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Expédition et traitement de courrier

Le coût de l’inexactitude : comment les systèmes d’insertion réduisent l’inefficacité opérationnelle

Afin de veiller à ce que les niveaux de service soient respectés et même dépassés, les entreprises qui envoient un grand volume de courrier transactionnel et de courrier de mercatique en vrac doivent considérer le débit de traitement comme un facteur d’une grande importance. Songez à ceci : À quoi sert un centre de courrier rapide s’il ne fait pas aussi preuve d’exactitude? Chaque enveloppe que votre entreprise envoie doit arriver à son destinataire final, et si cette personne reçoit la mauvaise pièce de courrier, vous pourriez courir des risques opérationnels ainsi que des risques en ce qui a trait à votre clientèle et aux exigences de conformité.

Par exemple, qu’arriverait-il si un de vos clients actuels recevait une offre de vente incitative portant le nom d’une autre entreprise? Vous pourriez classer cela comme une occasion d'affaires ratée et une relation peut-être compromise. Aucun client éventuel ne voudrait songer à faire affaire avec une entreprise qui a mal adressé un envoi, et aucun client n’aime être considéré comme un numéro.  Encore pire, si un relevé financier ou médical était livré au mauvais destinataire, votre entreprise pourrait violer certaines lois relatives à la vie privée et à la sécurité et encourir de graves sanctions.

Le coût pour faire le rapprochement de pièces de courrier mal adressées est souvent une conséquence négligée, selon Linda L. Hansen, directrice de la mercatique segmentée chez Pitney Bowes.

« Lorsque des erreurs de traitement de courrier se produisent, il faut du temps, du matériel et de la main-d'œuvre pour faire le rapprochement nécessaire et traiter de nouveau les pièces de courrier », a expliqué Mme Hansen. « Cela a un effet négatif sur l'efficacité opérationnelle et le rendement de votre entreprise et puise de l’argent dans vos poches. »

Même les centres de courrier qui utilisent des solutions d’insertion à grande vitesse courent ce risque. C’est parce que certains systèmes à grande vitesse ne permettent pas un bon suivi et une manutention précise de matériel, ce qui aggrave le problème de détection d’erreurs.

« Nous sommes au courant de nombreuses situations où un système peut traiter à grande vitesse, mais en bout de compte, le rendement réel, soit le nombre de pièces traitées avec exactitude, est bien inférieur au coût de main-d’œuvre et de matériel », a expliqué Mme Hansen. « De plus, le temps nécessaire à un deuxième traitement est considérable. »

Finalement, les entreprises doivent viser le bon équilibre entre vitesse et exactitude, afin d’optimiser leur productivité et leur excellence opérationnelle. Les systèmes d’insertion automatisés de Pitney Bowes peuvent offrir à votre centre de courrier vitesse et exactitude ainsi que trois avantages importants :

01. Traitement de courrier complexe d’une façon plus intelligente

Songez à tous les différents types de courrier que votre entreprise envoie à ses clients. Qu’il s'agisse de relevés de compte contenant des données critiques, de factures ou de matériel promotionnel, le contenu varie en ce qui a trait au volume, aux dimensions, à l’intention et à la destination. Comment faire pour veiller à ce que tout le courrier soit traité avec exactitude tout en assurant une rentabilité et une efficacité maximales.

Avoir la bonne solution de finition pour le travail à accomplir peut être crucial. Par exemple, une solution d’insertion pour haut  niveau d’intégrité de Pitney Bowes est capable de traiter du courrier à des débits variables allant de 10 000 à 26 000 cycles à l’heure – afin de maximiser le niveau de productivité pour le travail à effectuer.

Tandis que d’autres systèmes doivent peut-être ralentir un traitement pour assurer l’exactitude, les solutions Pitney Bowes maintiennent le niveau d’intégrité désiré sans empêcher une grande productivité. Des fonctions de suivi avec précision et de manutention évoluée de matériel vous permettent de traiter rapidement des tâches extrêmement complexes, notamment des tâches à multiples files et à nombreuses exigences en matière de mise en correspondance. Des fonctions d’insertion sélective et de mise en correspondance veillent à ce que du courrier transactionnel ne soit pas mêlé à du courrier de publipostage général, tout en prenant en considération des facteurs comme des nombres de pages variables et en procédant à des corrections instantanément pour réduire le nombre d’erreurs.

02. Efficacité améliorée en matière de traitement

Passer d’un ancien système d’insertion à un système moderne change bien des choses, étant donné que cela permet d’atteindre de nouveaux niveaux de productivité et une excellence opérationnelle.

Une fonction de configuration automatisée assure des résultats uniformes répétables, élimine le risque d’erreurs humaines durant le réglage de l’appareil et simplifie le passage d’une tâche à une autre pour réduire le temps d’immobilisation. Des systèmes plus récents offrent aussi une fonction de manutention de matériel avec précision et détectent de façon dynamique des alimentations en biais, afin de maintenir le temps de bon fonctionnement et réduire le nombre de bourrages, de déviations et d’autres situations négatives. De plus, en mesurant le rendement par heure de travail, les systèmes d’insertion modernes veillent à ce que vous fassiez le suivi de l’exactitude comparativement au coût de production par pièce.

Grâce à un système d’insertion efficace, vous pouvez traiter un plus gros volume plus rapidement, tout en maintenant - et même réduisant - votre coût de production. Les solutions d’insertion Pitney Bowes sont capables d’accroître de 20 % l’efficacité de votre centre de courrier, comparativement aux systèmes classiques. Cela signifie que vous pouvez mieux gérer votre personnel et affecter certaines personnes à d’autres tâches.

Des systèmes d’insertion modulaires offrent les avantages des plus récentes technologies en matière de traitement tout en vous aidant à gérer votre coût d’investissement. Au lieu de tout changer dans votre centre de courrier, vous pouvez procéder à une mise à niveau rapide, facile et moins contraignante financièrement.

03. Messages destinés à la clientèle attrayants              

Grâce au bon système d’insertion, vous pouvez améliorer la qualité et l’attrait des messages à votre clientèle. Par exemple, tirez profit de campagnes de publipostage irrésistibles qui incorporent des messages personnalisés ainsi que du texte et des éléments graphiques tout en couleur sur la surface extérieure de chaque enveloppe. C’est une excellente façon d’augmenter l’engagement de la clientèle lors de campagnes de vente croisée ciblées.

Vous pouvez bénéficier de ces avantages sans sacrifier efficacité opérationnelle et exactitude. Grâce aux solutions Pitney Bowes, vous pouvez personnaliser chaque pièce de courrier pour les rendre pertinentes et assurer un niveau de qualité, d'exactitude et de productivité que d’autres systèmes ne vous permettent pas d’atteindre.

Si vous cherchez une solution de finition de courrier efficace qui peut aussi vous offrir exactitude, grand débit et productivité de centre de courrier améliorée, passez en revue nos inséreuses à grande vitesse, afin de dénicher la solution idéale pour votre entreprise.