Expédition et traitement de courrier

La vitesse du courrier

La solution d'insertion Epic aide FSSI à améliorer son efficacité et à saisir de nouvelles occasions d'affaires

Profil du client

Entreprise de production de relevés qui fait imprimer et distribue des documents physiques et électroniques

Dessert un vaste éventail de clients dans les secteurs des services bancaires, des services financiers et de l'assurance

Offre des services de traitement de courrier et d'archivage

Objectifs commerciaux

Améliorer la rapidité et l'efficacité du traitement de courrier, afin de répondre aux besoins d'une clientèle en pleine croissance

Respecter des contrats de niveau de service strictes, qui exigent souvent l'impression, l'insertion et la mise en file d'impression de documents le jour même de la réception du fichier d'impression

Optimiser le flux de travaux

Avantages

Amélioration du débit et de l'automatisation

Réduction du délai de changement de tâche

Amélioration de la capacité à respecter des contrats de niveau de service

Aperçu

« Si votre système fonctionne à un débit élevé et demeure tout de même inactif pendant de longues périodes lors de changements de tâche, cela nuit à la production et ne convient tout simplement pas à notre environnement. » Henry Perez,
FSSI’s Chief Operating Officer

Spécialisée en impression et traitement d'états financiers, de documents relatifs aux soins de santé et d'autres renseignements confidentiels, Financial Statement Services, Inc. (FSSI) est une entreprise assujettie à des variations de charge de travail. Pendant les périodes occupées, elle envoie jusqu'à 15 millions de documents par mois. Et ce nombre est en hausse.

Besoins commerciaux

FSSI devait améliorer la rapidité et l'efficacité de ses activités de traitement de courrier afin de répondre aux exigences d'une clientèle en pleine croissance. Bon nombre de ces clients ont conclu un contrat de niveau de service le jour même, qui exige l'impression, l'insertion et la mise en file d'impression de documents le jour même de la réception du fichier d'impression par FSSI.

L'entreprise souhaitait également réduire le temps d'immobilisation. « L'une de nos exigences consistait à réduire considérablement le délai de programmation et de rapprochement entre les applications, a affirmé Henry Perez, chef de l'exploitation de FSSI. Il existe différents modes et configurations de système d'insertion pour le traitement de grandes enveloppes, d'enveloppes de 6 x 9 po et d'enveloppes no 10 standards. Si votre système fonctionne à un débit élevé et demeure tout de même inactif pendant de longues périodes lors de changements de tâche, cela nuit à la production et ne convient tout simplement pas à notre environnement. »

Solution

Capable de traiter jusqu'à 270 000 pièces de courrier et plus de 70 changements de tâche par jour, la solution d'insertion Epic a aidé FSSI à traiter des documents beaucoup plus rapidement, tout en réduisant le temps d'immobilisation entre différents types de tâches. Cela est possible grâce à la combinaison sur un seul appareil de fonctions d'insertion dans des enveloppes de format commercial et dans de grandes enveloppes. Les fonctions d'automatisation permettent aux expéditeurs de passer rapidement de tâches d'insertion dans de grandes enveloppes à des tâches d'insertion dans des enveloppes de format commercial, ce qui contribue à réduire le temps d'immobilisation et à améliorer la planification de la capacité. De plus, la conception modulaire du système d'insertion Epic permet aux entreprises d’accroître la capacité d'insertion au fur et à mesure que le volume de travail l'exige. 

Avantages

« Nous pouvons maintenant réellement automatiser de petites tâches d'insertion dans de grandes enveloppes avec l'assurance que nous pourrons rapidement reprendre l'insertion à débit élevé. » Henry Perez
FSSI’s Chief Operating Officer

La rapidité et l'automatisation du système d'insertion Epic ont aidé FSSI à réduire considérablement le délai de changement de tâche, tout en automatisant de plus petites tâches qui devaient auparavant être traitées manuellement. Cela a permis à FSSI de respecter des contrats de niveau de service strictes et de cibler de nouvelles tâches.

Comme l'a expliqué M. Perez, "« Si nous utilisons un système d'insertion en mode de traitement d'enveloppes de format commercial, puis que nous devons le régler en mode de traitement de grandes enveloppes, le volume doit être considérable pour que le changement en vaille la peine. Dans le cas d'une tâche plus petite, le délai de changement de tâche est en fait supérieur à celui de la tâche d'insertion. Mais si nous pouvons effectuer le changement en six minutes, alors il est logique de le faire. »"