Expédition et traitement de courrier

Est-il temps d’évaluer votre technologie?

Une évaluation régulière des outils technologiques utilisés peut mener votre centre de courrier vers de nouveaux sommets

Dans le cadre d’un récent congrès, on a demandé à des exploitants de centre de courrier pourquoi ils géraient leur centre de courrier selon leur méthode actuelle. Leur réponse a été presque unanime : « Nous avons toujours fonctionné de cette manière ». Puisque les technologies ne cessent d’évoluer à l’échelle mondiale, il est logique de passer en revue les activités de votre centre de courrier une fois par année. Un audit technologique peut vous aider à évaluer l’efficacité et l’exactitude de votre centre de courrier, et il vous aide à déterminer si l’investissement dans une mise à jour permettrait de réaliser des économies ou d’augmenter les recettes.

Gain de précision et d’efficacité

Les colis et le courrier en retard ou perdus peuvent ralentir les activités d’une entreprise. Une technologie de centre de courrier de base permet aux entreprises de faire le suivi de colis du début à la fin, d’informer les destinataires au sujet de livraisons, par courriel ou message texte, et d’automatiser le traitement d’articles perdus ou endommagés.

Si le suivi que doit faire votre entreprise ne se limite pas à des colis, songez à une solution intégrée qui vous permettrait de faire le suivi de presque tout article qui porte un code à barres. Les systèmes de tri modernes qui lisent des codes à barres et étiquettes de produit de façon fiable et exacte peuvent aider votre entreprise à éviter des livraisons au mauvais destinataire et des frais de traitement manuel supplémentaires.

De plus, des mises à niveau technologiques peuvent contribuer à réduire les inefficacités et à faciliter l’exploitation d’un centre de courrier. Elles peuvent s’avérer particulièrement pratiques si vous devez synchroniser les activités de multiples établissements et centres de courrier. Les employés qui n’ont plus à insérer des documents dans des enveloppes ou à surveiller les activités d’autres établissements peuvent ainsi se concentrer sur d’autres tâches.

Gestion d’envois sortants

Personne n’aime entendre qu’un colis ou un document important est « parti à la poste » — et, de nos jours, personne ne s’attend à cela. Les technologies de pointe d’aujourd’hui peuvent indiquer à l’expéditeur et au destinataire l’heure d’envoi d’un article, la date de livraison approximative, le numéro de suivi et plus encore. En fait, il arrive souvent que le destinataire sache qu’un colis est arrivé avant même que le centre de courrier n’ait eu le temps de le traiter, ce qui signifie que les centres de courrier doivent être à la pointe de la technologie dans l’ère numérique. L’automatisation est la clé.

  • Votre technologie est-elle intégrée aux applications de traitement de commandes, d’approvisionnement, de comptabilité et autres applications commerciales?
  • Fait-elle imprimer automatiquement des étiquettes, manifestes et autres documents d’expédition conformes aux exigences des transporteurs?

Actuellement, la technologie vous permet de comparer les tarifs réduits négociés avec les transporteurs afin de trouver le meilleur transporteur dans le cas de chaque envoi de colis, de regrouper des commandes et d’en établir le prix afin de minimiser les coûts de transport, et plus encore.

Optimisation du publipostage

Si vous expédiez du publipostage à des consommateurs, une mise à niveau technologique pourrait réduire considérablement les coûts, en plus d’améliorer l’efficacité de la mercatique et, en fin de compte, d’augmenter les ventes.

L’affranchissement représente souvent la majeure partie du budget de communication d’une entreprise. Postes Canada offre aux expéditeurs l’occasion de réaliser des économies considérables sur le courrier traité. Les expéditeurs de faible volume de publipostage peuvent profiter de logiciels qui trient les adresses, alors que les expéditeurs de plus gros volumes de courrier voudront peut-être acheter une trieuse qui trie physiquement le courrier et produit des codes à barres, afin de maximiser les réductions postales.

Encore une fois, l’automatisation est importante. Lorsqu’ils sont automatisés, les processus d’insertion, de pesée, de mesure, de certification, de suivi, de vérification de données et de création de rapports peuvent réduire les coûts de main-d’œuvre et d’affranchissement, ainsi que les dépenses en matériel. En fin de compte, vous enverrez le bon message au bon client plus rapidement que jamais auparavant.

Une conception pour générer des profits

Un accent accru sur l’image de marque et le besoin de livrer un message de marque en couleur constituent d’autres raisons de mettre votre technologie à jour. Vous devriez pouvoir ajouter de la couleur à toute campagne, de la création d’un document à la conception d’une enveloppe, d’encarts et de fichiers numériques. Certaines des plus récentes innovations permettent une personnalisation qui égale ou dépasse les normes établies pour la mercatique en ligne. Par exemple, l’impression de données variables est offerte au moyen d’un logiciel qui peut modifier du texte, des images et la disposition d’éléments individuels, selon les renseignements dans votre propre base de données.

En outre, le coût de la technologie à jet d’encre de grande production à débit élevé a considérablement diminué au cours des dernières années, de sorte que l’impression couleur est maintenant offerte à un prix souvent près de celui de l’impression en noir de base. D’autres technologies plient des paquets de façon unique, ajoutent des cartes de fidélité à l’équation et peuvent rendre les campagnes de publipostage encore plus attrayantes dans l’ensemble.

Au fur et à mesure que votre centre de courrier croît, l’investissement dans l’automatisation devient de plus en plus intéressant. En fin de compte, toutefois, vous devriez peut-être songer à externaliser une partie ou l’ensemble de vos activités de traitement de courrier vers un centre de traitement doté de technologies dont vous ne disposez pas. Un examen périodique des logiciels et de l’équipement de votre centre de courrier peut vous aider à obtenir un rendement optimal de votre investissement en matière traitement de courrier et d’expédition.

Apprenez-en davantage sur les cinq événements essentiels lors desquels la technologie peut changer les choses, et sur les trois façons d’améliorer l’exploitation de votre centre de courrier.

© Pitney Bowes 2015. Tous droits réservés.

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