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Expédition et traitement de courrier

Trois avantages que confèrent les systèmes d’insertion de taille idéale aux entreprises traitant du courrier

Pour les entreprises de taille moyenne traitant du courrier, la souplesse vaut son pesant d’or.

Ces compagnies doivent conserver l’agilité et la rapidité de réaction d’une petite entreprise traitant du courrier tout en pouvant s’occuper de gros volumes de courrier dans le cas de campagnes progressivement plus grandes. Une grosse compagnie disposerait de la technologie et des ressources nécessaires à la réalisation de projets de cette envergure. Toutefois, dans le cas d’une moyenne entreprise qui doit respecter un budget, les sommes investies dans la technologie de centre de courrier doivent être peu élevées et rentables.

Sur ce plan, les expéditeurs de courrier ont besoin de solutions pouvant accroître le volume de production sans ajouter de dépenses d’exploitation excessives. Ils ont besoin de systèmes qui peuvent effectuer des fonctions variables, afin qu’ils puissent traiter une vaste gamme de tâches au moyen d’un seul appareil. Il leur faut aussi de l’équipement qui peut appuyer la croissance de leurs activités, afin de pouvoir adapter la production à mesure que leurs besoins changent.

Ces exigences s’appliquent sur tous les plans. Les choses deviennent encore plus complexes lorsque l’on regarde chaque fonction d’un centre de courrier. Par exemple, les solutions d’insertion doivent facilement traiter de multiples tâches durant un quart ou une journée de travail afin de se conformer aux normes de production. Il est tout aussi important qu’elles permettent de respecter des normes élevées d’exactitude afin de satisfaire les règles en matière de conformité.

Grâce aux solutions d’insertion souples de Pitney Bowes, les entreprises de taille moyenne traitant du courrier peuvent atteindre tous ces objectifs au moyen d’un système peu coûteux et évolutif. Voici les trois principaux avantages que tirent les moyennes entreprises traitant du courrier, lorsqu’elles intègrent un système d’insertion de taille idéale à leur centre de courrier :

01.  Souplesse

Les systèmes d’insertion de calibre grandes entreprises sont construits afin de traiter des projets à volume élevé. Bien qu’une entreprise moyenne en croissance puisse occasionnellement avoir à traiter de plus grosses campagnes, la majeure partie de son temps est consacrée à des tâches d’environ 1 000 pièces de courrier ou moins. Utiliser un système d’insertion coûteux pour traiter une plus petite tâche hausse les coûts par pièce. Voilà pourquoi, vous avez besoin d’un système souple qui est parfaitement adapté à vos exigences.

Une solution d’insertion multiformat de Pitney Bowes peut prendre en charge des tâches de diverses tailles, du traitement des enveloppes no 10 aux pochettes. Cela vous permet de faire plus avec un seul système; d’effectuer de courtes tâches à un coût par pièce inférieur et d’utiliser ce système pour exécuter de plus grosses tâches lorsqu’elles se présentent.

L’automatisation pousse ces avantages encore plus loin en vous permettant de réaliser des économies de temps et d’argent sur le traitement de courtes tâches ou de tâches manuelles récurrentes, qu’il s’agisse d’opérateurs uniques ou de groupes de travail entiers. En outre, des capacités souples de numérisation vous permettent de traiter des tâches « telles quelles », ce qui vous fait gagner du temps sur le travail initial. Une interface de programmation simple améliore aussi les choses en réduisant la courbe d’apprentissage et en permettant de diminuer le montant investi en matière de formation. Par conséquent, votre personnel de traitement de courrier ne perd pas de temps à essayer de programmer un système complexe.

Le résultat final : vous êtes prêt à tout puisque la plateforme souple a la capacité unique de traiter un vaste éventail de tâches, sans égard au format ou à la taille.

02.  Conformité

Si une pièce de courrier critique, comme un relevé financier ou un document d’identification personnelle émis par le gouvernement, est insérée dans l’enveloppe d’un autre destinataire, votre entreprise risque non seulement de perdre la confiance d’un client, mais également de violer une réglementation contraignante sur la confidentialité ou la sécurité. Ces types d’erreurs peuvent se produire lorsque vous accordez la priorité à la vitesse plutôt qu’à l’exactitude ou encore lorsque votre système d’insertion ne dispose pas des capacités avancées permettant de réduire les mauvais résultats.

Voilà pourquoi il ne suffit pas de mettre en œuvre un système d’insertion haute vitesse. Vous avez aussi besoin d’une solution qui peut systématiquement produire des résultats  exacts afin de maintenir la conformité aux normes de l’industrie en lien avec votre volume de production.

La clé est un système de contrôle éprouvé et une capacité de numérisation assurant l’intégrité qui vous permettent de traiter des tâches à valeur élevée sans ralentir. De plus, l’automatisation joue un rôle important dans la réduction du nombre d’erreurs grâce à une programmation précise et reproductible. Ainsi, vous pouvez vous assurer que la bonne pièce de courrier est acheminée au bon destinataire, sans avoir à sacrifier l’efficacité ou le volume de production pour ce faire.

Le résultat final : vous avez l’assurance de produire infailliblement les résultats exacts dont vous avez besoin pour le traitement du courrier transactionnel à haute valeur, peu importe la taille de la tâche.

03.  Profitabilité

L’insertion ne constitue qu’une pièce du casse-tête – les expéditeurs de taille moyenne doivent pouvoir se fier à des systèmes multiples travaillant de concert pour créer des campagnes de communication cohérentes. Un centre de courrier optimisé tire profit des avantages interfonctionnels – de l’impression à l’insertion en passant par la finition de courrier – pour créer des communications à valeur accrue qui génèrent des recettes.

Pensez au courrier transactionnel que votre entreprise expédie, qui pourrait notamment être des relevés ou factures de clients. Ce courrier à forte visibilité offre une occasion d’accroître les recettes tirées d’un public engagé (c.-à-d. votre clientèle actuelle). Des études montrent que le courrier transactionnel couleur obtient des taux de réponse plus élevés à comparer aux autres types de communications.

Grâce à un système d’impression et de finition souple et rentable qui convient à votre entreprise, vous pouvez créer des messages colorés et personnalisés à prix abordable. Ensuite, au moyen d’un système d’insertion de taille idéale qui effectue une insertion exacte et souple, vous pouvez vous assurer de la fiabilité de l’étape suivante du processus afin de veiller à ce que chaque campagne de courrier transactionnel soit traitée avec une efficacité maximale.

Le résultat final : la capacité de traiter une plus vaste gamme de tâches à un prix abordable, ce qui permet d’accroître la profitabilité.

Une solution adaptée sur mesure à votre entreprise

Nul besoin de dépenser beaucoup d’agent pour des systèmes de calibre grandes entreprises ou de vous en tenir à des solutions inférieures pour demeurer concurrentiel. Plutôt, vous pouvez trouver des systèmes d’insertion, imprimantes et solutions de finition de courrier qui satisfont vos besoins uniques afin d’atteindre une excellence opérationnelle de classe mondiale et de respecter les normes de l’industrie, tout en stimulant la génération de recettes grâce à des communications avec la clientèle à valeur élevée.

Que vous exploitiez un centre de courrier interne ou que vous soyez un fournisseur de services tiers, il existe un système d’insertion qui convient à vos besoins. Lisez comment le système d’insertion Pulse de Pitney Bowes peut aider votre entreprise à tirer son épingle du jeu.

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