Expédition et traitement de courrier

La simplification des activités d'expédition et de réception peut alléger les coûts dans le secteur juridique

Par Stephanie Benedetto, directrice de la mercatique des solutions d'expédition et de suivi de Pitney Bowes

Au premier abord, le marché juridique ne semble pas être un secteur à court d'argent. L'image de la profession juridique façon Hollywood, que l'on nous présente dans des films et des émissions policières à la télévision, est prestigieuse, et les ressources semblent abonder. Mais comme les professionnels du milieu juridique le savent bien, la réalité est qu'un cabinet d'avocats peine à générer des recettes et à diminuer les coûts, comme toute autre entreprise. Et, comme dans le cas de n'importe quelle autre entreprise, cette pression constante relative aux coûts influe sur les activités quotidiennes d'un cabinet, en particulier sur ses procédés internes d'expédition et/ou de réception.

À l'échelle du marché juridique, l'expédition et la réception de colis sont souvent des activités désorganisées en raison de l'utilisation de solutions de traitement désuètes dans les centres de courrier, d'un manque de vérification en ce qui concerne les colis (p. ex., des signatures à la réception par les destinataires), de procédés d'expédition disparates d'un emplacement à l'autre dans le cas de cabinets d'avocats à établissements multiples, etc. La façon dont votre cabinet envoie, reçoit et consigne des colis peut faire en sorte qu'un avocat ou un adjoint juridique reçoive ou non les preuves et les documents relatifs à une affaire dont il a besoin, soit capable ou non de retrouver un document dans les archives d'expédition et puisse ou non déterminer avec exactitude si son cabinet a bel et bien reçu ledit document. 

Ainsi, avec cela à l'esprit, voici quelques points clés que le marché juridique doit prendre en considération afin de faire d'une pierre deux coups, soit de simplifier ses procédés d'expédition et de réception, tout en réduisant les coûts :

Mise en place de flux de travaux uniformes

L'établissement d'un flux de travaux uniforme en ce qui concerne les colis et les lettres importantes entrants et sortants est important pour deux raisons. Premièrement, cela établit des bases en matière d'exactitude et de transparence quant à la façon dont votre bureau traite des colis et des lettres importantes. Deuxièmement, il fait en sorte que les nouveaux employés disposent d'un procédé existant simple, ce qui leur évite d'avoir à créer leurs propres procédés en cours de route. Un manque d'uniformité relativement aux procédés d'expédition et de réception favorise grandement l'égarement et la perte de colis et fait grimper les coûts nécessaires pour corriger ces problèmes. Si vous établissez des règles dès le départ, vous pouvez maîtriser les coûts, tout en aidant vos employés à expédier et recevoir des articles et à traiter du courrier important.

Centralisation des données d'expédition

Cette uniformité doit s'appliquer de façon générale, et pas seulement à quelques occasions dans certains centres de courrier. Par exemple, des cabinets ayant de multiples établissements responsables de l'envoi, de la réception et du traitement de colis doivent s'assurer de suivre les mêmes procédés de la même façon. Si un établissement traite ou étiquette des colis entrants différemment d'un autre établissement, cela rend la récupération et la recherche de colis inutilement difficiles et coûteuses. 

Voilà une raison de plus pour centraliser dans une seule base de données les données d'expédition d'un cabinet. Au lieu d'exploiter en parallèle de multiples centres d'expédition (un par établissement) et d'espérer qu'ils sont relativement compatibles les uns avec les autres, vous pouvez éliminer toute incertitude en veillant à ce que chaque établissement consigne ses données d'expédition dans la même base de données centralisée. Ainsi, peu importe le lieu de réception ou d'expédition d'un article, chaque établissement a accès aux mêmes données sur cet article, ce qui permet une transparence complète à l'échelle du cabinet. En outre, plus vos activités d'expédition sont exactes et transparentes, moins vous risquez d'avoir à gaspiller temps et argent pour essayer de retrouver des colis égarés.

Grâce aux solutions  SendSuite Tracking Online de Pitney Bowes, le secteur juridique peut faire un immense bond dans le 21e siècle et profiter d'une solution moderne conçue pour rationaliser les procédés internes d'expédition, centraliser les données de centres de courrier disparates, mettre en place des flux de travaux uniformes et contribuer à réduire les coûts au moyen de rapports transparents et uniformes sur le courrier et les colis.  Faites un essai gratuit de 30 jours.

 

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