Controle operacional em condomínios: como falhas geram perdas financeiras, riscos jurídicos e como evitá-los com gestão inteligente
No cenário atual de Smart Buildings (condomínios inteligentes) estima-se que os investimentos devem ultrapassar mais de US$ 140 bilhões em 2025 e seguir em forte crescimento nos próximos anos, com taxas anuais de dois dígitos impulsionadas por tecnologia, eficiência e sustentabilidade operacional.
No Brasil, dados publicados pela UCondo apontam cerca de 39 milhões de moradores e 13 milhões investidos em melhorias condominiais, o que torna a eficiência operacional um ponto essencial a ser priorizado. Entretanto, observa-se um paradoxo: a gestão da portaria e do mailroom (sala de correspondência) frequentemente permanece analógica que não se resume a apenas o recebimento de encomendas, mas sim de problemas que resultam em falta de controle sobre os processos operacionais.
O controle operacional refere-se à capacidade de monitorar, planejar e executar todas as atividades de rotina e extraordinárias de um condomínio, desde manutenção de equipamentos até gestão de contratos, solicitações de moradores, segurança e comunicação interna.
Para síndicos profissionais e gestores de facilities, a manutenção de processos manuais, baseados em livros de protocolo e planilhas, representa uma grande vulnerabilidade jurídica e operacional.
Analisamos abaixo como a ausência de um sistema de rastreabilidade digital impacta o balanço financeiro e a segurança jurídica do condomínio.
Riscos jurídicos decorrentes da ausência de controle
1. O passivo jurídico: a responsabilidade do custodiante
Do ponto de vista legal, a partir do momento em que uma encomenda é recepcionada na portaria, o condomínio assume a figura de fiel depositário. Em operações manuais, a fragilidade probatória é crítica: assinaturas ilegíveis em cadernos e escassez de registros robustos transferem toda a responsabilidade relacionada a encomenda para a administração.
Em casos de extravio de bens de alto valor (eletrônicos, cartões bancários, documentos sensíveis), a ausência de uma cadeia de custódia digital (chain of custody) transfere o ônus da prova, e do ressarcimento, para o condomínio. A digitalização não é apenas conveniência; é uma ferramenta de compliance e proteção patrimonial.
Falta de gestão operacional leva a perdas financeiras
2. Ineficiência operacional e custos ocultos (OPEX)
A falta de controle operacional gera um impacto direto no OPEX (Operational Expenditure). Em edifícios com alto fluxo de encomendas, estima-se que a equipe de recepção dedique até 30% do seu tempo à triagem, localização física e notificação manual de moradores ou colaboradores.
Esse cenário resulta em:
Degradação do SLA de atendimento: o tempo de espera na portaria aumenta, impactando a experiência do usuário, além das deficiências de comunicação documentada com condôminos (o que pode gerar disputas judiciais);
Desvio de função: profissionais de segurança focam em logística de pacotes em vez de priorizar o controle de acesso e a vigilância.
Sistema de mensageria informal ou fragmentado: sem um fluxo de retirada ágil, a mensageria/portaria torna-se um depósito desorganizado, elevando o risco de perdas e danos.
O papel da tecnologia e sistemas inteligentes
3. A tecnologia como ferramenta de governança
A transição para plataformas de gestão como o PB One Tracking deve ser encarada como uma atualização de governança. A solução substitui a subjetividade humana por dados auditáveis.
Sistemas como este permitem mapeamento de demandas em tempo real, planejamento e priorização de ações, centralização e gestão da comunicação e registro seguro, relatórios para monitorar dados em tempo real para tomadas de decisão mais bem planejadas.
Além disso, o sistema opera sob três pilares de segurança:
Registro fotográfico: captura da imagem do pacote no ato da chegada, atestando suas condições físicas e prevenindo contestações sobre avarias preexistentes.
Notificação push: O destinatário é informado instantaneamente, reduzindo o tempo de permanência do item na portaria e otimizando o espaço físico (giro de estoque).
Baixa com assinatura digital: A retirada exige confirmação biométrica ou assinatura em tela, encerrando o ciclo de custódia com prova jurídica irrefutável.
Conclusão: profissionalização é mitigação de risco
Esse tipo de tecnologia não só reduz custos operacionais como minimiza riscos jurídicos, pois as ações passam a ser mais rastreáveis, transparentes e alinhadas com normas e expectativas dos moradores.
A gestão de facilities moderna exige dados, não suposições. Manter o controle de encomendas e correspondências em processos manuais é assumir um risco desnecessário em um cenário que exige alta performance e segurança.
Com foco em tecnologia, planejamento e comunicação efetiva, a administração condominial deixa de ser reativa e passa a gerar valor real — protegendo patrimônio, segurança e recursos financeiros no longo prazo. O resultado é uma gestão blindada juridicamente para o síndico e operacionalmente eficiente para o gestor.