Valeurs et éthique

Valeurs et éthique

Les lois et les politiques changent, mais notre détermination à « faire les choses de la bonne façon » reste la même. Nous avons à cœur d’entretenir des relations honnêtes, justes et respectueuses avec nos employés, nos clients et les communautés dans lesquelles nous évoluons. Nous offrons continuellement des programmes d’apprentissage et des formations aux employés, non seulement pour les informer des attentes de l’entreprise en matière de conduite, mais aussi pour leur fournir les outils nécessaires pour réussir dans une culture éthique et conforme à la loi. Nos cours de formation, nos politiques, notre code de conduite, nos rapports, nos réseaux de services de conseil et l’appui de la direction guident leurs choix lorsqu’ils sont confrontés à des situations difficiles. Il incombe à la haute direction de montrer l’exemple des comportements attendus et de s’engager à soutenir une culture d’intégrité florissante. Nous surveillons constamment la performance de notre programme de déontologie et de conformité pour améliorer son efficacité.

Code de conduite

Le Code d’éthique commerciale de Pitney Bowes constitue notre code de conduite. Il offre un aperçu des politiques, lois et conduites que doivent respecter tous les employés à l’échelle mondiale. Bien qu’un comportement conforme à la loi constitue une exigence minimale, nous attendons des employés qu’ils se conduisent selon les normes éthiques les plus strictes. Nous publions le code en deux versions : une pour les employés des États-Unis et l’autre pour les employés des autres pays. La version internationale est publiée en plusieurs langues, d’une part pour informer le plus d’employés possible dans leur langue natale et d’autre part, tenir compte des différences dans les lois et les pratiques culturelles.

Comité d’examen de l’éthique et de la conformité

Notre Comité d’examen de l’éthique et de la conformité est chargé de surveiller et de soutenir les unités commerciales et les unités fonctionnelles afin qu’elles respectent les exigences réglementaires qui s’appliquent à leurs opérations quotidiennes (par exemple la réglementation régissant les contrats gouvernementaux ou la mise au rebut de composants de produits). Ce comité comprend des hauts dirigeants de toutes les fonctions administratives et unités commerciales. Un comité d’examen distinct étudie spécifiquement les questions d’éthique et de conformité par rapport à la main-d’œuvre et à l’emploi.

Formation

Les employés ont le droit de connaître les comportements que l’entreprise attend d’eux. Nous communiquons nos attentes par l’entremise de formations et de programmes pédagogiques annuels, que nous adaptons en fonction des besoins de chaque groupe d’employés et que nous présentons de diverses manières. Chaque année, nous offrons une formation élémentaire ou complète sur d’importants sujets de conformité, qui s’appliquent à tous les employés, ainsi qu’une brève formation pour revoir les principaux points des cours approfondis donnés l’année précédente. Nous envoyons aussi des communications aux employés pour leur rappeler les éléments essentiels couverts dans les cours des années passées. Les nouveaux employés suivent une formation d’introduction sur la conformité en lien avec leur travail, puis, l’année suivante, ils sont inscrits aux cours offerts à l’ensemble du personnel. Grâce à cette approche cyclique, les employés ont toujours à l’esprit les exigences clés. Notre matériel de formation annuelle est disponible en plusieurs langues.

En plus de nos cours standards, nous proposons diverses formations sur demande et d’autres communications périodiques sur l’éthique et la conformité. Si des employés n’ont pas accès à un ordinateur, les directeurs organisent des ateliers de formation mensuels sur des sujets traités dans notre Code d’éthique commerciale.

Canaux de communication pour recevoir des conseils et signaler des incidents

Nous encourageons les employés à demander conseil en cas de dilemme éthique et à signaler tout méfait présumé ou réel. Notre Service d’assistance en matière d’éthique est exploité par un administrateur indépendant et est accessible en tout temps. Les employés peuvent communiquer avec ce service, soit par téléphone pour discuter de leurs inquiétudes (en gardant l’anonymat, si la loi locale le permet) dans l’une des 140 langues offertes, soit en ligne pour signaler un problème. Les employés peuvent aussi communiquer avec le service mondial de l’éthique et de la conformité en personne ou sur la page Web, par courrier, par téléphone ou par courriel confidentiel. Les employés peuvent aussi signaler leurs préoccupations à leur directeur ou à un membre des services des ressources humaines, juridique ou de vérification. Le Service mondial de l’éthique et de la conformité examine rapidement tout signalement de violation potentielle de la loi ou d’une politique de l’entreprise et, si nécessaire, mène une enquête auprès des parties intéressées. Si les résultats de l’enquête appuient les allégations, nous prenons des mesures disciplinaires appropriées et uniformes.