Digitale und analoge Welt konsequent vernetzen

Die Auswirkungen der Digitalisierung sind sichtbar, doch die Digitalisierung selbst ist es nicht. So lässt sich mit Software prima arbeiten, ohne dass man sie anfassen kann. APIs, also Application Programming Interfaces, könnte man sogar als die heimlichen Helden des digitalen Zeitalters bezeichnen, so nützlich und hilfreich sind sie. Dabei weiß nicht jeder, was das ist, und wir merken oft nicht einmal, dass wir sie nutzen – etwa wenn wir die Facebook- oder Twitter-Symbole unter einem Nachrichtenbeitrag anklicken, um ihn auf unseren Profilen zu teilen. Dieser Prozess benötigt eine API, das heißt eine Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen Anwendungen und Webseiten, damit diese sich verstehen. Das ganze Internet ist voll mit diesen Webservices. Diese unscheinbaren Werkzeuge treiben den digitalen Wandel voran, zeigt auch eine Studie der Google-Tochter Apigee: Zwischen 2014 und 2015 hat sich der API-Traffic fast verdreifacht.

Für Unternehmen bieten APIs zahlreiche Einsatzfelder und eröffnen sogar neue Umsatzmöglichkeiten, weiß Burkhard Heihoff, Geschäftsführer von Pitney Bowes Deutschland: „Mit einer API-Strategie können Unternehmen jeder Größe ihre Arbeitsabläufe verbessern. So erleichtern APIs die Zusammenarbeit, erzeugen eine höhere Transparenz, helfen dabei, Risiken zu erkennen und zu minimieren, reduzieren Fehler in adressierbaren Daten und ermöglichen genauere Vorhersagen.“ Darüber hinaus nutzen Unternehmen APIs, um ihre Daten zu monetarisieren, indem sie Partnern und Programmierern bestimmte Datensätze zur Verfügung stellen. Salesforce erzeugt zum Beispiel laut Harvard Business Review 50 Prozent seines Umsatzes durch APIs, eBay 60 Prozent und Expedia sogar ganze 90 Prozent. Expedia bietet seinen Nutzern die Möglichkeit, mithilfe von APIs über Webseiten von Drittanbietern Flüge, Autos oder auch Hotels zu buchen. eBay wiederum nutzt APIs, um seine Auktionen auf anderen Webseiten sichtbar zu machen, Bieterinformationen über verkaufte Artikel zu erhalten, Feedback zu Transaktionen zu sammeln und neue Artikel zum Verkauf aufzulisten.

Für Heihoff ist natürlich besonders interessant, wie APIs ihre Vorteile in die Postbearbeitung einbringen können. „In der Postbearbeitung stehen APIs sowohl aus Unternehmens- als auch aus Kundensicht für Zeitersparnis und Prozesssicherheit“, erklärt er. „Die Wiederverwendung einer bereits vorhandenen API ist mit wesentlich geringeren Kosten bei der Integration verbunden, da es sich um eine standardisierte Schnittstelle handelt. Somit kann ein gewisser Grad an Standardisierung in der Postbearbeitung erfolgen und neue Features lassen sich schneller implementieren. Durch die Bereitstellung einer API für ein Softwareprodukt in der Postbearbeitung können Kunden zudem eine engere Anbindung an das Produkt erzielen. Das schafft Alleinstellungsmerkmale und eine engere Kundenbindung.“

Da die Funktionsfähigkeit der standardisierten Schnittstellen garantiert sei, erhielten wiederum die Kunden ein hohes Maß an Sicherheit. Sowohl die Unternehmens-IT als auch die Kunden könnten sich in der Regel auf einen reibungslosen Prozess verlassen. Weiterhin beschleunige die Standardisierung Projektumsetzungen, da keine komplizierten Sonderwege nötig seien.

APIS FÜR DIE POSTVERARBEITUNG
APIs sind in der Postbearbeitung keine Neulinge: Die Deutsche Post bietet im Rahmen des Infrastrukturrabatts eine API an, um Strukturdaten auf digitalem Weg übermitteln zu können. Moderne Frankiermaschinen können diese API nun verwenden, um eine Verbindung zwischen analogen Briefsendungen und digitaler Einlieferung herzustellen. Noch einen Schritt weiter geht hierbei eine Software, die auf der einen Seite Strukturdaten an die Deutsche Post übermitteln kann und diese auf der anderen Seite den Kunden selbst über eine eigene API bereitstellt.
„Im Bereich E-Rechnung greifen Outputmanagement-Lösungen via API auf zusätzliche Funktionen zu“, ergänzt Heihoff. „Durch diese Integration können Unternehmen auf gesetzliche Anforderungen wie EDI, X-Rechnung oder ZUGFeRD reagieren, ohne die Prozesse auf Kundenseite ändern zu müssen.“

