Expédition et traitement de courrier

La lettre de la loi: aider les cabinets d'avocats à surmonter les défis liés à la réception

Pitney Bowes aide les cabinets d'avocats à automatiser des procédés autrefois manuels, afin d'améliorer l'efficacité de leurs activités de réception d'articles entrants.

Règle générale, les cabinets d'avocats traitent une avalanche quotidienne de colis et de lettres entrants et sortants, et un grand nombre de ceux-ci sont hautement confidentiels et critiques. Le mouvement d'information entre un cabinet d'avocats et un client constitue un aspect important du domaine du droit. Cependant, il est souvent difficile pour le personnel d'un centre de courrier de trouver des façons efficaces et exactes de recevoir tous les articles, de les livrer et d'en faire le suivi.

Le courrier et les colis entrants représentent un véritable défi pour le personnel occupé d'un centre de courrier. Les cabinets d'avocats reçoivent régulièrement de grandes enveloppes et des colis contenant des renseignements critiques sur des dossiers — habituellement des documents originaux qu'on ne peut reproduire. Il est essentiel pour le cabinet de savoir à quel moment un article critique a été reçu et qui a signé lors de sa réception. Lorsqu'un avocat ou un adjoint juridique occupé appelle au centre de courrier afin de savoir si un document attendu est arrivé, ou quel employé du cabinet l'a en sa possession, la dernière chose qu'il souhaite entendre est « Je ne sais pas ». Les centres de courrier de cabinets d'avocats doivent acheminer le bon colis au destinataire le plus rapidement possible et consigner la chaîne de possession complète de ce colis au sein du cabinet une fois qu'il a été remis à son destinataire. Des procédés semblables sont nécessaires dans le cas de la réception et de l'enregistrement de chèques de client. La perte de chèques peut être une source d'embarras pour un cabinet et même entraîner la perte de clients.

Toutefois, les procédés de traitement de colis et de courrier entrants d'un cabinet d'avocats ne s'alignent pas toujours sur les pratiques exemplaires en la matière. Cela est particulièrement vrai dans le cas de petits cabinets, où un réceptionniste ou un employé temporaire peut traiter le courrier entrant au moyen de ses propres méthodes de réception, d'enregistrement et de livraison interne. Ces procédés informels peuvent entraîner la perte ou l'égarement de colis et de courrier critique et causer des problèmes à des avocats, qui n'ont pas accès à des documents qui leur ont été confiés.

Des procédés de réception automatisés améliorent l'efficacité et la visibilité

Les solutions SendSuite Tracking de Pitney Bowes peuvent aider les cabinets d'avocats à recevoir des colis, de grandes enveloppes et du courrier, à les livrer et à en faire le suivi de façon plus efficace et plus rentable. Ces solutions comprennent le programme multitransporteur de gestion d’expédition d’articles sortants SendSuiteMD Live et le logiciel de réception et de suivi de colis entrants SendSuite Tracking Online.

SendSuite Tracking — offert sous forme de service infonuagique ou de solution logicielle sur place — aide les cabinets d'avocats à automatiser et à gérer l'ensemble du cycle de vie des documents et colis entrants. L'automatisation de ces procédés peut réduire considérablement les erreurs découlant de procédés manuels. Grâce à une combinaison de logiciel, de technologie de codes à barres et de terminaux mobiles, le logiciel SendSuite Tracking aide le personnel de centre de courrier et d'autres employés à recevoir les colis, les lettres et les autres documents critiques liés à des dossiers qui arrivent au cabinet d'avocats et à en faire le suivi. La solution consigne électroniquement la date et l'heure de réception des colis entrants, crée un enregistrement chaque fois qu'un article change de mains et note la livraison au destinataire final. Ce procédé permet de voir l'ensemble de la chaîne de possession. De plus, le logiciel informe les destinataires lorsque des articles sont prêts pour le ramassage ou en route vers leur bureau.

Grâce à leur collaboration avec Pitney Bowes, des cabinets d'avocats peuvent souvent :

· améliorer la visibilité de l'ensemble de la chaîne de possession;

· réduire le nombre de colis ou de lettres importantes perdus ou égarés au sein du cabinet.

Pitney Bowes, qui compte près de 100 ans d'expérience en matière d'expédition, de réception et de traitement de courrier, possède les compétences nécessaires pour aider les cabinets d'avocats à améliorer leurs procédés d'expédition et de réception de documents critiques. Prenez le temps de vous renseigner à propos de SendSuite Tracking ou de SendSuite Tracking Online dès aujourd'hui.