Digital auf Papier – das geht!

Eine digitale Patientenaufnahme im Krankenhaus, die jeder als gewohnt und persönlich empfindet – wie geht das? Bei den medius KLINIKEN im Kreis Esslingen ist das jetzt gang und gäbe.

Jeder Mitarbeiter im Krankenhaus und auch jeder Patient kennt die Papierflut, die eine Behandlung begleitet. Auf die generelle Patientenaufnahme mit dem Erfassen seiner Daten, dem Behandlungs- und dem Wahlleistungsvertrag sowie einer Einverständniserklärung folgen Anamnese und Aufklärung. Während der Behandlung gibt es verschiedene Checklisten und Dokumentationen. Nach der Behandlung werden die abrechnungsrelevanten Daten auf einem Formular zusammengeführt, die Patienten nach ihrer Zufriedenheit befragt und Dokumentationen zu Folgebehandlungen erstellt. Viele der Papiere werden angelegt, um die medizinische und pflegerische Dokumentation im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu archivieren, andere sind abrechnungsrelevant; fast alle sorgen dafür, dass jedem Patienten überall im Krankenhaus seine eigene, richtige Behandlung zuteilwird – auf jeden Fall sind sie unverzichtbar.

„Natürlich gibt es digitale Patientenakten, doch dafür haben wir bisher im Wesentlichen gescannt“, schildert Franz-Werner Roth, der die Leitung für Organisation und Dokumentenmanagement innehat. „Formulare und Vordrucke wurden digital erstellt, dann ausgedruckt und später wieder digitalisiert. Diesem doppelten Medienbruch möchten wir mit dem digitalen Stift ein Ende bereiten und das Papieraufkommen enorm reduzieren. Als weiterer Benefit wird die Fehlerquote minimiert, die beim manuellen Übertragen von Daten unvermeidlich ist. Eine falsche Zuordnung ist jetzt ausgeschlossen.“

Der digitale Stift von Pitney Bowes, der die Informationen beim Schreiben erfasst, besteht aus zwei Komponenten: einer Kugelschreibermine und einer winzigen Kamera im Kopf. Wie eh und je füllen die Klinikmitarbeiter die Formulare auf Papier aus, das jetzt mit einem Raster hinterlegt ist, und stellen den Kamerastift anschließend in die dazugehörige Dockingstation. Die handschriftlich erfassten Daten werden damit an den Server übertragen, der den „Film“ mit dem elektronisch hinterlegten Formular in Einklang bringt. „So entsteht ein digitales Abbild von dem, was der Mitarbeiter und sein Patient nach wie vor bei sich haben und was der Patient ausgehändigt bekommt – früher war das ein Durchschlag oder eine Kopie“, erklärt Roth. Im Hintergrund wird das Dokument archiviert und gleichzeitig im Krankenhaus-Informationssystem Orbis KIS bereitgestellt, damit jeder zuständige Mitarbeiter Zugriff darauf hat. Für den Echtheitsnachweis der Patientenunterschrift zeichnet der Stift zu dem geschriebenen Text zusätzlich personalisierte Informationen wie beispielsweise die Schreibgeschwindigkeit und den Neigungswinkel auf. Diese „Metadaten“ werden zusammen mit dem Formular-Image archiviert.

Roth hat schon viel Erfahrung mit Digitalisierungsprojekten gemacht und weiß, wie schwer sich die Überzeugungsarbeit mitunter gestaltet. „Dieses Mal haben alle die Vorteile sofort gesehen und ich habe ganz schnell das ‚Go‘ bekommen. Und da auch die Kosten überschaubar sind, lässt sich die Amortisierung leicht absehen. Ein wichtiger Aspekt ist, dass trotz neuem Medium der eigentliche Ablauf für die Mitarbeiter und auch der Gesamtprozess unverändert sind.“

In der IT-Abteilung hat die Einführung der neuen digitalen Prozesse wenig Aufwand verursacht, denn für die Integration in die bestehenden Systeme mussten nur Schnittstellen zum Server, zum KIS und zum Archiv geschaffen werden. Lediglich die Formulare brauchen einen konstanten Standard für das Raster der auszulesenden Bereiche. Sie wurden von einer einfachen Textbearbeitung in ein professionelles Vorlagenprogramm migriert. „Das war ein einmaliger Aufwand von wenigen Tagen, der sich gelohnt hat“, sagt Roth. „Pitney Bowes hat uns dabei unterstützt, die neue Software auf dem Server zu installieren.“

Dann ging es praktisch los mit dem Pilotprojekt. Im ersten Schritt wurde am Standort Nürtingen das Aufnahmeformular mit dem digitalen Stift ausgefüllt. Die Daten stehen dann für alle Folgeformulare zur Verfügung, sodass sie eindeutig dem Patienten und seinem aktuellen Fall zugewiesen sind. Nachdem das reibungslos lief – das war eigentlich sofort der Fall –, konnte damit begonnen werden, weitere Prozesse zu integrieren, die rechtlich oder abrechnungstechnisch teilweise erheblich kritischer sind, und das Projekt auf die Kliniken in Kirchheim unter Teck und Ostfildern-Ruit auszuweiten. Behandlungsverträge, verschiedene Vereinbarungen und der Überweisungsschein sind inzwischen aktiv.

Weil die Nutzung des Stifts keine Umstellung und sofort spürbare Erleichterung mit sich brachte, hat er sich vom ersten Moment an nur Freunde in den medius KLINIKEN gemacht. „Die Kollegen sind begeistert“, freute sich Roth gerade einmal vier Tage nach Projektstart. „Die Mitarbeiter vom Patienten-Service-Center kamen schon zu mir und meldeten eigenen Bedarf an – und das nach so wenigen Tagen.“ Die Akzeptanz ist vor allem deshalb so groß, weil der Patientenkontakt nicht beeinträchtigt wird. „Es ist den Mitarbeitern wichtig, die Daten weiterhin gemeinsam mit den Patienten von Angesicht zu Angesicht zu erfassen“, weiß Martina Fröhlich, Leiterin der Aufnahme in Nürtingen. „Sie schätzen es sehr, dass ihre Arbeit nun danach erledigt ist und die Übertragung ins KIS ohne zu scannen automatisch erfolgt – einen Papierbeleg haben wir hier nicht mehr.“ In den internen Gesprächen, die im Rahmen der Projektierung stattfanden, wurden auch schon weitere Einsatzbereiche diskutiert, beispielsweise in der Patientenaufklärung oder auch für ärztliche Gesprächsdokumentationen. So könnte sich der digitale Neuling in Kürze weit über das Formularwesen hinaus in den medius KLINIKEN etablieren, davon ist Franz-Werner Roth fest überzeugt: „Wir entdecken immer mehr Ansatzpunkte.“

Anja Knies

Medius bedeutet Mittelpunkt – und dort sieht die medius KLINIKEN gGmbH den Menschen. Der gemeinnützige Klinikverbund im baden-württembergischen Kreis Esslingen bietet eine durchgängige Basisversorgung sowie Schwerpunkt- und Spezialkompetenzen über die drei Standorte in Nürtingen, Kirchheim unter Teck und Ostfildern-Ruit hinweg. Rund 2.800 Mitarbeiter kümmern sich um jährlich 49.700 stationäre und 130.000 ambulante Patienten. Viele Zertifizierungen zeugen von dem Qualitätsstandard auf medizinischer und organisatorischer Ebene.  

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