Communiquer avec le conseil

Le conseil d’administration a établi des procédures selon lesquelles les actionnaires et d’autres parties intéressées peuvent communiquer avec le président non dirigeant du conseil, le président du comité de vérification, les administrateurs indépendants ou le conseil d’administration. Ces parties peuvent communiquer par courriel avec le président du conseil, à l’adresse boardchairman@pb.com, et avec le président du comité de vérification, à l’adresse audit.chair@pb.com, ou elles peuvent écrire à l’un ou plusieurs administrateurs, à l’adresse Corporate Secretary Pitney Bowes Inc., 3001 Summer Street Stamford, CT 06926-0700.

Le conseil d’administration a demandé au secrétaire général d’aider le président du conseil, le président du comité de vérification et le conseil à examiner toutes les communications électroniques et écrites décrites ci-dessus, de la façon suivante :

(i) La direction enquête sur les plaintes de clients, de fournisseurs ou d’employés, et des copies de ces plaintes sont transmises au président du conseil.

(ii) Si le secrétaire général reçoit des plaintes ou des communications semblables relatives à la comptabilité, aux contrôles comptables internes ou à des questions de vérification, il les transmettra au vérificateur général et au président du comité de vérification, aux fins d’examen, et le président du conseil en recevra des copies. On enquêtera sur de telles questions, conformément aux procédures établies par le comité de vérification.

(iii) On partagera avec les membres appropriés de la direction les autres communications qui soulèvent des questions nécessitant une enquête, afin de rassembler des renseignements pertinents en vue d’un examen par les administrateurs, et ces communications seront transmises à l’administrateur ou aux administrateurs auxquels elles sont destinées.

Sauf dans la mesure prévue ci-dessus, le secrétaire général transmettra les communications écrites à l’ensemble du conseil d’administration ou à l’administrateur ou aux administrateurs auxquels elles sont destinées, à moins qu’un message ne soit menaçant, illégal ou inapproprié d’une façon similaire. Règle générale, les publicités, les demandes d’abonnement à des périodiques ou autres publications et les autres communications semblables ne seront pas transmises aux administrateurs.