„Mithilfe von APIs kann ein gewisser Grad an Standardisierung in der Postbearbeitung erfolgen und neue Features lassen sich schneller implementieren.“
Burkhard Heihoff, Geschäftsführer 
von Pitney Bowes Deutschland

Der Postversand profitiere ebenfalls deutlich von Schnittstellen, ob zu standortbasierten Lösungen oder zu Informationen von Dienstleistern. Unternehmen können beispielsweise durch die Integration von APIs mit einer Vielzahl von Frachtführern unkompliziert und schnell tagesaktuelle Routing-Informationen und Preise abfragen. Das verbessere die innerbetriebliche Effizienz und wirke sich somit direkt positiv auf die Geschäftsergebnisse aus.

„Klassische Anbieter von Hardware – gerade auch in der Versandbranche – müssen ihre Technik erweitern, um mit der Digitalisierung noch Schritt halten zu können“, ist sich Heihoff sicher. „Dabei spielen APIs eine entscheidende Rolle: Neue Industriedrucker, Kuvertier- und Frankiermaschinen sowie andere Hardware sind heute standardmäßig mit Apps und Internetanbindung ausgestattet, um ihre Funktionalität zu erweitern. Die direkte Anbindung an bestehende Technik im Unternehmen oder bei Partnern ermöglicht einen schnellen, effizienten Datenaustausch – beispielsweise um den tagesaktuell günstigsten Anbieter für ein bestimmtes Poststück zu ermitteln. Der Zugriff auf Unmengen von Daten und Informationen erlaubt darüber hinaus, mit cleveren Ideen neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen.“

Dafür hat der Postexperte ein anschauliches Beispiel: In Australien hat Sendle, ein Anbieter für Versandlösungen, eine Plattform entwickelt, die ein landesweit einheitliches Preissystem für den Paketversand schafft. Ähnlich wie Uber oder Airbnb verfolgt das Unternehmen die Strategie, nur als Agent aufzutreten. So agiert Sendle als Vermittler zwischen den großen Postdienstleistern sowie Aggregatoren und Resellern. Das erlaubt insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen einen unkomplizierten, kostengünstigen Versand: Die über 5.000 möglichen Tarife werden auf 18 reduziert und dabei teilweise um mehr als 70 Prozent gesenkt. APIs sorgen hier für einen reibungslosen Ablauf zwischen den unterschiedlichen Anbietern und den Frankiermaschinen der Geschäftskunden.

„Deutsche Unternehmen stehen Plattformmodellen jedoch noch häufig skeptisch gegenüber“, bedauert Burkhard Heihoff. „Im Zuge der Digitalisierung ist es aber nahezu unausweichlich, die digitale und analoge Welt konsequent zu vernetzen, um im Wettbewerb bestehen zu können. Und dabei sind APIs ein entscheidender Faktor.“

Anja Knies

Artikel in der Sonderausgabe der FACTS (November 2018)

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15.000 Sendungen am Tag: Viele Unternehmen im Großraum München nutzen die Dienste von Gast-Service, auch bekannt als postdienst.de, um ihre Briefe auf die Reise zu bringen. Für die Freimachung sind vier Frankiermaschinen in Verbindung mit einer Kostenabrechnungssoftware von Pitney Bowes im Einsatz. Ingo Gast berichtet FACTS von seiner Erfahrung damit und gibt eine Bewertung ab.

Hybridpost und Logistik sind die zwei wichtigsten Standbeine des Postdienstleisters Gast-Service alias postdienst.de. Die Logistik umfasst im Wesentlichen das Abholen von kuvertierten Sendungen bei Kunden, das Freimachen und das Zur-Post-bringen. Auf diesem Geschäftsfeld ist Gast-Service schon seit 1997 unterwegs, das Unternehmen ist somit einer der ältesten Postdienstleister Deutschlands; heute beschäftigt es 26 Mitarbeiter. Bei der Hybridpost kommt die Fertigung hinzu: Kunden laden ihre Briefdaten sicher per SFTP oder durch einen VPN-Tunnel auf den hauseigenen Server von postdienst.de hoch, der Dienstleister druckt und kuvertiert und verfährt weiter damit wie mit den „Logistik-Briefen“.

