Auf der sicheren Seite

Schicke Lösungen für die Versandoptimierung gibt es viele. Da werden Adressen vor dem Druck nach Postleitzahlen sortiert, Sendungen an einen Empfänger zu einer Sendung zusammengeführt, es wird erkannt, wenn unterschiedlich viele Seiten zu einem Brief gehören, zum Schluss wird der verbliebene Freiraum unter der automatisch generierten Unterschrift noch mit einer wirkungsvollen Werbebotschaft gefüllt, bevor der CI-konforme Versand als Brief oder E-Mail ausgelöst wird, je nachdem, was der Empfänger bevorzugt. Die Möglichkeiten sind fast grenzenlos, doch das braucht Know-how und kostet Geld. Unternehmen mit großen Versandmengen – insbesondere Versicherungen – beschäftigen ganze Abteilungen mit Versandoptimierern, weil sich das bei Zigtausenden Briefen am Tag lohnt. Mit ein paar Abstrichen bei den Möglichkeiten kann jeder, der PDF und Internet kennt und genügend Briefe für eine Kuvertiermaschine schreibt, selbst zum Versandoptimierer werden.

Eine Möglichkeit, die keinesfalls fehlen sollte, ist die Sendungsintegrität: Im Briefumschlag soll das sein, was reingehört, und nicht etwa noch eine Seite des nächsten Briefs. Solche Fehler passieren leicht; sie schaden nicht nur der Reputation des Unternehmens und verärgern den Kunden – es kann auch richtig teuer werden, wenn durch ein solches Versehen vertrauliche Informationen in fremde Hände gelangen. Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die im Mai nächsten Jahres in Kraft tritt, sieht exorbitante Bußgelder vor, wenn gegen solche „Nachlässigkeiten“ keine Vorsorge getroffen wurde.

Die als Software-as-a-Service (SaaS) konzipierte Lösung „Relay Integrity Express“ von Pitney Bowes prüft und dokumentiert automatisch jede Sendung und ihren Inhalt lückenlos. Im Ergebnis hat der Versender zu jeder Sendung einen Nachweis darüber, welcher Brief mit welchem Inhalt an welchem Datum welchem Empfänger geschickt wurde. Das funktioniert mit einem Matrixcode, der alle Informationen enthält und auf jede Seite aufgebracht wird. Ist das nicht kompliziert? „Man muss kein Informatiker sein, um die Barcodes mit Informationen zu versehen“, verspricht André Dykier, Senior-Produktmanager bei Pitney Bowes. „Das Komplizierte haben die Experten im Vorfeld bearbeitet. Mit dem Endprodukt kann jede Bürokraft arbeiten.“

• Die zum Versandoptimierer avancierte Bürokraft kommt vom Schreibtisch aus mit wenigen Klicks zum Ziel:
• Sie loggt sich online in Relay Integrity Express ein.
• Im ersten Schritt wählt sie eine Vorlage aus – etwa „Rechnungslauf“ oder „Aktionsmailing“ und lädt die zu einem PDF zusammengefassten Briefe hoch. Bei außerordentlichen Briefen überspringt sie Schritt eins.
• Im zweiten Schritt werden anhand eines typischen Merkmals wie der Kundennummer oder des Firmenlogos die zum selben Brief gehörenden Seiten in dem großen Dokument festgelegt. Denn es kann ja sein, dass eine Rechnung eine Seite hat, die nächste aber drei. Den zweiten Schritt kann sie überspringen, wenn alle Briefe einseitig sind.
• Im dritten Schritt kann sie den Barcode, der nun schon winzig klein auf jede Seite aufgebracht ist, verschieben, falls er an der Standardposition in der oberen linken Ecke stört. Wenn sie möchte, kann die Bürokraft das Ergebnis in der Vorschau prüfen, außerdem noch die Versandoptionen individuell ändern, die Falzart zum Beispiel oder die Umschlaggröße. Die Briefe kann sie jetzt drucken.
• Nach dem dritten Schritt gibt das System die exakte Kameraposition bekannt, die an der Kuvertiermaschine ausgerichtet werden muss, damit der Code gelesen werden kann. Die Kuvertierinformationen bereitet der Relay Integrity Express auf und stellt sie zum Upload für die Kuvertiersysteme Relay 5000 bis 8000 zur Verfügung. Diese wissen dann, was sie zu tun haben, und nehmen alle Einstellungen automatisch vor.

Diese einfache Anwendung kann bis zu einer voll integrierten Lösung erweitert werden. Hier gibt es noch den Report mit präzisen Angaben bis hin zur Empfängerebene. Sollte es eine Nachfrage vom Kunden geben, ist man auskunftsfähig bis auf die einzelne Seite herunter. Ebenso wenn unangenehmerweise ein Verdacht auf Datenschutzverstoß erhoben wird. Jeder Prozessschritt eines Briefs lässt sich nachträglich zurückverfolgen und belegen.

Die Integrität der Briefe ist durchgängig gewährleistet, denn auch die Verbindung ist integer: Über https ist der Transfer gesichert. Relay Integrity Express ist das jüngste Mitglied der Relay-Familie. Die Produktserie bietet Lösungen, die alle Aspekte des Dokumententransfers betreffen und Funktionen wie hochgradige Automatisierung oder den Versand über alle Kanäle – analog oder digital – und vieles mehr bereitstellt. Dieser Komfort setzt Kenntnisse voraus, die mitgebracht und in speziellen Schulungen vertieft werden. Relay Integrity Express hingegen ist die Lösung, die jeder auf Anhieb selbst bedienen kann. Die Kosten belaufen sich auf eine SaaS-Grundgebühr, die sich am Versandvolumen orientiert und bei 60 Euro monatlich startet. Der Nutzen liegt – zusammengefasst – darin, viel Zeit zu sparen, Dokumentenintegrität zu wahren, keinen Kunden aufgrund von Fehlern zu verlieren – und immer auf der sicheren Seite zu sein.

Anja Knies

• Keine Investitionen in eine eigene IT-Infrastruktur. 
  Die Abrechnung von Software nach dem SaaS-Prinzip ist nutzungsbezogen. Eine Investition in eine ungewisse Zukunft wird dadurch ausgeschlossen, ebenso werden Wartung und Aktualisierung ausgelagert.
  
  
• Flexible Anpassung an den aktuellen Bedarf.
  Die webbasierte Software ist skalierbar und lässt sich an Unternehmenswachstum und steigendes Volumen anpassen – auch temporär, wenn Jahresabschlüsse oder Mailingaktionen anstehen.
  
  
• Ortsunabhängiges Arbeiten.
  Da eine Cloudlösung nicht stationär installiert wird, kann sie von jedem Endgerät aus genutzt werden.