Expédition et traitement de courrier

La University of Manchester augmente l'efficacité de son centre de courrier et automatise la livraison de colis

Transition d’un procédé de suivi papier manuel des colis d'étudiants vers un procédé numérique

Profil du client

Plus grande université à un seul emplacement au Royaume-Uni, avec une population de 39 000 étudiants

Établissement située dans la ville de Manchester

Direction des résidences faisant partie de l'université et offrant un service complet à l'ensemble des étudiants de l'établissement

Objectifs commerciaux

Automatiser le procédé de communication avec les étudiants et de suivi de colis afin d'économiser temps et argent

Éliminer les problèmes d'entreposage et accroître l'efficacité

Améliorer l'expérience des étudiants dans les résidences

Avantages

Mise en œuvre d'une solution de bout en bout

Économies de temps et réduction du personnel nécessaire pour gérer le procédé

Amélioration de l'expérience des étudiants grâce à des services d'hébergement efficaces

Technologie utilisée

SendSuite® Tracking

SendSuiteMD Tracking Online de Pitney Bowes est un logiciel évolué de suivi de colis qui vous permet d'économiser temps et argent, car il augmente l'efficacité de votre procédé de réception.

Pour en savoir plus

Résumé

« Nous avons gagné un temps considérable. Maintenant, il ne faut que 30 secondes pour consigner une pièce de courrier et pour aviser l'étudiant. Cela prenait au moins deux fois plus de temps dans le cas de notre ancien système papier, sans tenir compte de la livraison du bordereau dans une boîte aux lettres. » Norma Daniels
Agente d'administration des résidences
Manchester University

La University of Manchester est la plus grande université à un seul emplacement au Royaume-Uni. Elle est située dans la ville de Manchester et compte une population de 39 000 étudiants et 10 400 employés. La direction des résidences fait partie de l'université et offre un service complet à l'ensemble des étudiants, en administrant et en attribuant plus de 8000 chambres dans des bâtiments qui appartiennent à l'université ou qu'elle gère.

Défi commercial

Les volumes croissants de courrier et de colis des étudiants de la University of Manchester représentaient un défi de plus en plus important pour la direction des résidences étudiantes, ainsi que pour les étudiants qui souhaitaient obtenir des colis en temps opportun.  L'université avait besoin d'une solution électronique/numérique pour automatiser le procédé de communication et de suivi de colis afin d'économiser temps et argent, pour éliminer les problèmes d'entreposage et accroître l'efficacité et pour améliorer l'expérience des étudiants dans les résidences.

Solution

La University of Manchester a fait appel à Pitney Bowes et mis en œuvre SendSuiteMD Tracking, afin de simplifier la livraison de courrier et de colis.  Le logiciel SendSuite Tracking automatise le traitement de colis au sein de l'université et assure une responsabilisation complète jusqu'au ramassage des colis par les étudiants. Des lecteurs de codes à barres ainsi que des fonctions de saisie de signatures électroniques, de suivi et de création de rapports ont permis de faire passer la distribution de courrier à l'ère numérique, afin de répondre aux attentes des étudiants d'aujourd'hui. 

Avantages

« SendSuite a permis d'éliminer la nécessité d'entreposer une grande quantité de colis, car les étudiants effectuent le ramassage de leur colis plus rapidement grâce au rappel numérique qu'ils reçoivent. Ainsi, tout le monde est content. » Norma Daniels
Agente d'administration des résidences
Manchester University

Le système est beaucoup plus efficace et comporte de nombreuses améliorations globales. Les demandes de renseignements sont traitées instantanément grâce à la recherche du numéro de suivi ou du numéro d’étudiant dans la base de données.  Il est possible de fournir une image de la signature, ainsi que la date et l'heure, dans le cas de chaque livraison effectuée par les résidences.

Les économies de temps et la réduction du personnel nécessaire pour gérer le procédé constituent également des avantages importants pour l'équipe de gestion globale.