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Expédition et traitement de courrier

Le casse-tête de l'expédition dans les centres de courrier de campus

Par Stephanie Benedetto, directrice de la mercatique des solutions d'expédition et de réception de Pitney Bowes

Vous rappelez-vous à quoi ressemblait le centre de courrier de votre campus lorsque vous étiez au collège ou à l’université? Si vous gardez le souvenir de piles de boîtes empilées sur des tablettes, dans les coins et sur des tables, sachez que vous n'êtes pas la seule personne à avoir ces images en tête.

Les campus de collège et d'université couvrent des centaines, voire des milliers, d'hectares, et leur population varie de 5000 à plus de 30 000 étudiants. Et il ne faut pas oublier les centaines ou les milliers d'employés et de membres du corps enseignant qui se trouvent dans toute école.

Pendant ce temps, le centre de courrier de campus typique est situé dans un vulgaire sous-sol. Règle générale, on ne réserve pas un bâtiment ou une aile au centre de courrier; on lui attribue plutôt un espace restreint où les professionnels du traitement de courrier et de l'expédition de l'école doivent se contenter des outils dont ils disposent.

Sur un campus occupé, cela peut poser un véritable problème sur le plan de la productivité.

Les périodes d'expédition de pointe pendant l'année scolaire engorgent les centres de courrier de campus

Les centres de courrier de collège et d'université doivent déjà traiter au quotidien une foule de lettres et de colis entrants destinés à des étudiants, du personnel et des enseignants. Et plus le campus est vaste, plus il y a de colis à trier et à traiter. Mais il y a quelques périodes de l'année qui sont particulièrement pénibles, notamment l'emménagement, le milieu de semestre, l'Halloween, Noël, la St-Valentin, les examens finaux et la fin de semestre. Pendant ces périodes d'expédition de pointe de l'année scolaire, le volume de colis entrants et sortants explose.

Les centres de courrier qui ne disposent pas de personnel suffisant ou d'un logiciel de traitement adéquat peuvent être submergés rapidement par des piles de lettres et de colis à trier pendant ces périodes de pointe. Le traitement de colis et l'envoi d'avis de livraison aux destinataires sur le campus constituent déjà des activités chronophages. Si vous employez des méthodes manuelles lentes afin de consigner ces colis et d'aviser les étudiants qu'ils ont reçu un colis, alors l'intervalle entre la réception d'un colis au centre de courrier et la remise de celui-ci à l'étudiant augmente encore.

Briser le cycle

Cela cause deux problèmes. D'abord, cela frustre les étudiants, les enseignants et les administrateurs, qui s'attendent à une livraison de leurs colis en temps opportun, mais qui ne les reçoivent pas au moment prévu, car le centre de courrier de leur campus met trop de temps à les traiter. Ensuite, plus le centre de courrier met du temps à trier et consigner ces colis et à demander à leurs destinataires de venir les ramasser, plus le retard prend de l'ampleur. L'espace dans les centres de courrier de campus est déjà limité; plus le retard est important, plus il y a de colis sur les tablettes et le plancher, de sorte qu'il devient très difficile non seulement de traiter ces colis, mais aussi de les retrouver physiquement lorsque vient le temps de les remettre à leur destinataire.

Il est possible de mettre fin à ce genre de cercle vicieux, où un retard de plus en plus important et un traitement de plus en plus lent s'aggravent l'un l'autre, en investissant dans des solutions numériques plus intuitives qui accélèrent le traitement de colis et permettent l'envoi d'avis de livraison en temps opportun aux destinataires sur le campus. Plus un colis est consigné rapidement, plus un étudiant ou un membre du corps enseignant peut le ramasser rapidement, ce qui libère temps et espace au centre de courrier.

SendSuite Tracking Online de Pitney Bowes est exactement la solution dont les centres de courrier de campus ont besoin pour traiter des colis et envoyer des avis de livraison plus rapidement, afin que les étudiants, le personnel et les enseignants reçoivent leurs colis au moment prévu et que les centres de courrier ne s'enlisent pas dans un retard sans cesse grandissant. Faites un essai gratuit de 30 jours.

 

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