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Modernisation des systèmes existants : une mauvaise réputation injustifiée ?

Alors que la modernisation des systèmes existants devient une priorité dans le secteur des assurances, nombreux sont les responsables informatiques qui remettent en cause ces projets, craignant de plus en plus l'échec de ces initiatives. Selon une enquête récente du cabinet d'études Gartner, seuls 42 % des projets respectent le budget initial, tandis que 82 % d'entre eux dépassent le délai prévu. L'étude cite l'exemple d'une compagnie d'assurance-vie européenne, dont le projet de modernisation a accusé 18 mois de retard et coûté 3 fois plus cher qu'initialement prévu.

Pas de quoi inciter un responsable informatique à se lancer dans un tel projet tête baissée.

D'un autre côté, un rapport d'Ernst & Young souligne que 80 % des directeurs des compagnies d'assurance considèrent les contraintes liées aux technologies existantes comme le principal frein au progrès numérique, nouvelle force du marché à l'origine des changements radicaux dans les attentes des clients.

Alors, quels conseils pour les responsables informatiques ?

Pour moderniser un système documentaire, il existe des étapes à suivre, de bonnes pratiques qui rendront la tâche plus facile qu'elle n'y paraît.

1. Définissez vos objectifs commerciaux en matière d’Engagement Client. C'est en fonction de vos objectifs commerciaux que vous devez définir vos plans d'action et vos projets de modernisation, et non l'inverse. Ce point est particulièrement important car les technologies de communication ont une incidence sur toute l'entreprise.

2. Ayez une bonne connaissance de votre marché, de vos clients et de vos concurrents, et ayez une vision de ce que vous souhaitez accomplir. En utilisant vos interactions avec les clients pour leur offrir des expériences positives, vous assurez un avantage concurrentiel à votre entreprise.

3. Ayez une bonne connaissance des technologies disponibles sur le marché. Faites-vous une idée juste des limites mais aussi de l'évolutivité des technologies modernes.

4. Créez une architecture de vos documents et systèmes. Concevez votre solution et développez votre stratégie de migration. Définissez une cartographie de vos processus et produits existants, des technologies sous-jacentes et des nouveaux éléments qui leur correspondent dans le nouveau système.

5. Acquérez les meilleurs logiciels en établissant une présélection des fournisseurs. Pour le choix et l'acquisition de la solution d’Engagement Client qui permettra à votre entreprise d'atteindre ses objectifs, établissez un processus d'évaluation et d'achat officiel et rigoureux.

6. Sélectionnez un fournisseur spécialisé dans les assurances et expérimenté en matière de méthodologies de migration. Ce qui fait la différence chez les leaders du marché, c'est qu'ils disposent d'utilitaires de migration qui automatisent les processus d'extraction, de conversion et d'importation, le tout avec précision et sans perte de données ou de connaissances commerciales existantes. Ces fonctionnalités permettent d’accélérer le déploiement, de réduire les coûts et de minimiser les risques opérationnels.

7. Réalisez des études de faisabilité aussi bien pour les logiciels que pour les systèmes. Il s’agit de vérifier que votre projet est réalisable. Assurez-vous que les solutions logicielles que vous avez acquises (ou que vous êtes en train d’évaluer) prennent bien en charge les changements que vous envisagez pour votre entreprise.

8. Établissez une feuille de route. Élaborez un plan de migration officiel (comprenant des calendriers et des jalons réalistes) que vous suivrez pour passer de vos anciens à vos nouveaux matériels et logiciels.

9. Commencez par un projet pilote à petite échelle et effectuez les tests avec rigueur. La mise en œuvre du nouveau système doit commencer par un petit projet pilote facile à gérer qui comporte le moins d’inconnues possible.

10. Insistez sur le caractère urgent de la modernisation des solutions existantes. Communiquez sans cesse sur les progrès et les résultats de votre projet de modernisation. N'oubliez pas que la plupart des compagnies d’assurance n'ont pas d'autre choix que de migrer vers des systèmes plus récents.

La modernisation des systèmes existants et l'automatisation qui en découle permettent de gagner du temps et de réaliser des économies. Si certaines compagnies d’assurance hésitent encore à migrer vers des systèmes récents, les avantages d’une telle initiative dépassent de loin les inconvénients.

En choisissant des solutions intégrées de communication et de contrôle client, les compagnies d’assurance peuvent accélérer la mise sur le marché de leurs produits, gagner en précision et offrir des expériences ultra-personnalisées via des interactions papier et numériques dans tous les services de l’entreprise.