Conformité environnementale des produits

Nous disposons de processus et procédures rigoureux pour veiller à ce que nos produits soient conformes aux normes et exigences environnementales, et depuis 2014, nous avons intégré la conformité environnementale des produits à notre code de conduite destiné aux fournisseurs. Nous vérifions la conformité environnementale des nouveaux fournisseurs dans le cadre de l’étape de demande de renseignements ou d’appel d’offres. De plus, nous exigeons la conformité environnementale dans nos contrats, normes destinées aux fournisseurs et spécifications. Les fournisseurs approuvés doivent fournir des données dans notre base de données de conformité des produits et reçoivent de la formation sur l’utilisation de la base de données et les exigences réglementaires.

Afin de gérer et soutenir ces initiatives, nous disposons de deux équipes interfonctionnelles, soit l’équipe responsable de la conformité des produits (ÉCP) et le comité environnemental (CE). L’équipe responsable de la conformité des produits comprend des représentants des Services de l’approvisionnement, de la chaîne logistique, de la qualité, de l’ingénierie, de la santé et sécurité au travail, des finances, de la gestion mondiale des gammes de produits et d’autres groupes de soutien. Le comité environnemental, qui supervise le travail de l’ÉCP, est composé de cadres qui occupent des postes de direction au sein des Services de l’approvisionnement, de la chaîne logistique mondiale, de l’ingénierie, de la santé et sécurité au travail, de la qualité, de l’éthique et des pratiques commerciales, des affaires juridiques, des finances, de la continuité des activités, de la gestion mondiale des gammes de produits, de la gestion des risques de l’entreprise et de la vérification interne. En plus de donner des conseils, le comité environnemental autorise les ressources financières et humaines nécessaires, applique des mesures disciplinaires au sein de l’entreprise et auprès de notre chaîne logistique, et signale les problèmes éventuels à l’équipe de gestion des risques de l’entreprise.

Évaluation des risquesEnvironmental Compliance Training

L’ÉCP et le CE ont le mandat de déterminer les risques associés au non-respect de règlements, à l’absence de réponse de la part des fournisseurs et aux types de produits. L’ÉCP évalue la fréquence et la gravité des risques et les documente officiellement, selon nos procédures en matière de conformité des produits. 

Nous déterminons les risques et en évaluons la priorité au sein de notre chaîne logistique en examinant les données des fournisseurs. On confie à des équipes internes désignées les fournisseurs que l’on considère à risque élevé, afin qu’elles effectuent une évaluation plus approfondie. 

Équipe d’examen des produits chimiques

Nous disposons également d’une équipe qui examine et approuve les nouveaux produits chimiques avant leur mise en vente, afin de s’assurer qu’ils respectent les exigences de PB en matière de sécurité, qu’ils ont des fiches signalétiques (FS) appropriées et qu’ils font l’objet d’un suivi adéquat en ce qui concerne les rapports réglementaires. Au cours des trois dernières années, l’équipe a travaillé sur la transition de nos FS, afin de les aligner sur le Système général harmonisé de classification et d’étiquetage des produits chimiques des Nations Unies. Le nouveau modèle de FS à 16 sections et les nouvelles étiquettes permettront à nos clients et employés de mieux classer et comprendre les risques chimiques et de mieux communiquer à ce sujet. Elles comprendront des pictogrammes faciles à lire (voir les exemples ci-dessous) indiquant la nature précise du risque associé.  Il est possible de consulter nos fiches signalétiques en cliquant sur le lien suivant : http://www.pitneybowes.msdss.com.

Formation sur la conformité environnementale

Nous croyons qu’afin d’assurer la conformité à l’échelle de l’entreprise, les employés doivent être informés et avoir un fort sentiment d’appartenance. Pour cette raison, nous avons amélioré notre programme de formation afin d’y intégrer de la formation en ligne annuelle automatisée et des activités de formation en personne. Cette formation nous permet de rejoindre un public plus large, de former rapidement les nouveaux employés, d’améliorer la commodité de la planification de formation pour nos employés, de faire le suivi des taux de réussite et d’assurer la participation. L’an dernier, nous avons formé plus de 400 employés au moyen du module en ligne.

Rapports réglementaires et gestion des données

Nous avons mis en place des processus et des programmes pour assurer une production de rapports réglementaires exacts et uniformes. Les échéances des rapports réglementaires et des résumés des exigences sont inscrits sur le calendrier relatif à la conformité. Ce système documente l’affectation de responsables, avise les parties prenantes de l’approche d’échéances, conserve des rapports et des données connexes et envoie par courriel à la direction un avis mensuel relatif aux échéances à venir, à la situation quant à la soumission et aux dates de fin.