Durchschnittlich 15.000 Briefe sind jeden Tag zu frankieren. Dafür nutzt das Unternehmen Maschinen von Pitney Bowes. Vor etwa zehn Jahren wurde die Connect+ angeschafft, die die Möglichkeit bietet, farbige Drucke auf die Umschläge zu bringen, und zwar per Digitaltechnik individuell für jeden Kunden. „Viele Kunden wünschen sich die Frankierung mit ihrem Firmenlogo in ihrer Hausfarbe“, schildert Ingo Gast, der gemeinsam mit seinem Zwillingsbruder Guido das Unternehmen gegründet hat und führt. „Mit diesen Frankiermaschinen sind wir in der Lage, Briefe so zu gestalten, dass der Empfänger nicht merkt, dass ein Dienstleister dahintersteckt, denn die Briefe sehen so aus, als hätte unser Kunde sie selbst verschickt.“ Dieser Mehrwert ist noch dazu ganz einfach zu erzielen, meint Ingo Gast: „Wenn ich überlege, wie umständlich es mit alten oder heute auch mit anderen Frankiermaschinen ist, ein Logo einzurichten: Man muss es beim Hersteller einschicken und zwei Wochen warten, für das Abrufen sind jedes Mal etliche Tasten zu drücken. Seit der Connect+ bietet Pitney Bowes eine App, mit der man das Logo selbst hochladen und on the fly abrufen kann. Das ist ein Riesenvorteil an dieser Maschine und verursacht für ein weiteres Logo keine zusätzlichen Kosten.“

Das ausschlaggebende Kriterium war für ihn allerdings die Mischpostfähigkeit, also Briefe jeden Formats im Wechsel verarbeiten zu können. Zuverlässigkeit, geringe Fehlerquote, hohe Geschwindigkeit und Bedienerfreundlichkeit sind für ihn weitere Pluspunkte. „Aufgrund der guten Erfahrungen sehe ich mich gar nicht nach einem anderen Anbieter um, sondern bleibe Pitney Bowes treu.“

Doch auch Connect+ war gestern. Als im Zuge des neuen Infrastrukturrabatts der Deutschen Post zu Beginn dieses Jahres eine Umstellung der Frankiermaschine notwendig war, hat man sich direkt für ein Upgrade entschieden. Zwei der drei Bestandsmaschinen wurden durch „SendPro P 3000“ abgelöst, eine weitere kam hinzu, sodass jetzt vier große Frankiermaschinen in der Münchener Brieffabrik ihren Dienst tun.

Das tägliche Postvolumen der Kunden ist variabel. Manch ein Kunde verschickt zehn Briefe am Tag, hat zwischendurch jedoch einen Rechnungslauf von 7.000 Stück. Gast ist es gewohnt, mit solchen Schwankungen zu leben. „Um wirtschaftlich arbeiten zu können, müssen wir so viele Prozesse wie möglich standardisieren. Doch wir wollen unseren Kunden flexible Services bieten, wofür wir in die Standards eingreifen möchten. Genau das ist mit Pitney Bowes möglich.“

Als weiteren Standard hat Gast-Service mit den neuen Frankiermaschinen die Software MeterNet implementiert. Diese dient der sehr komfortablen kundenspezifischen Abrechnung – bis zu 50 Parameter sind für jede einzelne Sendung möglich und stehen auch für detaillierte Reports zur Verfügung. Für Ingo Gast hat das zu enormen Verbesserungen geführt: „Zum einen können wir bei der Abrechnung nicht nur die Mengen mit dem Gesamtpreis, sondern auch einzelne Briefsorten wie Großbriefe oder Einschreiben ausweisen. Zum anderen lässt sich eine Fehlfrankierung sehr einfach kostenstellenspezifisch aus der Abrechnung löschen. Über jede Transaktion können wir einen genauen Nachweis erbringen.“

Die Verarbeitung erlebt Gast als reibungslos, vor allem weil das Upgrade einen Barcodescanner enthält. „Sowohl die Frankiermaschineneinstellung als auch die Abrechnung sind jetzt über Barcodes gesteuert, die wir für jede Kostenstelle beziehungsweise für jeden Job vergeben. Weil wir die Jobs nicht mehr am Bedienpult raussuchen müssen, sondern per Scanner aufrufen, hat sich dieser Arbeitsaufwand glatt halbiert. Darüber hinaus ‚weiß‘ die Frankiermaschine durch den Barcode, welches Logo mit der Frankierung auf den jeweiligen Umschlag aufgebracht werden soll.“

Aktuell baut Gast-Service die digitalen Services aus, um vorbereitet zu sein, wenn das analoge Geschäft irgendwann nachlässt. In diesem Zusammenhang steht die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im Vordergrund, eingehende ebenso wie ausgehende. „Bislang ist noch die Hybridpost unser Steckenpferd mit Wachstum“, sagt Ingo Gast. „Hier können wir für jeden Kunden einen Bereich mit seinem individuellen Bedarf einrichten. Der Frankieraufdruck gemäß Corporate Identity und die transparente Abrechnung kommen besonders gut an.“