3 Personen und 2000 Briefe und Pakete
Dreidimensional und digital
Mehr als 2.000 Paket- und Briefsendungen fertigt die dreiköpfige Poststelle des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung (MDK) Westfalen-Lippe in Münster tagtäglich ab. Der Großteil umfasst sensible Post wie medizinische Gutachten. Schneller Versand, Sicherheit und Nachverfolgbarkeit stehen dabei ebenso im Fokus wie Kostenkontrolle. Der MDK Westfalen-Lippe setzt deshalb auf eine digitale Lösung.
Der Medizinische Dienst der Krankenversicherung (MDK) ist das unabhängige Beratungs- und Begutachtungsunternehmen für die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung. Jedes Bundesland verfügt über einen MDK, in Nordrhein-Westfalen als bevölkerungsstärkstes Bundesland sind es sogar zwei. Der MDK Westfalen-Lippe hat seinen Stammsitz in Münster und betreibt 26 Begutachtungs- und Beratungsstellen in ganz Westfalen. Diese dezentrale Struktur ist dem MDK Westfalen-Lippe wichtig, um die Versichertennähe sicherzustellen und körperliche Untersuchungen möglich zu machen, ohne den Versicherten zu lange Anfahrtswege zumuten zu müssen.
Für die Poststelle jedoch ist die dezentrale Struktur eine besondere Herausforderung. Denn der gesamte Postversand läuft über die Hauptverwaltung in Münster. Neben dem Druck, der Kuvertierung und dem Versand von Ankündigungsschreiben zur Pflegebegutachtung für Versicherte und Gutachten für Leistungserbringer (zum Beispiel Krankenhäuser) und Kranken- sowie Pflegekassen läuft auch der interne Post- und Warenverkehr über das dreiköpfige Team in Münster.
Da beispielsweise Verbrauchsmaterial für Drucker zentral beschafft wird, verschickt die Poststelle häufig Waren an die verschiedenen Standorte. Es kommen auch viele Wertsendungen vor, etwa wenn ein Gutachter ein neues Notebook benötigt. Kürzlich wurden praktisch zeitgleich 140 Bildschirme an Gutachterinnen und Gutachter verschickt. Außerdem gibt es Patientenunterlagen, bei denen ein datenschutzrechtlich einwandfreier Versand für den MDK Westfalen-Lippe selbstverständlich ist. „Das Fachreferat Behandlungsfehler verschickt manchmal große Aktenberge an Gerichte“, berichtet Hans-Peter Henkel vom MDK-Poststellenteam. „Daneben gibt es auch noch kleinere Mengen von Dokumenten, die wir als Paket versenden, damit wir die Sendungsverfolgung nutzen können und einen Nachweis haben.“
ZETTELWIRTSCHAFT ADE
Die Registrierung sämtlicher Pakete sowie die Archivierung der vielen Versandbelege stellte für die Poststelle immer eine große Herausforderung dar. Die Digitalisierung bietet neue Möglichkeiten. Bei einem Versandtechnologie-Unternehmen fand man eine onlinebasierte Lösung, die im Zusammenspiel mit einer Dimensionswaage und einem Etikettendrucker den Versand und die Archivierung einfacher macht.
Für die Versandvorbereitung erfasst die Waage nicht nur das Gewicht, sondern auch sofort die Abmessungen der Sendung und überträgt diese Angaben an eine Plattform. Dort wird der Empfänger eingetragen oder – besser noch – aus einem Adressbuch ausgewählt und die Versandart festgelegt, etwa normales Paket, Expresssendung, Sperrgut oder Wertsendung. Automatisch werden die Kosten für den Versand bei verschiedenen Dienstleistern ermittelt; man trifft seine Wahl und druckt das Versandetikett aus. Die Daten sind erfasst und können jederzeit aufgerufen werden, die Zettelwirtschaft gehört endgültig der Vergangenheit an. „Früher mussten wir für die Sendungsverfolgung umständlich den Einlieferungsbeleg heraussuchen, uns dann im Portal des jeweiligen Versandunternehmens anmelden und die Sendungsnummer eingeben, um die benötigten Informationen zu erhalten. Jetzt haben wir mit nur einem Klick alles im Blick“, erklärt Michael Holtmann vom MDK-Poststellenteam einen bedeutenden Vorteil der neuen Lösung. „Anders als früher notieren wir nun in einem besonderen Feld Angaben zum Paketinhalt, die nicht auf dem Etikett erscheinen. Wenn nach zwei Wochen eine Nachfrage zum Verbleib einer Sendung kam, wussten wir nicht unbedingt, welches Paket gemeint war, denn mitunter erhält ein Standort mehrere Pakete am Tag. Jetzt können wir jederzeit schnell Auskunft geben und Nachweise erbringen. So sind wir auf der sicheren Seite, denn wir sehen den Weg des Pakets vom Etikettieren bis zum Eintreffen beim Empfänger.“
ENDLICH DIGITAL: Hans-Peter Henkel und Oliver Schwipp (links) kennen jetzt den Verbleib eines jeden Pakets genau und haben dadurch viel Sicherheit gewonnen. Über die übersichtliche Shipcloud-Oberfläche (am PC) werden Versandetiketten erstellt, die Sendungen getrackt und alle Versandprozesse sowie Adressen gemanagt. Die Dimensionswaage (rechts) ermittelt nicht nur das Gewicht bis 60 Kilogramm, sondern mit einem Barcodescanner auch die Abmessungen des Pakets. Das erleichtert die Abwicklung enorm.
PORTOKOSTEN HALBIERT
Keine Pakete vermessen, keine manuelle Beschriftung, keine Zettelwirtschaft, keine aufwendige Suche, keine offenen Fragezeichen bei Nachfragen, volle Kontrolle – und Versandkosten werden dabei auch noch eingespart, da im Portal der jeweils günstigste Anbieter angezeigt wird. Neben den großen Anbietern stehen auch die lokalen Versandunternehmen zur Wahl. „Wir sparen jetzt rund die Hälfte der Portokosten im Paketversand ein“, sagt Henkel. Wobei neben den Kosten natürlich vor allem die Sicherheit im Fokus steht.
Für den MDK Westfalen-Lippe hat sich der Einsatz des neuen Systems bereits bewährt. Michael Holtmann: „Unser Paketversand ist im digitalen Zeitalter angekommen.“
Anja Knies
Der Beitrag wurde erstmals veröffentlicht in der FACTS 1/2020