Post außer der Reihe

Wichtige oder wertvolle Sendungen, die nicht über den normalen Versand, sondern nachweispflichtig zugestellt werden, verursachen unverhältnismäßig großen Aufwand. Diesen mithilfe von technischen Mitteln zu automatisieren, ist eine lohnende Investition. Es gibt Sendungen, deren Inhalt wertvoll ist – in ideeller oder monetärer Hinsicht. Das kann eine Kündigung betreffen, eine Mahnung, eine Urkunde, ein Konzertticket oder Waren. Sie in einem normalen Brief zu verschicken, ist riskant: Fristen und Geld stehen auf dem Spiel. Für solche Mehrwertsendungen gibt es verschiedene Möglichkeiten, dem Risiko zu begegnen.

Die gängigste und einfachste ist das Einschreiben. Dieses gibt es in drei Varianten: als Einwurf, das die bloße Zustellung dokumentiert; mit Übergabe, die der Empfänger quittiert, sowie mit Rückschein, auf dem der Versender die quittierte Übergabe dokumentiert bekommt. Offizieller ist eine „förmliche Zustellung“ im gelben Umschlag – ein gängiges Verfahren beispielsweise für Bußgeldbescheide. Ein Fax mit Sendebericht gilt als ziemlich sicher. Ein Paket dagegen ist beim Dienstleister recht hoch versichert, während es den Wertbrief von der Deutschen Post nur noch im internationalen Versand gibt. Wenn es ganz hart auf hart kommt, kann man sogar einen Gerichtsvollzieher in Anspruch nehmen, um Schriftstücke zustellen zu lassen.

Rechtlich ist kaum eine der Zustellarten unproblematisch, weil lediglich die Zustellung der Hülle dokumentiert werden kann. Der Inhalt könnte fehlen oder ein ganz anderer sein. Selbst ein Fax-Sendebericht unterliegt der Beweiswürdigung durch den Richter. Eines jedoch ist ganz sicher: Mehrwertsendungen fallen aus den normalen Verarbeitungsprozessen heraus und machen sehr viel Arbeit, ganz gleich, ob man sie versendet oder empfängt. Weil solche Sendungen mit Zusatzleistung einen besonderen Status genießen, wird in Unternehmen einiger Aufwand betrieben, um ihren Verbleib zu dokumentieren, nicht zuletzt, um im Zweifelsfall einen Beweis an der Hand zu haben oder zumindest einen Verantwortlichen ausmachen zu können.

In der Regel findet diese Dokumentation in Posteingangs- beziehungsweise Postausgangsbüchern statt. Dort wird sorgfältig jede einzelne Sendung eingetragen mit Datum, Versender und Empfänger – jeder Einschreibebrief, jede Kuriersendung, jedes Päckchen, jedes Paket. Wo jeden Tag viele Einschreiben anfallen, liefert die Deutsche Post eine Liste mit, auf der alle Sendungen einschließlich Barcode vermerkt sind. Diese Liste wird dann mit den Briefen abgeglichen und zwecks Nachweis mit allen weiteren Angaben in die Gesamtübersicht übertragen. Ebenso wird über ausgehende Einschreiben eine Einlieferungsliste für die Deutsche Post erstellt. Ist beispielsweise der Verbleib einer Sendung unklar oder bestreitet ein interner oder externer Empfänger ihren Erhalt, kann in den meist handgeschriebenen Verzeichnissen nachgeschaut werden. Der Aufwand ist also höchst sinnvoll – aber doch sehr groß.

Einschreiben automatisiert

Pitney Bowes hat genau dafür „SendSuite Tracking Einschreiben“ entwickelt, ein System, das die zeitraubende Bearbeitung automatisiert. Es setzt sich aus drei Komponenten zusammen: einem Stativscanner, einem Handscanner und einer Software. Damit werden die Einschreiben-Barcodes nacheinander gescannt. Für Kunden mit einer größeren Anzahl an Einschreiben bietet das Unternehmen auch einen Stapelscanner mit Einzugsfunktion an, wodurch der Scannprozess stärker automatisiert und damit weiter beschleunigt wird. Von den Umschlägen wird automatisiert eine Bilddatei erzeugt und abgelegt. So sind alle Sendungen umfänglich erfasst. Beim Verteilen besteht die Möglichkeit, noch einen Lieferschein zu erstellen, den der interne Empfänger quittiert. Für Kunden, die den Onlineservice der Deutschen Post „Elektronische Erfassung Einschreiben“ (EEE) verwenden, hat das Unternehmen eine Schnittstelle in die Lösung integriert, wodurch die Kunden die gescannten Eingangseinschreiben auf dem EEE-Portal bequem hochladen und abgleichen können.

