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Expédition et traitement de courrier

Surmonter les défis relatifs à l'expédition dans les centres de courrier de campus

Par Stephanie Benedetto, directrice de la mercatique des solutions d'expédition et de réception de Pitney Bowes

Au premier abord, les centres de courrier de campus d'université et de collège semblent être un simple prolongement de leur école, comme tout autre département, bien qu'il ne s'agisse pas d'un département axé sur l'enseignement. En vérité, ces centres de courrier ne constituent pas réellement un département universitaire, mais plutôt une petite entreprise indépendante. Après tout, ils agissent indépendamment de l'école, desservent un vaste groupe de clients diversifiés, sont jugés selon leur capacité à interagir avec ces clients, comptent sur du personnel qualifié et des procédés efficaces afin de stimuler leur productivité et doivent faire face à de nombreux défis logistiques variant du manque de ressources aux difficultés relatives aux stocks.

En ce sens, l'amélioration de la rapidité et de l'efficacité des activités des centres de courrier de campus repose souvent sur la gestion, ainsi que sur la capacité des gestionnaires à réagir aux défis commerciaux propres à leur domaine. À cette fin, voici quelques-uns des défis que les gestionnaires doivent garder à l'esprit.

Livraison en temps opportun

Il va sans dire que lorsqu'un étudiant, un enseignant ou un membre du personnel commande un article ou expédie un colis, il s'attend à ce que celui-ci soit livré à temps. D'accord, c'est le cas de toute personne qui envoie ou attend un colis, peu importe son métier. Toutefois, une livraison en temps opportun peut s'avérer particulièrement critique dans le cas d'étudiants, qui doivent recevoir des livres de cours commandés en ligne pour le semestre, des colis réconfort envoyés par leurs parents à l'occasion des examens de milieu de semestre et des examens finaux et, surtout, des médicaments, des inhalateurs et d'autres articles importants pour la santé.

Une livraison en temps opportun est tout aussi essentielle pour le personnel et le corps enseignant. Qu'il s'agisse de matériel de cours, de fournitures de bureau ou de nouvel équipement, les administrateurs et professeurs ont une foule de raisons de passer des commandes tout au long de l'année scolaire, et l'impossibilité de recevoir ces articles à temps peut nuire à la productivité d'une classe ou d'un département.

Traitement manuel

Un procédé de traitement manuel aggrave le problème de la livraison de colis à temps. Trop souvent, des centres de courrier de campus continuent d'employer des procédés manuels désuets pour consigner des colis, les trier et envoyer des avis de livraison aux destinataires, soit par message texte ou par courriel. Avoir à faire tout cela manuellement dans le cas de chaque colis reçu peut devenir une tâche pénible, voire d'une lenteur écrasante.

Les collèges et universités comptent des milliers d'employés et d'étudiants. Même pendant une période peu occupée de l'année, la consignation de colis et la notification de leurs destinataires peuvent prendre beaucoup de temps; pendant les périodes de pointe de l'année, comme l'emménagement et le déménagement, les Fêtes ou les examens, les centres de courrier peuvent être rapidement submergés par des centaines de colis par jour. La gestion manuelle de ces nombreux colis, un à la fois, met un frein à la productivité et fait en sorte qu'il est peu probable qu'un étudiant ou un enseignant qui attend un colis un jour précis l'obtienne bel et bien au moment escompté.

Tous ces désagréments, et d'autres encore, illustrent exactement pourquoi les centres de courrier de campus doivent prendre des décisions importantes et investir dans des systèmes automatisés de traitement de colis, qui peuvent accélérer la consignation et l'envoi d'avis de livraison. De plus, ces systèmes augmentent la productivité au sein des centres de courrier et réduisent le temps écoulé entre la commande (ou l'envoi) d'un colis et sa réception sur le campus.

SendSuite Tracking Online de Pitney Bowes offre aux centres de courrier de campus un traitement automatisé de colis efficace et permet une notification et une livraison en tout temps et sans erreur aux étudiants, au personnel et au corps enseignant. Voyez par vous-même grâce à une période d'essai gratuit de 30 jours.

 

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