Valeurs et éthique

Nos valeurs nous définissent. Nos normes éthiques sont rigoureuses, et nous formons nos employés sur divers sujets afin de leur fournir les connaissances et les outils nécessaires pour réussir de façon éthique et conforme à la loi et de soutenir leur capacité à mettre nos valeurs en pratique. Aider les employés à savoir ce que l’on attend d’eux fait partie de l’équation, mais il est aussi essentiel que les employés aient le courage de faire ce qu’il faut. La haute direction a la responsabilité de donner l’exemple en ce qui a trait aux comportements attendus et s’engage à appuyer une culture d’intégrité. Notre approche en matière de responsabilité sociale est axée sur ces attentes et valeurs communes qui constituent l’une des forces de l’entreprise depuis des générations. Les mots ont changé au fil du temps, mais les pratiques, le sentiment et le sens demeurent les mêmes.

Risques et continuité des activités

Nous avons envers nos employés et nos clients la responsabilité de veiller à limiter toute interruption des services en cas de crise. Pour ce faire, nous avons mis en place deux équipes multidisciplinaires. L’équipe de gestion de crise (ÉGC) recueille immédiatement les faits, évalue l’incidence d’un événement sur les employés et l’entreprise, et dirige le triage immédiat et y participe, afin de protéger nos employés, nos activités et nos biens. L’équipe de continuité des activités travaille en étroite collaboration avec l’ÉGC afin de limiter les risques pour les employés et l’entreprise, et afin de veiller à minimiser ou éviter toute interruption des activités de l’entreprise. 

Code de conduite

Le code d’éthique commerciale (CÉC) de Pitney Bowes (LIEN) constitue notre code de conduite. Il présente un aperçu des politiques, lois et attentes en matière de conduite qui s’appliquent à tous les employés à l’échelle mondiale. Bien qu’un comportement conforme à la loi constitue une attente minimale, on demande aux employés de toujours fonder leur conduite sur les normes éthiques les plus strictes. Notre réputation et notre réussite reposent en grande partie sur notre façon de traiter nos collègues, nos clients, nos partenaires commerciaux et les collectivités dans lesquelles nous sommes établis. Les lois et les politiques changent, mais notre engagement à « faire ce qu’il faut, de la bonne façon » demeure. Le code est présenté en versions adaptées aux différentes cultures, ainsi qu’en 11 langues et dialectes.

Formation

Les employés ont le droit de savoir et de comprendre ce que l’on attend d’eux. Nous les informons au moyen d’initiatives annuelles d’apprentissage et de formation, et à l’aide de formation sur mesure sur place et en ligne. Notre objectif consiste à offrir de la formation selon un cycle de trois ans. Lors de la première année du cycle, les employés reçoivent une formation de base ou complète sur des sujets importants liés à la conformité qui s’appliquent à tous les employés. Au cours de la deuxième année, les employés passent en revue les faits saillants des cours approfondis qu’ils ont suivis l’année précédente. La troisième année, nous envoyons aux employés des messages de rappel au sujet des éléments essentiels des cours de base. Les nouveaux employés reçoivent une formation d’introduction sur la conformité liée à leur emploi, et, l’année suivante, ils sont inscrits aux cours de base offerts aux employés en général. Cette approche cyclique aide les employés à songer régulièrement aux exigences clés. Notre matériel de formation annuelle est offert en anglais, en français / français canadien, en allemand, en italien, en suédois, en danois, en finnois, en japonais et en portugais brésilien.

En plus de nos cours standards, nous proposons diverses initiatives de sensibilisation et capsules vidéo. Notre programme « Montrer la voie » aide nos cadres intermédiaires à créer leurs propres messages relatifs à la conformité à l’intention de leurs employés. Et dans le cas des employés qui n’ont pas accès à un ordinateur, les cadres peuvent offrir de la formation de groupe mensuelle sur des sujets dont notre code d’éthique commerciale traite.

Réseaux de conseils et de signalement

Nous encourageons les employés à demander conseil en cas de dilemme éthique et à signaler tout méfait soupçonné ou réel. Notre Service d’assistance en matière d’éthique est exploité par un administrateur indépendant et est accessible en tout temps. Les employés peuvent appeler ce service pour discuter de leurs inquiétudes (de façon anonyme, si la loi locale le permet) dans l’une des 140 langues. Les employés peuvent aussi communiquer avec le Service mondial de l’éthique et de la conformité en personne ou sur la page Web, par courrier, par téléphone ou par courriel confidentiel livré directement au bureau du Service mondial de l’éthique et de la conformité. Toutes les allégations d’infraction possible à la loi ou à une politique sont examinées rapidement, et, lorsque c’est nécessaire, une enquête commence immédiatement ou le jour ouvrable suivant. Si les résultats de l’enquête appuient les allégations, nous prenons des mesures disciplinaires appropriées et uniformes.

Indices

Nous surveillons constamment le rendement de notre programme d’éthique et de conformité dans le but d’en améliorer l’efficacité. En 2015, nous avons lancé une initiative visant à créer un outil de création de rapports plus complet. Cet outil permet de créer des rapports non seulement sur des tendances particulières, mais aussi sur l’incidence de la formation sur ces tendances.