Für ausgehende Einschreiben wiederum entsteht die Einlieferungsliste automatisch, sobald die Sendungen vom Stativscanner erfasst werden. Die Texterkennungssoftware übernimmt die Anschrift und den Barcode ins System; dabei können auch Kostenstellen festgelegt werden. Anschließend kann man sich eine Tagesabschlussliste ausdrucken, die mit den Sendungen an die Post übergeben wird. Das geht auch elektronisch über eine Schnittstelle zur Deutschen Post, die ebenso für jeden anderen Dienstleister eingerichtet werden kann.

Komfortable Features

Über die Automatisierung der üblichen Verarbeitungsprozesse hinaus bietet „SendSuite Tracking Einschreiben“ weitere Features, die das Einschreibewesen komfortabel und transparent machen. So ist die Lösung mandantenfähig, es lassen sich Kostenstellen und Empfänger zuordnen, Berichte und Statistiken erstellen, Barcodelabels können direkt erzeugt werden und alle Einschreiben werden mitsamt Foto papierlos archiviert. Gerade das Archiv bringt eine enorme Erleichterung: „‚SendSuite Tracking Einschreiben‘ verschafft auf Knopfdruck einen Überblick über alle Sendungen, auch Monate nach der Verarbeitung“, erklärt Adrian Bedö, Produktmanager bei Pitney Bowes. „Man kann nach dem Namen suchen, nach der Sendungsnummer oder nach anderen Stichwörtern. Als Ergebnis wird der Scan von dem Brief mit Zeitstempel angezeigt.“ Daraus folgt auch, dass zuständige Personen spontan auskunftsfähig sind, sobald eine berechtigte Anfrage kommt.

Die Lösung zum Erfassen von Einschreibesendungen ist Mitglied der SendSuite-Produktfamilie, die Softwarelösungen für sämtliche Prozesse rund um ein- und ausgehende Sendungen aller Art enthält. „SendSuite Tracking“ erfasst sämtliche Sendungen mit Barcode, also auch Pakete, Kurier-, Wertsendungen oder Anlagen mit integriertem Barcode. Man weiß jederzeit, wo sich die barcodierte Sendung befindet, sobald sie bei einer Übergabe gescannt wird. „SendSuite Tracking Online“ stellt in der Cloud genaue Informationen zum Status von eingehenden Sendungen bereit, sodass keine Sendung mehr verloren geht. Alle SendSuite-Produkte sind modular aufgebaut, sodass ein Unternehmen sie in dem Funktionsumfang bekommt, der benötigt wird, und sie bei Bedarf nachträglich erweitern kann.

Ergänzt wird die Produktfamilie um VPWIN, eine Versandsoftware für herstellende Unternehmen und Kunden mit hohem Versandvolumen, die Schnittstellen sowohl zum ERP-System als auch zu allen Versanddienstleistern bietet. Wie „SendSuite Tracking Einschreiben“ unterstützen auch die anderen Versandsoftwarelösungen von Pitney Bowes dabei, die Prozesse zu automatisieren und Transparenz zu schaffen.

„Rieseneinsparung“

„Wenn man für die Verarbeitung von zehn Einschreiben zehn Minuten ansetzt, schafft ‚SendSuite Tracking Einschreiben‘ das in einer einzigen Minute“, berichtet Adrian Bedö. „Das bedeutet eine Rieseneinsparung, die Lösung amortisiert sich in den ersten Monaten, selbst bei geringen Stückzahlen. Sobald wegen einer Sendung nachgeforscht werden muss, ist die Einsparung kaum noch zu beziffern.“ „Wenn man für die Verarbeitung von zehn Einschreiben zehn Minuten ansetzt, schafft ‚SendSuite Tracking Einschreiben‘ das in einer einzigen Minute“, berichtet Adrian Bedö. „Das bedeutet eine Rieseneinsparung, die Lösung amortisiert sich in den ersten Monaten, selbst bei geringen Stückzahlen. Sobald wegen einer Sendung nachgeforscht werden muss, ist die Einsparung kaum noch zu beziffern!“

[Artikel im FACTS Magazin 3/2017 – klicken Sie hier zum Download des PDFs mit Grafiken und weiteren Details]