Expédition et traitement de courrier

Colis réconfort : Un logiciel Pitney Bowes contribue à améliorer l'efficacité des centres de courrier de collège et d'université

Améliorez le processus de réception, de suivi et de livraison de colis d'étudiants.

À l'ère de la vente au détail en ligne, la réception, l'entreposage et la livraison de colis n'ont jamais été aussi complexes, particulièrement dans le cas de centres de courrier qui desservent de grandes populations dans des espaces restreints. À New York, par exemple, la pratique consacrée selon laquelle les portiers signent à la réception de colis de résidents prend fin. Les portiers n'ont pas le temps de signer et ne disposent d'aucun outil de suivi, ni d'aucun endroit pour entreposer les nombreux colis provenant de sites de vente au détail et de vente aux enchères en ligne. Les réceptionnistes de bureau sont confrontés à des problèmes semblables, particulièrement depuis que de plus en plus de travailleurs font livrer des colis à leur lieu de travail.

Toutefois, il n'y a sans doute aucun endroit où le déluge de colis est plus apparent que dans les centres de courrier de collège et d'université. Les gestionnaires de centre de courrier, les gestionnaires de réception et leur personnel savent qu'un nombre élevé de colis entrants et des procédures archaïques de réception, de notification et de ramassage ralentissent les activités et entraînent l'insatisfaction d'étudiants et de parents.

Les étudiants des niveaux collégial et universitaire font beaucoup d'achats en ligne, et pas seulement des livres de cours. Les centres de courrier arrivent difficilement à suivre le rythme des envois liés à ces achats, en plus de tous les colis réconfort faits par les familles.

Un procédé archaïque de réception aggrave les problèmes en matière de gestion de colis. Bon nombre de collèges et d'universités emploient des procédés papier afin de consigner les renseignements au sujet de colis entrants et de faire le suivi de ces colis jusqu'à la réception par l'étudiant. Ces procédés peuvent être sujets à l'erreur, chronophages et compliqués. Les feuilles de calcul informatiques classiques également utilisées ne sont pas beaucoup plus efficaces.

Les procédés de notification et de ramassage constituent un autre fardeau. De nombreux centres de courrier de collège et d'université ne disposent d'aucune méthode automatisée pour aviser les étudiants qu'ils ont reçu un colis. L'envoi manuel de courriels aux étudiants et l'impression manuelle de bordereaux à placer dans les boîtes aux lettres des étudiants sont des pratiques courantes, mais celles-ci s'avèrent souvent inefficaces. Trop souvent, des colis se retrouvent pendant plus longtemps que nécessaire dans des centres de courrier déjà remplis. Lorsque des étudiants viennent ramasser des colis, il arrive souvent que le personnel du centre de courrier ne dispose pas d'une façon simple de trouver les articles. Les appels et les questions d'étudiants et de parents voulant connaître la situation relative à un colis amplifient les problèmes auxquels les centres de courrier de collège et d'université font face au quotidien.

Ces situations causent une insatisfaction considérable parmi les étudiants et les parents, qui estiment souvent que le délai de notification est trop long à l'arrivée d'un colis et que la livraison des colis par le centre de courrier prend trop de temps. Elles entraînent également de longues journées de travail pour les employés de centre de courrier et des frais relatifs aux heures supplémentaires pour les collèges et les universités qui les emploient.  

Amélioration du procédé de réception en quatre étapes

Les collèges et universités peuvent débarrasser leur centre de courrier de procédés chronophages, inefficaces et complexes de réception, de suivi et de transfert de colis d'étudiants :

1. en utilisant des dispositifs de suivi portatifs simples afin de lire les codes à barres sur des colis de transporteur, puis de consigner les renseignements au sujet de ces colis entrants;

2. en attribuant à chaque colis un numéro d'emplacement d'entreposage, afin d'améliorer l'organisation et d'accélérer la récupération;

3. en mettant en place une fonction automatisée d'envoi de courriels, afin d'aviser les destinataires que le centre de courrier a reçu leur colis;

4. en recueillant une signature numérique lorsque des étudiants réclament leur colis, afin de confirmer la réception de celui-ci.

Un logiciel Pitney Bowes contribue à automatiser les activités de centre de courrier

La solution SendSuiteMD Tracking Online de Pitney Bowes, logiciel-service infonuagique de réception et de suivi de nouvelle génération de l'entreprise, améliore la réception de colis grâce à un procédé en boucle fermée de responsabilisation relative aux colis. La solution aide les centres de courrier à simplifier leurs activités de plus en plus complexes en leur proposant une méthode plus efficace de réception, de suivi, de consignation de renseignements et d'organisation relativement aux colis. De plus, la solution peut aviser automatiquement les destinataires lors de la livraison d'un colis et aider le personnel à acheminer plus facilement les colis aux destinataires.

Le logiciel SendSuite Tracking Online automatise la réception et le traitement de colis grâce à des lecteurs de codes à barres portatifs; il offre aussi des fonctions de saisie de signatures électroniques et de création de rapports. Le personnel effectue une lecture optique de chaque colis à son arrivée au centre de courrier, à l'aide d'un lecteur de codes à barres portatif. Cette lecture optique permet d'enregistrer les renseignements au sujet des colis dans le système SendSuite Tracking. Le système envoie automatiquement aux destinataires un courriel indiquant qu'ils ont reçu un colis. Le système peut produire une étiquette à code à barres dans le cas de chaque colis, afin d'organiser les colis dans le centre de courrier, au besoin.

Lorsqu'un étudiant se présente pour réclamer un colis, SendSuite Tracking Online aide le personnel du centre de courrier à localiser facilement le colis approprié. Après avoir remis le colis à l'étudiant, le personnel recueille une signature numérique, afin de confirmer la livraison des articles à l'étudiant. Si un article n'est pas réclamé, les utilisateurs du logiciel SendSuite Tracking Online peuvent aisément envoyer d'autres courriels au destinataire, à l'aide de la fonction d'envoi de messages sur mesure, afin de lui rappeler de ramasser l'article.

Grâce à l'utilisation de la solution, il arrive souvent que des collèges et des universités :

  • augmentent la productivité du personnel de leur centre de courrier;
  • réduisent les coûts liés aux heures supplémentaires;
  • diminuent l'encombrement dans les zones d'entreposage;
  • arrivent à retrouver des colis plus facilement;
  • améliorent la satisfaction des étudiants, des parents et des facultés.

Vous souhaitez résoudre les problèmes en matière de réception de colis dans votre centre de courrier? Apprenez-en davantage sur les solutions SendSuite Tracking Online. Vous pouvez également découvrir comment un logiciel Pitney Bowes a permis d'améliorer l'efficacité des centres de courrier de la University of Manchester et de la University of Connecticut.

 

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