Expédition et traitement de courrier

Trois façons de hausser l'efficacité d'un centre de traitement de courrier

Voici trois façons efficaces de tirer profit de nouvelles technologies pour maximiser le temps et les résultats au sein de votre centre de traitement de courrier.

Pour prospérer dans le climat économique actuel, les entreprises doivent analyser les processus de chaque service, afin de trouver des façons de travailler de la manière la plus efficace possible. En raison de l'évolution rapide de la technologie, vous pourriez constater de nouvelles possibilités d'accroître l'efficacité opérationnelle et les économies en examinant régulièrement vos processus d'expédition et d'envoi du courrier. De nouveaux logiciels (et du nouvel équipement) peuvent aider à rationaliser et à automatiser le déroulement du travail. Cela peut aider à accroître la productivité de votre entreprise, en plus de réduire les dépenses.

L'envoi de colis (ou de documents) et le traitement de courrier sont des dépenses mensuelles fixes. Toute économie découlant d’une efficacité accrue s'accumule au fil du temps. Étudions trois façons parmi les plus efficaces de tirer profit de nouvelles technologies afin de maximiser votre temps et vos résultats.

1.  Adopter de la haute technologie pour assurer la sécurité et l'intégrité de données haute technologie

Lorsque vous devez plier des centaines ou des milliers de documents, en assurer l'insertion, cacheter les pièces de courrier ainsi créées et les envoyer, l'enjeu est de taille.  Elle est bien loin l'époque où on assurait le pliage et l'insertion manuellement. Cela dit, comment peut-on être efficace et précis? Dans plusieurs secteurs, comme les finances, les soins de santé ou l'assurance, les messages ne doivent pas être insérés dans les mauvaises enveloppes ni être livrés aux mauvais destinataires. Cela peut créer des problèmes de logistique et de service à la clientèle. Dans certains cas, cela peut même avoir des répercussions juridiques ou financières.

Grâce à la technologie et aux logiciels actuels, l'équipement pour traitement de volumes élevés peut plier des dizaines de milliers de documents, les insérer dans des enveloppes et trier ces pièces de courrier, presque sans erreur. La plupart des options de tri peuvent aussi interpréter des couches multiples de données de fichier d'envoi. Vous disposez ainsi de la souplesse requise pour choisir des groupes de noms dans votre fichier d'envoi, à des fins de messagerie ou d’insertion ciblée

En jumelant des logiciels et de l’équipement haute technologie, vous accélérez le traitement en plus d'accroître votre encaisse. En fait, si vous envoyez vos factures rapidement, et vous vous assurez que chaque relevé est expédié à la bonne personne et à la bonne adresse, vos factures seront traitées beaucoup plus rapidement. La facture sera ainsi traitée et payée plus rapidement.  Plus l'envoi de votre courrier est fait de manière rapide et fiable, plus vous obtenez les paiements de manière rapide et fiable. 

Plusieurs entreprises louent, louent à bail, vendent et exploitent de l'équipement de qualité pour traiter un volume élevé de façon automatisée, ainsi que des systèmes de pliage, de tri et d'insertion pour volumes faibles à moyens. Afin d’atteindre un degré élevé d'exactitude et de précision lors d’un envoi, vérifiez les options de sécurité des logiciels maintenant offertes. Dans certains cas, la productivité, l'efficacité et l'exactitude à longue échéance l'emportent sur le coût initial de l'équipement.  Dans d'autres cas, une impartition auprès du fournisseur de service le plus approprié peut aider à combler vos besoins en matière de sécurité, tout en minimisant les dépenses d'investissement dans de l'équipement.

2. Améliorer l'exactitude et la précision grâce à un code à barres


Parmi les autres façons d'accroître l'efficacité et la sécurité en matière de traitement de courrier, il y a le recours à un code à barres sophistiqué. Comme mentionné précédemment, l'équipement pour  volumes élevés offert de nos jours peut plier des dizaines de milliers de documents, les insérer dans des enveloppes et trier les pièces de courrier ainsi créées. Ces opérations sont possibles grâce à l'intégration d'un logiciel de création de codes à barres sophistiqué. Ce logiciel rend les systèmes d'insertion automatiques plus intelligents (c'est-à-dire plus exacts et précis), ce qui aide à assurer l'intégrité des documents.

L'utilisation de codes à barres propose ce qui suit :
•    une sécurité accrue des données;
•    des probabilités de livraison des pièces de courrier aux bons destinataires plus élevées;
•    davantage d'exactitude et de précision lors du traitement de documents;
•    la capacité de déceler et de résoudre des problèmes relatifs au déroulement du travail lors du traitement;
•    des options de tri, permettant de faire de la messagerie ou de l’insertion ciblée.  

Un code à barres peut aussi vous aider à bénéficier de réductions postales. Dans l'ensemble, c'est un logiciel intéressant qui peut transformer les envois en processus de traitement de documents plus sécurisés et en campagnes de mercatique mises à l'essai de grande puissance.

3. Un processus automatisé de traitement de courrier entrant aide à veiller à ce que rien ne soit oublié

Lorsqu'on pense aux coûts d'expédition, on pense habituellement aux coûts associés à l'envoi du courrier. Cela peut comprendre l'impression, le pliage, l'insertion et l'affranchissement. Cependant, il existe aussi des coûts associés à la réception et à la distribution du courrier reçu.

Songez à ce qui suit. Est-il déjà arrivé que votre entreprise ait reçu un colis ou un document important qui a été perdu à l'interne en raison de problèmes de saisie manuelle, de signature illisible ou d'autres processus?

Il existe des solutions logicielles qui valident automatiquement la réception de chaque pièce de courrier et qui en fait le suivi, du moment où elle arrive jusqu’à la confirmation de sa livraison. Grâce à cette technologie, vous ne vous demandez plus où se trouve le document (ou le colis). Toutes les données (qui, quand et où) sont saisies et font l'objet d'un suivi électronique. Il est donc possible de vérifier en temps réel la situation relativement à un article reçu. 

L'adoption de codes à barres, une technologie de pliage et d'insertion sophistiquée, et des solutions de suivi du courrier entrant sont trois excellentes façons de permettre à votre entreprise de réduire les coûts, tout en augmentant sa productivité.  

Nous pouvons aussi vous aider à prendre des décisions quant à l'internalisation ou l'impartition. Voici quelques solutions intéressantes pour vous aider à maximiser l'efficacité de votre flot de production de courrier.