Expédition et traitement de courrier

Trois raisons pour lesquelles les entreprises du domaine juridique ne peuvent pas ne pas tenir compte des problèmes liés à l'expédition

Par Stephanie Benedetto, directrice de la mercatique des solutions d'expédition et de suivi de Pitney Bowes

Les cabinets d'avocats ont suffisamment de travail à faire, notamment rencontrer des clients, gérer la communication préalable, préparer des documents judiciaires et se présenter au tribunal. À quel moment dans cet horaire chargé une personne peut-elle bien avoir le temps de songer aux procédés de réception de colis de son cabinet?

Et c'est exactement ça le problème. Si vous ne disposez pas d'adjoints juridiques, de gestionnaires de bureau ou d'adjoints administratifs pour garder un œil sur les pratiques du cabinet en matière de réception de colis, les problèmes liés aux colis risquent de se transformer beaucoup trop facilement en ennuis sur le plan des coûts et de l'efficacité. Voici quelques raisons pour lesquelles le secteur du droit ne peut pas se permettre de fermer les yeux sur ses pratiques en matière de réception de colis :

1.      La réception de documents juridiques devient une responsabilité

Songez à tous les documents essentiels pouvant changer une affaire que les avocats et adjoints juridiques s'envoient entre eux et envoient à leur cabinet et à leurs clients. Il est donc capital d'être en mesure de recevoir, gérer et livrer ces documents ou colis de façon efficace et transparente. Il ne faudrait pas compromettre une affaire ou la capacité juridique d'un client en raison de l'égarement d'une preuve par le centre de courrier d'un cabinet.

2.      Aucune signature, aucune trace papier

Si aucune signature n'est requise au moment de la livraison d'un colis entrant, alors comment peut-on savoir si un colis ou une enveloppe en particulier a été livré à temps au bon destinataire? Sans signatures créant une piste de vérification papier, vous pourriez passer inutilement de nombreuses heures à chercher dans des classeurs, le centre de courrier et une pile de feuilles qui traînent un document essentiel supposément livré, mais pour lequel il n'existe aucune preuve de livraison réelle. La compilation de preuves et de documents dans le cas d'affaires juridiques peut s'avérer une course contre la montre, et la dernière chose que vous voulez est de passer des heures à essayer de retrouver ces documents alors que vous devriez déjà les avoir à votre disposition.

3.      De mauvaises pratiques en matière d'expédition augmentent les coûts

Si un cabinet d'avocats ne prête pas attention à ses activités de réception, il pourrait être rendu responsable de colis ou pièces de courrier manquants, en plus de négliger la croissance constante des coûts d'expédition.

Par exemple, des cabinets d'avocats qui ne se penchent pas véritablement sur leurs pratiques internes en matière d'expédition et de traitement de courrier ou qui éliminent volontairement certains procédés dans le but d'économiser pourraient choisir de ne pas investir dans des solutions pour centre de courrier plus modernes et technologiques. Mais cette décision pourrait se retourner contre eux. D'une part, cela augmente l'insatisfaction et la détresse des employés, qui essaient de traiter les colis entrants et d'en faire le suivi à l'aide d'outils désuets.

D'autre part, cela empêche votre centre de courrier d'effectuer des activités de traitement ou de création de rapports visant à réduire les coûts.  De nombreux cabinets d'avocats perdent de 10 à 12 % de leurs recettes en raison de mauvaises pratiques de création de rapports relatifs à leur centre de courrier ou d'une absence de telles pratiques. Une initiative visant à économiser sur les pratiques de réception pourrait en fin de compte coûter de l'argent à votre cabinet, précisément parce que vous avez tenté d'économiser sur ces pratiques

SendSuiteMD Tracking Online de Pitney Bowes est exactement le genre de solution moderne et technologique qui peut aider les cabinets d'avocats à réduire les coûts d'exploitation de leur centre de courrier, libérer les employés de la réception et garantir que le personnel reçoit et envoie aux destinataires les colis nécessaires à temps, tout en créant des rapports de façon transparente en cours de route. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour faire un essai gratuit de 30 jours.

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