Expédition et traitement de courrier

SendSuiteMD Tracking et OneSortMD Pro offrent un service de livraison rapide aux étudiants de UConn

La consolidation des procédés de livraison de colis réduit les retards et les erreurs relatifs au traitement de colis

Profil du client

Parmi les meilleures universités au pays dans le domaine de la recherche

Réseau de campus qui accueille plus de 30 000 étudiants

Nombre élevé d'étudiants résidant sur le campus

Objectifs commerciaux

Offrir des installations, du personnel, des services et des programmes de qualité

Conserver sa réputation en matière d'excellence scolaire et sportive

Continuer d'attirer les meilleurs étudiants au monde

Avantages

Offrir une livraison de colis plus exacte en temps opportun

Réduire le temps d'attente dans les centres de courrier du campus

Réduire l'espace nécessaire pour entreposer des colis non réclamés

Technologie utilisée

SendSuite® Tracking

L'enregistrement de colis reçus ne constitue qu'un élément de l'équation. L'envoi des colis à leur destination finale et au bon destinataire en temps opportun est essentiel.

Pour en savoir plus

OneSort

Les solutions OneSort de Pitney Bowes automatisent la pesée, la lecture optique, la saisie de données de ROC, ainsi que l'impression d'étiquettes et de reçus, le tout avec une rapidité et une exactitude accrues.

Pour en savoir plus

Résumé

« Il est possible que des étudiants attendent de nombreux colis, et s'ils en attendent un en particulier, la possibilité de voir une image du colis avant même de se rendre au centre de courrier s'avère utile. » Lori Nye, Manager Logistics Administration
University of Connecticut

La University of Connecticut, connue universellement sous le nom « UConn », comprend 10 écoles et collèges sur le campus principal Storrs, des écoles distinctes de droit et de travail social à Hartford, cinq campus régionaux et les écoles de médecine et de médecine dentaire de UConn Health, à Farmington. L'établissement accueille 30 000 étudiants, dont plus de 13 500 résident sur le campus. La vie en résidence joue un rôle essentiel dans la réussite de UConn et de ses étudiants en offrant des installations, du personnel, des services et des programmes de qualité. Voilà pourquoi il est devenu crucial de trouver une solution au retard relatif à la livraison de colis aux étudiants, lorsque le problème a été exposé au président de l'université.

Défi commercial

Le concept classique d'étudiants qui attendent impatiemment des colis provenant de la maison est encore vrai. Les colis entrants se sont multipliés en raison de la hausse des commandes en ligne, notamment de divers articles comme des livres, de l'épicerie, des ordonnances médicales et des trottinettes. De l'automne 2014 au printemps 2015, 143 801 colis d'étudiants ont été livrés à huit centres de courrier. Tandis que USPS effectuait la livraison aux installations des services de traitement de courrier, FedEx et UPS livraient directement aux chambres des étudiants. Cela causait des retards, des erreurs et des pertes de colis, ainsi que le mécontentement d'étudiants. Comme des articles dans des journaux locaux et étudiants parlaient du problème, le défi consistait à regrouper les services de traitement de courrier et à offrir un service de livraison exact et en temps opportun.

Solution

SendSuite Tracking répondait au besoin de UConn, soit une solution à grande échelle pour emplacements multiples. Ses fonctions sur mesure, comme le système de notification perfectionné, la technologie axée sur la sécurisation, l'option évoluée de production de rapports et la responsabilisation de la chaîne de possession, permettaient de résoudre des problèmes des procédés actuels. La solution envoie des courriels et des messages texte aux destinataires afin de les aviser de la livraison d'un colis, automatise les zones de réception, indique la situation relative à un colis en temps réel et facilite les demandes de réacheminement. La solution OneSort Pro sert d'outil d'accès aux données et réduit considérablement la saisie manuelle de données. L'intégration des deux systèmes a donné aux centres de courrier de UConn la puissance de frappe nécessaire pour résoudre le problème de livraison de colis. 

Avantages

« Lorsque des étudiants se présentent au comptoir pour réclamer un colis, ils glissent leur carte d'identité, et le système indique tous les colis reçus pour ces étudiants, ainsi que leur emplacement exact sur les tablettes. » Lori Nye, Manager Logistics Administration
University of Connecticut

L'amélioration de la situation relative à la livraison de colis a été presque immédiate. Grâce à cette solution, les camions de FedEx et d'UPS n'ont plus besoin d'effectuer des livraisons à huit emplacements différents. Maintenant, tous les articles sont livrés à l'édifice principal des services de traitement de courrier et enregistrés au moyen de OneSort Pro, et SendSuite Tracking permet d'en faire le suivi à l'échelle du campus, jusqu'à leur livraison finale.

Lori Nye, directrice de la logistique et de l'administration de UConn, affirme que la réduction du temps d'attente dans les centres de courrier constitue un autre avantage. « Pitney Bowes nous a aidés à apposer des étiquettes et des codes à barres sur toutes les tablettes servant à entreposer des colis, a-t-elle déclaré. Lorsque des étudiants se présentent au comptoir pour réclamer un colis, ils glissent leur carte d'identité, et le système indique tous les colis reçus pour ces étudiants, ainsi que leur emplacement exact sur les tablettes. » Si un étudiant a de nombreux colis, le système fournit la liste des emplacements de ceux-ci, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire à la localisation.

Selon les commentaires des étudiants, la fonction de saisie d'image du système OneSort est un succès.« Il est possible que des étudiants attendent de nombreux colis, et s'ils en attendent un en particulier, la possibilité de voir une image du colis avant même de se rendre au centre de courrier s'avère utile », affirme madame Vye. Lorsque les étudiants savent que le colis a été envoyé avec amour par leurs parents ou qu'il contient des médicaments ou un produit acheté sur Amazon, il est plus probable qu'ils le récupèrent rapidement, ce qui libère de l'espace d'entreposage et réduit ainsi le nombre de colis non réclamés.La solution vérifie également l'exactitude de l'adresse d'un étudiant. Le système OneSort enregistre les données sur le colis et les transmet à SendSuite Tracking, qui interface avec le répertoire des étudiants le plus récent. « Donc, si un étudiant déménage et qu'il reçoit un colis le jour suivant, dit madame Nye, ce colis sera livré au bon endroit. »