Expédition et traitement de courrier

La University of Hertfordshire améliore son service à la clientèle et son efficacité grâce à un suivi automatisé

Rationalisation du service à la clientèle et des livraisons des articles entrants

Profil du client

Établissement situé à Hertfordshire, au Royaume-Uni, qui compte plus de 25 000 étudiants et 2700 employés

Accueil de plus de 2800 étudiants étrangers

Réseau de plus de 195 000 anciens élèves partout dans le monde 

Objectifs commerciaux

Passer d'un système manuel de suivi des colis entrants à un suivi automatisé

Améliorer le service à la clientèle offert aux étudiants et au personnel

Intégrer un système de suivi aux progiciels d'autres départements

Avantages

Mettre en œuvre un procédé automatisé de suivi de colis de bout en bout

Réduire la saisie de données manuelle et le nombre de demandes de renseignements de clients relativement à la localisation d’articles

Créer une fonction de suivi distincte destinée aux articles dangereux à livrer à des départements universitaires

Technologie utilisée

SendSuite® Tracking

L'enregistrement de colis reçus ne constitue qu'un élément de l'équation. L'envoi des colis à leur destination finale et au bon destinataire en temps opportun est essentiel.

Pour en savoir plus

Résumé

« La solution fournie par Pitney Bowes m'a beaucoup impressionné. Pitney Bowes a bien collaboré avec l'université afin de veiller à la satisfaction de toutes ses exigences. » Thomas Andrews
Gestionnaire des services de soutien de la University of Hertfordshire
University of Hertfordshire

En raison de la croissance de la population étudiante et de la hausse du nombre de bâtiments satellites, la University of Hertfordshire traite des volumes élevés de colis entrants chaque jour. Depuis des années, l'université comptait sur un procédé manuel pour l'aider à gérer la livraison de colis, mais une évaluation interne a révélé que la solution ne répondait plus aux exigences de l'établissement. L'université a fait appel à Pitney Bowes afin de mettre à jour le procédé de livraison et, en fin de compte, d'améliorer le service à la clientèle offert à ses étudiants et à son personnel.

Défi commercial

Chaque jour, la University of Hertfordshire livre un volume important de colis à ses nombreux départements et bâtiments satellites. L'ancien système arrivait difficilement à répondre aux exigences des clients et ne permettait pas de réagir assez rapidement aux demandes de renseignements de ceux-ci. Le système n'avait pas une incidence seulement sur le service à la clientèle. L'équipe responsable du courrier avait de la difficulté avec l'équipement peu fiable et les procédés complexes du système.

Solution

À la suite de l'évaluation interne, une liste des besoins a été créée dans le but de simplifier le service et d'augmenter son efficacité. Dans le cadre d'un appel d'offres, Pitney Bowes a prouvé qu'elle pouvait répondre aux besoins de base de l'université et qu'elle était prête à aller plus loin. On a pris la décision de mettre en œuvre le logiciel SendSuite Tracking et de rationaliser la livraison de colis entrants destinés aux étudiants. La solution a été déployée avec succès dans plusieurs universités à l'échelle du Royaume-Uni.

Avantages

Grâce au logiciel SendSuite Tracking, l'ensemble du processus de suivi de l'université est maintenant automatisé, ce qui assure une responsabilisation complète jusqu'à la livraison des colis. Des lecteurs de codes à barres ainsi que des fonctions de saisie de signatures électroniques, de suivi et de création de rapports aident l'université à répondre aux attentes de ses étudiants et de son personnel.

Les clients reçoivent des courriels à l'arrivée de leur article, au moment de sa livraison et lorsqu'une personne signe pour en accuser réception. De plus, le fait de savoir qui a signé au moment de la réception augmente le sentiment de responsabilité à l'échelle de l'université. Le système a changé la façon de livrer des colis au sein de l'établissement. Il a réduit le nombre de demandes de renseignements de clients visant à localiser un article, car ceux-ci font maintenant plus confiance au service et attendent de recevoir un courriel.

En outre, le répertoire téléphonique et le système financier de l'université sont dotés d'un lien menant au logiciel SendSuite Tracking, afin de connaître l'emplacement exact du personnel. Ainsi, il suffit d'entrer un numéro de bon de commande afin d'obtenir automatiquement tous les renseignements relatifs à la livraison et toutes les coordonnées, ce qui diminue la saisie de données manuelle.Cela évite d'avoir à trouver manuellement où se trouvent les gens sur le campus. La saisie de noms et la possibilité de localiser ainsi des gens éliminent toute la saisie manuelle, qui constituait un gros problème dans le cas de l'ancien logiciel. Le logiciel SendSuite Tracking a également permis à l'université d'intégrer d'autres départements et leurs progiciels.

Le logiciel SendSuite Tracking a également répondu à la demande de l'université de créer une fonction de suivi unique destinée aux articles dangereux, comme des produits chimiques, à livrer à des départements universitaires. Si un article est classé comme étant dangereux, le logiciel SendSuite Tracking fait automatiquement imprimer une étiquette jaune. Ainsi, l'université sait ce que contient une boîte.