Expédition et traitement de courrier

Configurez, puis oubliez

L'automatisation peut aider les centres de courrier à économiser temps et argent

En cette période de relance économique, de nombreuses entreprises sont en mode de croissance rapide. Elles se concentrent sur le développement de nouveaux produits et marchés, tout en prenant de l'expansion sur le plan géographique, et leur centre de courrier constitue le dernier de leur souci.

Mais elles devraient s'en préoccuper. En automatisant et en coordonnant les procédés de traitement de courrier et l'expédition de colis à l'échelle de leur organisation, les entreprises peuvent augmenter l'efficacité de la main-d'œuvre, réduire les dépenses inutiles et même améliorer la satisfaction de leur clientèle.

« Au sein d'une entreprise, les employés ne commencent pas leur journée en songeant à l'envoi du courrier, mais ils doivent s'occuper de cette tâche, car l'entreprise dépend de ce moyen de communication », affirme David Bilodeau, directeur de la mercatique des produits de Pitney Bowes.

Postes Canada huile les rouages du commerce. Bien que le courrier puisse sembler un élément banal pour une entreprise, il s'agit du moyen d'envoyer et de recevoir des factures, des chèques et des documents juridiques. C'est aussi de cette façon que les gens reçoivent la marchandise qu'ils commandent en ligne et que les pièces se déplacent à l'échelle du réseau d'approvisionnement étendu d'une entreprise.

Ce que l'automatisation peut faire pour vous

Puisque la plupart de ce courrier est de nature commerciale, les coûts sont considérables pour les entreprises. Par exemple, FedExMD et UPSMD ont récemment revu leurs politiques de prix relatives aux colis livrés par voie terrestre, passant des calculs fondés sur le poids classiques à une tarification basée sur la taille des colis. Cette modification devrait entraîner la plus importante hausse de tarifs jamais vue pour l'ensemble des entreprises qui expédient des biens1.

L'automatisation d'un procédé d'expédition peut aider les entreprises à limiter les coûts. « L'expédition constitue un processus complexe, en ce sens qu'on veut obtenir le meilleur tarif possible et s'assurer que le colis est acheminé au bon destinataire à temps, sans erreurs », affirme Mike Graves, directeur du Service des ventes par réseau responsable des services d'expédition et de logistique de Pitney Bowes.

Toutefois, au sein de nombreuses entreprises, différentes unités commerciales et divisions expédient régulièrement des colis sans même réfléchir. Par exemple, il arrive souvent que des employés envoient un colis à livrer le lendemain matin, alors qu'une livraison en après-midi ou le jour suivant aurait été satisfaisante — et beaucoup moins coûteuse. Avec un système automatisé, les entreprises voient immédiatement ces actions et peuvent déterminer ce qui est approprié ou pas. De plus, certains systèmes automatisés interagissent en temps réel avec différents transporteurs, afin de déterminer les meilleurs tarifs.

« Il est possible de voir les tarifs et services de tous les transporteurs en même temps afin de prendre des décisions en fonction du service à la clientèle qu'on veut offrir et du coût, affirme M. Graves. Dans certains segments de clients, on observe des économies pouvant atteindre 75 %. Cela permet de choisir plus librement un transporteur plutôt qu'un autre. »

Dans le cas des détaillants en ligne, l'automatisation des procédés d'expédition peut faciliter la prise de décisions quant au meilleur moment pour offrir une expédition sans frais et aux segments de clients auxquels l'offrir. « Un groupe de consommateurs peut être sensible au prix et empressé d'acheter un article dont l'expédition est gratuite, alors qu'un autre groupe ne sera pas satisfait s'il ne reçoit pas le produit en cinq heures, explique M. Graves. Et un autre groupe pourrait vouloir que sa commande soit livrée rapidement et sans frais. »

Le système associe les bons transporteurs à chaque groupe de clients afin d'améliorer les occasions de générer des recettes, de réduire les coûts et de mieux servir la clientèle. De plus, les entreprises peuvent analyser les données produites par le système afin de cerner les habitudes d'achat des consommateurs. Ces renseignements sont importants à des fins prévisionnelles et mercatiques, et ils peuvent avoir une incidence positive sur les négociations de prix avec les transporteurs.

Un centre de courrier sans erreur

Les colis ne sont pas les seuls envois auxquels il faut songer. Même si le volume global de courrier a diminué, une bonne partie de celui-ci est assemblé à la main dans les centres de courrier d'entreprises. L'automatisation peut aider les entreprises à réduire les risques d'erreur humaine. Elle peut également limiter les erreurs d'appareil.

« Combien de fois avez-vous reçu une facture destinée à quelqu'un d'autre?, demande M. Bilodeau. Cela se produit parce que le système d'insertion place deux factures dans une même enveloppe par erreur. » L'automatisation aide les entreprises à voir si des erreurs se sont produites, et ce, à temps pour les corriger.

Les conséquences peuvent être encore plus graves lorsque le dossier médical ou les résultats de test d'une personne sont insérés dans une enveloppe adressée au mauvais destinataire. « Cette situation peut nuire à la réputation du fournisseur de soins de santé, et le gouvernement peut imposer une amende à l'entreprise pour avoir divulgué des renseignements personnels protégés en vertu de la loi, notamment de la Loi sur la confidentialité des renseignements personnels sur la santé de l'Ontario », déclare M. Bilodeau. D'autres provinces disposent de lois semblables.

Bon sens

Puisque peu d'entreprises œuvrent véritablement dans le secteur de l'expédition ou du traitement de courrier, il peut être sage de profiter de technologies qui allègent ce fardeau lorsque c'est possible. Le temps et l'argent économisés ici et là peuvent avoir une incidence considérable sur les résultats nets. 

1 « Dimensional pricing could add $550 million annually for UPS, FedEx », DC Velocity, 20 juin 2014

© Pitney Bowes, 2015. Tous droits réservés.

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