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Les 3 étapes pour moderniser les systèmes documentaires de votre compagnie d’assurance

Le secteur de l’assurance ne sera pas épargné par une rupture technologique. Il est vital de garder une longueur d’avance. Cela sous-entend la mise en place de nouvelles solutions permettant d’accélérer la commercialisation des produits, un meilleur engagement client et une expérience plus personnelle.

Interrogez les responsables des compagnies d’assurance sur l’état actuel du secteur et vous ne tarderez pas à entendre le terme « modernisation ». Leurs systèmes documentaires ont pour la plupart des dizaines d’années d’existence et, s’ils répondent encore aux besoins des utilisateurs, des technologies plus récentes et plus efficaces sont désormais disponibles.  Cependant, les tentatives de migration s’avèrent souvent coûteuses et complexes.

Une étude réalisée par le cabinet Gartner montre que moins de la moitié (42 %) de ces projets respectent le budget initial et que 82 % d’entre eux dépassent le délai prévu.

Face à un tel constat, de nombreuses compagnies d’assurance hésitent à sauter le pas, mais la plupart des responsables de ce secteur savent qu’ils n’ont pas le choix. Selon la 17e édition de l’enquête mondiale annuelle « Annual Global CEO Survey » de PricewaterhouseCoopers, près des trois quarts (64 %) des répondants estiment que l’incapacité à s’adapter aux évolutions technologiques du marché représente une menace pour la croissance.

Alors, comment les compagnies d'assurance peuvent-elles migrer et moderniser un système documentaire existant sans augmenter les risques ni se ruiner ? Voici les 3 étapes à suivre :

1. Ayez une bonne connaissance des besoins des clients actuels

La relation entre l'entreprise et le consommateur a radicalement changé. Les entreprises de technologies, telles que Google et Amazon, sont pionnières dans la personnalisation des expériences client. Selon une étude du cabinet PwC, ces entreprises de technologies ont tellement bouleversé l'expérience client que des dizaines de millions de consommateurs envisageraient de souscrire une assurance directement auprès d'elles, alors que ce ne sont pas des compagnies d'assurance.

La modernisation d'un système documentaire existant doit non seulement permettre de réduire les coûts et de s'assurer que les communications client directes soient conformes aux exigences réglementaires et aux politiques régionales, mais elle doit également permettre d'augmenter la satisfaction client, d'ouvrir de nouvelles perspectives en matière de stratégie de communication de la marque et de gagner en précision.

Un nouveau système de communications dédié aux compagnies d'assurance doit ouvrir la voie aux interactions client pour les années à venir.

2. Créez et évaluez l'architecture potentielle de votre système

Les compagnies d'assurance doivent dresser une cartographie précise de tous les systèmes et processus existants avant d'élaborer un plan de migration. Une fois cette carte détaillée réalisée, vous pouvez commencer à évaluer les fournisseurs.

À quoi ressemble un système documentaire moderne de compagnie d'assurance ? En plus des communications de format traditionnel telles que les factures et les attestations d'assurance, le système doit être capable de créer des documents à la demande et en temps réel, pour permettre des communications interactives et la croissance exponentielle de données non structurées. Un système capable de stocker ces données pour une utilisation ultérieure permet également aux compagnies d'assurance de s'assurer que toutes ces informations seront disponibles pour un accès et une analyse éventuels dans le futur.

3. Les phases de la modernisation La modernisation d'un système documentaire existant comporte cinq phases : extraction, conversion, importation, tests et déploiement. Le fournisseur que vous choisissez pour la réorganisation du système documentaire de votre compagnie d'assurance doit adopter une approche par étapes et une méthodologie exacte infaillibles.

Chaque système source étant différent, chacun doit être conçu pour une structure documentaire et une logique optimales.

Une fois le fournisseur de logiciels sélectionné, élaborez un plan de modernisation officiel qui vous aidera à passer de vos matériels et logiciels existants aux nouveaux.

Gardez le rythme

Les compagnies d'assurance doivent absolument maintenir le caractère urgent du projet tout au long du processus. La modernisation d'un système existant peut être une tâche stressante et laborieuse, mais il est possible d'en rationaliser une bonne partie si vous choisissez le fournisseur et le système qu'il vous faut.

Alors que d'autres secteurs d'activité peinent avec les ruptures technologiques, le secteur des assurances peut garder une longueur d'avance en créant de nouvelles solutions permettant d'accélérer la mise sur le marché des produits, d'améliorer l'engagement des clients et de personnaliser leur expérience.

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