De nombreuses entreprises réexaminent leur façon d’envoyer courrier et colis.
Voici les principales fonctions à rechercher dans une nouvelle solution d’envoi
Toutes les entreprises font face à des changements. Certaines sont en croissance et ouvrent de nouveaux bureaux. D’autres ont vu de grosses transformations survenir dans les pièces qu’elles envoient et les méthodes qu’elles utilisent pour effectuer ces envois. D’autres encore essaient de figurer comment soutenir un nombre croissant de travailleurs à distance. En outre, le temps peut simplement être venu de passer à une solution plus efficace qui simplifie l’envoi de courrier et l’expédition de colis. Peu importe la raison, si vous cherchez à faire l’acquisition d’une nouvelle solution d’envoi, vous devez prendre en compte beaucoup de facteurs avant de prendre votre décision.
Quel volume de courrier enverrez-vous? Si vous envoyez régulièrement beaucoup de factures, de relevés, de lettres ou de chèques, vous voudrez probablement un compteur postal capable de traiter au moins cent enveloppes la minute. Un dispositif d’alimentation automatique et un fonctionnement tout en douceur exempt de bourrages vous aideront également à accélérer le traitement de votre courrier.
Quels types de courrier votre entreprise envoie-t-elle? Certains compteurs peuvent facilement traiter des enveloppes épaisses ou surdimensionnées, des cartes postales et de grandes enveloppes. En outre, si vous ne disposez pas de beaucoup d’espace, vous voudrez certainement un modèle à faible encombrement. Par ailleurs, il n’y a pas de mal à ce que le modèle ait une conception moderne et épurée qui s’intègre bien à votre environnement de bureau.
Les solutions d’envoi contemporaines ont considérablement évolué et beaucoup d’entre elles sont maintenant équipées de capacités numériques novatrices, qui peuvent rendre votre entreprise plus efficace. Par exemple, certaines entreprises envoient beaucoup de pièces de courrier de la part de leurs clients. Un compteur numérique intelligent peut automatiquement imputer les frais d’affranchissement à un client en particulier afin de simplifier la comptabilisation et la facturation.
À mesure que vous affinerez vos critères de sélection, vous souhaiterez peut-être connaître les opinions de vos pairs. Récemment, Pitney Bowes a demandé à des entreprises de nommer les fonctions les plus attrayantes au moment de choisir un nouveau compteur. Voici les cinq fonctions les plus souhaitables. Il n’est pas surprenant que la plupart d’entre elles aient trait à l’amélioration de l’efficacité, de l’exactitude et de la commodité.
1. Grand écran tactile couleur
La convivialité est très importante. Les entreprises ne disposent pas d’heures supplémentaires pour former du personnel et personne ne veut consulter un guide d’utilisation pour trouver des réponses. Un grand écran tactile couleur, qui affiche des instructions pas à pas, guide les employés au fil du processus d’envoi de courrier ou d’expédition de colis.
2. Recharges de fonds en ligne
À l’opposé des systèmes à fonctionnement manuel, les compteurs postaux actuels sont intelligents et connectés par voie numérique. Grâce aux recharges instantanées en ligne, les utilisateurs n’ont jamais à se soucier de manquer de fonds d’affranchissement au beau milieu du traitement d’une tâche d’envoi.
3. Réductions postales
Postes Canada traite le courrier affranchi par compteur différemment, ce qui fait que vous profitez automatiquement de réductions d’au moins 3 ¢ sur chaque lettre que vous envoyez. La plupart des solutions d’envoi donnent aussi accès à des tarifs d’expédition que vous avez négociés, ce qui vous permet de réaliser des économies sur chaque colis que vous expédiez.
4. Balance intégrée
La capacité de déterminer rapidement le poids exact de chaque lettre, grande enveloppe ou colis élimine les jeux de devinette et les risques de suraffranchissement « au cas où ».
5. Mises à jour automatiques de tarifs
Lorsque des tarifs postaux changent, les mises à jour automatiques veillent à ce que le compteur affranchisse toujours correctement les pièces de courrier. Comme dans le cas de nombreuses solutions évoluées, nul besoin de vous rappeler le moment des changements de tarifs postaux ou de prendre de votre temps précieux pour entrer les nouveaux tarifs.
Quelles fonctions sont les plus attrayantes pour votre entreprise? Si vous avez nommé l’une des fonctions listées ci-dessus, vous estimerez peut-être utile de faire l’acquisition d’une solution d’envoi moderne et efficace de Pitney Bowes. Vous profiterez de l’efficacité et de l’exactitude du courrier affranchi par compteur, de réductions postales, d’activités d’expédition traçables à tarifs réduits, de recharges de fonds d’affranchissement en ligne et plus encore. Assurez à votre entreprise une efficacité et une rentabilité accrues. Pour trouver la solution d’envoi qui satisfait le mieux à vos besoins, communiquez avec un représentant Pitney Bowes dès aujourd’hui.