intelligent inserting and printing mail systems

Expédition et traitement de courrier

Comment améliorer vos activités de traitement de courrier et d’expédition

Tirez un atout concurrentiel de « calibre mondial » de vos flux de travaux

La baisse des volumes de courrier, la hausse des tarifs des transporteurs, l’ajout de nouvelles exigences de conformité et le progrès incessant de la technologie accroissent les pressions que subissent les fournisseurs de services de traitement de courrier et d’expédition et les services internes qui doivent en faire plus avec moins. Pour atteindre l’excellence opérationnelle, il faut centrer l’attention sur la productivité, ce qui peut permettre de réduire les dépenses tout en augmentant la qualité et la valeur offertes aux clients.

« Les imprimeurs et les expéditeurs doivent apprendre à s’adapter aux changements survenant dans les profils en matière de courrier et d’applications, car ils doivent traiter de multiples projets disparates et apporter des mises au point, a déclaré Richard Smith, responsable des services liés au succès de la clientèle au sein de Pitney Bowes. Ils doivent respecter les contrats de niveau de service dans le cadre desquels ils se sont engagés, voire même dépasser les exigences indiquées dans ces contrats, et améliorer leur rendement en matière de conformité en plus d’être suffisamment agiles pour satisfaire les besoins évolutifs des clients. »

L’atteinte d’une excellence opérationnelle de calibre mondial commence par l’établissement des indicateurs de rendement clés les mieux adaptés à vos activités. « Ces indicateurs de rendement sont habituellement harmonisés avec les exigences en matière de qualité, de temps et de coûts et sont mesurés par rapport aux résultats voulus et aux pratiques exemplaires de l’industrie, a ajouté M. Smith. Au moyen de procédés analytiques améliorés, il est possible de prendre un indicateur particulier — coût total par pièce, durée de cycle, défauts, etc. — et de mesurer le rendement de divers services à l’intérieur d’une entreprise ou d’une compagnie au sein d’une industrie. »

Une évaluation opérationnelle approfondie peut vous aider à préciser et à éliminer des goulots d’étranglement et à mettre en œuvre des améliorations à l’échelle du flux de travaux, optimisant le temps de préparation des tâches, la capacité de gestion et la programmation des tâches. Elle peut également vous aider à déterminer des coûts — de matériaux, de main-d'œuvre et d’équipement — et à les associer aux procédés dans votre environnement de travail.

Par exemple, mesurez-vous en termes de frais d’affranchissement et de main-d'œuvre le coût des pièces de courrier ou colis renvoyés ou retardés et leur impact plus profond sur la relation client? Comment des investissements en matière d’équipement ou de logiciels effectués pour améliorer la qualité des adresses peuvent-ils réduire ce coût et quelle est la période de recouvrement? Qu’en est-il du coût qu’entraînent le choix du mauvais transporteur ou le besoin d’embaucher du personnel supplémentaire durant les périodes surchargées et quelle serait la façon de résoudre ces problèmes?

« La productivité est au cœur des activités optimisées et de l’excellence en matière de production, a souligné M. Smith. La productivité des activités de traitement de courrier a trait à la réalisation de résultats constants et répétés et au maintien d’un point de mire discipliné et centré sur l’amélioration continue. . Heureusement, la technologie en évolution offre aux dirigeants une meilleure visibilité du rendement à l’échelle de l’environnement de production. »

Place à amélioration

La réalisation de l’excellence opérationnelle exige une connaissance intime de vos procédés actuels : qui envoie ou reçoit des articles, quand et comment ces articles sont reçus ou envoyés et la façon dont les volumes varient au fil du temps. Cette réalisation nécessite également une compréhension des priorités propres à votre entreprise ou à celles de votre client : la réduction des coûts, l’amélioration du flux de trésorerie, le maintien de la conformité, etc.

La marge d’erreur est très mince. Votre secteur de la production est-il conçu pour une efficacité maximale? Qu’en est-il du flux de l’information relative au traitement de courrier et à l’expédition au sein de votre entreprise — et entre votre compagnie et ses partenaires et clients? Voici quelques facteurs dont il faut tenir compte au moment d’examiner vos activités :

  • Intégration Étude du secteur de la production. Des tâches distinctes peuvent-elles être combinées pour améliorer la productivité et l’utilisation de l’espace?
  • Conception Les éléments de votre secteur de la production — équipement, mobilier, etc. — sont-ils conçus et situés pour assurer un traitement efficace et la productivité de votre personnel?
  • Centralisation Devriez-vous penser à centraliser (ou décentraliser) vos activités de traitement de courrier ou de gestion des flux de documents?
  • Motivation Les membres de votre personnel sont-ils correctement formés et motivés pour effectuer leur travail? Ont-ils une compréhension claire des attentes et des objectifs? Se sentent-ils valorisés?
  • Visibilité L’information est-elle répartie en silos à l’échelle de votre entreprise, nuisant à votre habilité à évaluer les coûts et le rendement d’un transporteur et de créer des procédés qui responsabilisent davantage les opérateurs?
  • Éducation Les employés (ou clients) créent-ils des défis en effectuant des dépôts tardifs, des demandes de services erronées ou d’autres gestes évitables?

Le rôle de la technologie

L’utilisation correcte de la technologie dans le cadre des activités d’impression, de traitement de courrier ou d’expédition aura une incidence sur votre entreprise, qui ira bien au-delà des limites de votre centre de courrier. Pensez aux progrès suivants :

  • Automatisation Bien que les services d’impression où toutes les activités sont effectuées manuellement appartiennent au passé, une automatisation sophistiquée fait plus que permettre d’accélérer le traitement et de réaliser des économies. Elle permet également d’accroître l’exactitude et la précision, ce qui aide à assurer la conformité réglementaire, à éviter les problèmes de service à la clientèle et à permettre de présenter un message plus ciblé.
  • Internet industriel Grâce aux analyses fondées sur des données volumineuses et aux méthodes de prise de décision intelligente, l’Internet industriel — qui renvoie à l’intégration d’appareils, de capteurs et de logiciels complexes — transforme la façon dont les actifs de production communiquent avec l’entreprise. Les nouvelles solutions comportent notamment des indicateurs prédictifs permettant d’éviter les problèmes de service et des outils améliorés de programmation de tâches et de planification de capacités.
  • Impression à jet d’encre moins coûteuse Une technologie relativement nouvelle — le système d’impression à jet d’encre — a transformé les activités d’impression. Ces systèmes à haut débit et à alimentation continue permettent une impression couleur selon des données entièrement variables. En outre, ils éliminent le besoin d’utiliser des formulaires préimprimés et permettent de regrouper de multiples fonctions dans un appareil. Des systèmes plus récents et à coût inférieur rendent maintenant l’impression à jet d’encre efficace même dans le cas de volumes moyens.

« Une progression soutenue vers l’excellence opérationnelle nécessite le soutien de la direction, une planification centrée et un suivi des activités, souligne M. Smith. Toutefois, même des améliorations mineures peuvent accroître vos résultats de production et améliorer le rendement financier de votre entreprise. »

Nous vous encourageons à découvrir comment un partenariat avec Pitney Bowes a aidé un fournisseur de services d’impression de documents transactionnels de premier plan à atteindre des niveaux supérieurs d’excellence opérationnelle et à conclure un contrat de dix ans. L’atteinte de l’excellence opérationnelle constitue simplement une étape du cheminement vers la transformation en entreprise de calibre mondial.

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