Code d’éthique

Le conseil d’administration (le « conseil ») de Pitney Bowes Inc. (l’« entreprise ») a adopté le code de déontologie et d’éthique suivant (le « code ») à l’intention des administrateurs de l’entreprise. Le présent code vise à attirer l’attention du conseil et de chacun de ses membres sur des éléments qui présentent des risques éthiques, à donner des conseils aux administrateurs afin de les aider à reconnaître et à gérer les problèmes éthiques, à fournir des mécanismes pour signaler un comportement non éthique et à favoriser une culture fondée sur l’honnêteté et la responsabilité. Chaque administrateur doit respecter la lettre et l’esprit du présent code.

Aucun code, ni aucune politique ne peuvent prévoir toutes les situations qui pourraient survenir. Par conséquent, le présent code vise à énoncer les principes directeurs aux administrateurs. On invite les administrateurs à faire part de leurs questions relatives à des situations particulières pouvant toucher une ou plusieurs dispositions du présent code au président du comité de gouvernance, qui pourra consulter un conseiller juridique interne ou externe, au besoin.

Aucune disposition du présent code ne peut être abolie sans l’approbation du conseil d’administration. Une telle abolition doit être divulguée rapidement aux actionnaires de l’entreprise.

Les administrateurs qui occupent également des fonctions de cadre au sein de l’entreprise devraient lire le présent code, ainsi que le code d’éthique commerciale de l’entreprise.

1. Conflit d’intérêts

Les administrateurs doivent éviter tout conflit d’intérêts avec l’entreprise. Toute situation qui présente ou dans laquelle on pourrait raisonnablement s’attendre à ce qu’il y ait un conflit d’intérêts avec l’entreprise doit être signalée rapidement au président du conseil d’administration et chef de la direction ou au président du comité de gouvernance.

Un conflit d’intérêts peut survenir lorsque l’intérêt personnel d’un administrateur est contraire ou peut sembler contraire à l’intérêt de l’ensemble de l’entreprise. Il peut aussi y avoir conflit d’intérêts lorsqu’un administrateur ou un membre de sa famille immédiate1 obtient des avantages personnels inappropriés en raison de ses fonctions d’administrateur de l’entreprise.

Le présent code ne tente pas de décrire toutes les possibilités de conflit d’intérêts qui pourraient survenir. Toutefois, les conflits les plus courants que les administrateurs doivent éviter sont décrits ci-dessous.

Relation de l’entreprise avec des tiers. Les administrateurs ne doivent pas adopter un comportement ou exercer des activités qui sont contraires à l’intérêt véritable de l’entreprise ou qui perturbent ou entravent la relation de l’entreprise avec toute personne ou entité avec laquelle l’entreprise entretient ou compte amorcer une relation d’affaires ou contractuelle.

Rémunération provenant de sources autres que l’entreprise. Les administrateurs ne peuvent pas accepter, de la part d’une source autre que l’entreprise, une rémunération (sous quelque forme que ce soit) pour des services offerts à l’entreprise.

Cadeaux. Les administrateurs et les membres de leur famille ne peuvent pas accepter de cadeaux de la part de personnes ou d’entités qui font affaire avec l’entreprise si ledit cadeau est offert dans le but d’influencer les actions de l’administrateur en tant que membre du conseil, ou si l’acceptation des cadeaux pourrait créer une apparence de conflit d’intérêts.

Utilisation personnelle de biens de l’entreprise. Les administrateurs ne peuvent pas se servir d’effectifs ou de renseignements de l’entreprise à des fins personnelles, à moins que l’utilisation soit approuvée par le président du comité de gouvernance ou fasse partie d’un programme de rémunération ou de remboursement de dépenses offert à tous les administrateurs.

2. Occasions favorables pour l’entreprise.

Les administrateurs n’ont pas le droit : (a) de saisir à titre personnel des occasions relatives aux affaires de l’entreprise; (b) de se servir de renseignements sur les biens ou de la position de l’entreprise à des fins personnelles; ou (c) de faire concurrence à l’entreprise dans le cas d’occasions d’affaires. Toutefois, si des administrateurs désintéressés de l’entreprise déterminent que l’entreprise ne saisira pas une occasion liée aux affaires de l’entreprise, un administrateur peut le faire.

3. Confidentialité.

Les administrateurs doivent assurer la confidentialité des renseignements qui leur sont confiés par l’entreprise et de tout autre renseignement confidentiel au sujet de l’entreprise qui leur est fourni, peu importe la source, dans le cadre de leurs fonctions d’administrateur, sauf si la divulgation est autorisée ou prescrite par la loi. Aux fins du présent code, le terme « renseignement confidentiel » désigne tout renseignement non public relatif à l’entreprise.

4. Conformité aux lois, règles et règlements en matière d’utilisation équitable.

Les administrateurs doivent respecter les lois, règles et règlements applicables à l’entreprise, notamment les lois sur les opérations d’initiés. Les transactions de titres de l’entreprise sont régies par la politique en matière d’opérations d’initiés de l’entreprise.

Les administrateurs doivent s’efforcer de traiter équitablement les clients, fournisseurs, concurrents et employés de l’entreprise.

5. Incitation à signaler tout comportement illégal ou non éthique.

Les administrateurs doivent favoriser un comportement éthique et prendre des mesures afin de veiller à ce que l’entreprise : (a) encourage les employés à consulter des superviseurs, des directeurs ou d’autre personnel approprié s’ils ont des doutes quant à la voie à suivre dans une situation particulière; (b) encourage les employés à signaler à du personnel approprié les infractions à des lois, règles ou règlements ou au code d’éthique commerciale de l’entreprise; et (c) informe les employés qu’elle ne tolérera pas les représailles relatives à des signalements faits de bonne foi.

6. Procédures de conformité.

Les administrateurs doivent signaler rapidement toute infraction potentielle au présent code au président et chef de la direction ou au président du comité de gouvernance. Le conseil ou une ou des personnes désignées par le conseil enquêteront sur les infractions, et des mesures appropriées seront prises s’il y a infraction au code.

 

1 Selon le règlement 303A(2)(b) du New York Stock Exchange, la « famille immédiate » comprend le conjoint, les parents, les enfants, les frères et sœurs, la belle-mère, le beau-père, les gendres, les brus, les beaux-frères et les belles-sœurs d’une personne, ainsi que toute personne (autre que des employés) qui partage son foyer.