médecine et de médecine dentaire de UConn Health à Farmington. Elle compte plus de 30 000 étudiants, dont plus de 13 500 résidents sur le campus. Le service « Residential Life », qui fournit du personnel, des installations, des services et des programmes de qualité, est essentiel au succès de UConn et de ses étudiants. Améliorer la gestion des colis est devenu la priorité de l’université et de son président afin de réduire les retards.

Défi métier

Avec le développement du e-commerce, le nombre de colis reçus par les étudiants a considérablement augmenté, et leur contenu s’est diversifié : livres, vêtements, produits alimentaires ou encore médicaments. De l’automne 2014 au printemps 2015, 143 801 colis destinés aux étudiants ont été répartis entre huit salles de courrier. L’USPS remettait les colis aux différents services courrier de l’université, tandis que FedEx et UPS livraient directement les colis aux étudiants. Résultat : livraisons retardées, erronées ou égarées, et étudiants mécontents. Après la publication d’articles évoquant ce problème dans les journaux locaux et universitaires, l’objectif était d’améliorer la gestion des colis et de fournir un service de livraison efficace et ponctuel.

Solution

UConn avait besoin d'un système conçu pour des livraisons à grande échelle, sur différents sites, et SendSuite Tracking répond parfaitement à ces exigences. Offrant des fonctionnalités sur mesure telles que des notifications automatisées, des rapports exhaustifs et une chaîne de traçabilité complète, SendSuite Tracking simplifie la gestion et la livraison des colis. Elle notifie automatiquement le destinataire de l’arrivée d’un colis, offre un suivi en temps réel et facilite les demandes de réacheminement. La solution OneSort Pro sert de rampe d’accès aux données, réduisant ainsi fortement la saisie manuelle de celles-ci. L’intégration de ces deux systèmes a permis aux services courrier de UConn de résoudre les problèmes de livraison. 

Avantages

« Quand un étudiant se présente au guichet pour retirer un colis, il passe sa carte d’identification dans le lecteur et le système trouve tous les colis qui lui sont destinés, ainsi que leur emplacement exact. » Lori Nye, Manager Logistics Administration
University of Connecticut

L’amélioration de la livraison des colis a été quasiment immédiate. Les camions de FedEx et UPS n’ont plus besoin de se rendre à huit endroits différents. Désormais, tout est livré sur un site principal. Les colis sont traités avec OneSort Pro, puis SendSuite Tracking assure leur suivi sur tout le campus jusqu’à la livraison finale.

Lori Nye, responsable du service de logistique à UConn, cite comme autre avantage la réduction du temps d’attente dans les salles de courrier. « Pitney Bowes nous a aidés à apposer des étiquettes et des codes-barres sur tous les rayons destinés au rangement des colis », a-t-elle déclaré. « Quand un étudiant se présente au guichet pour retirer un colis, il passe sa carte d’identification dans le lecteur et le système trouve tous les colis qui lui sont destinés, ainsi que leur emplacement exact. » Si l’étudiant a reçu plusieurs colis, le système fournit une liste des différents emplacements, réduisant ainsi le temps nécessaire pour les retrouver.

Les commentaires positifs des étudiants confirment que la fonction de capture d'image de OneSort est une amélioration majeure. « Les étudiants attendent parfois plusieurs colis », déclare Lori Nye, « et s'ils en attendent un en particulier, il est important qu’ils puissent voir une image de ce colis avant de venir le retirer. » Lorsque les étudiants savent de quel colis il s’agit, ils sont plus susceptibles de le retirer rapidement, ce qui libère de l’espace de stockage et réduit le nombre de colis non retirés. La solution OneSort garantit également que l’adresse de l’étudiant est correcte. Le système capture les données du colis et les transmet à SendSuite Tracking, qui se connecte à l’annuaire étudiant le plus à jour. « Ainsi, si un étudiant déménage aujourd’hui », explique Lori Nye, « et reçoit un colis le lendemain, ce colis sera livré au bon endroit. »