„New Normal“ kann kommen
Die meisten Unternehmen haben durch die Coronapandemie massive Einschnitte erfahren – in der Produktivität ebenso wie im Umsatz. Doch viele von ihnen haben dabei verstanden, dass sich das Geschäft auch ganz anders als gewohnt führen lässt. Die Digitalisierung hat gewaltig Schub bekommen, der sich nicht mehr aufhalten lässt. Auch in der Postbearbeitung.
„Die Dezentralität von Geschäftsprozessen entwickelt sich zur neuen Norm“, ist sich Burkhard Heihoff, Geschäftsführer von Pitney Bowes Deutschland, sicher. Bei den meisten Unternehmen hat dies während der Coronakrise in zahlreichen Punkten erstaunlich gut funktioniert: Die Mitarbeiter waren im Homeoffice durchaus handlungsfähig. Es wurden sichere Zugänge zu den benötigten Daten geschaffen, auf professionelle Weise oder notfalls über eine Weiterleitung aufs Privathandy die telefonische Erreichbarkeit sichergestellt und darüber hinaus per Videokonferenz kommuniziert, was das Zeug hält.
Allein der Posteingang zwang Mitarbeiter aus der Administration regelmäßig dazu, sich ins Büro zu begeben, weil dort mit ziemlicher Sicherheit etwas vorzufinden war, das Beachtung erforderte. Zeitgleich wurde dort die Ausgangskorrespondenz gesammelt und kuvertiert. Solche rein analogen Tätigkeiten sind schwerlich ins Homeoffice zu verlagern. Oder?
„Tatsächlich bieten spezialisierte Dienstleister an, den Posteingang umzuleiten, zu scannen und elektronisch an einzelne Mitarbeiter oder Gruppen zu verteilen, sofern es sich dabei um große bis sehr große Mengen handelt“, schildert Heihoff. „Mit der Ausgangspost ist es noch viel einfacher: Jeder Mitarbeiter kann seine Korrespondenz am heimischen PC erstellen und über einen zentralen Druckservice auf den Weg bringen. Bei dieser Hybridpost kommt Pitney Bowes ins Spiel: Unsere virtuelle Poststelle ist für dezentrale Strukturen ebenso geeignet wie für zentrale.“
Schreiben, klicken und gedanklich abschließen ist das Prinzip dieser virtuellen Poststelle aus Senderperspektive. Es muss nur ein spezieller Druckertreiber installiert werden, der den Brief nach dem Klicken an den Druckdienstleister weiterleitet. Dieser druckt, kuvertiert und frankiert alle eingehenden Briefe, bevor er sie noch am selben Tag zu rabattierten Konditionen bei der Deutschen Post einspeist. Ob die Versender diesen Service im Büro oder im Homeoffice nutzen, ist vollkommen freigestellt. Mit Geschäftspapier, Fensterumschlägen und Briefmarken muss sich kein Haushalt belasten.
DSGVO-KONFORM UND TRANSPARENT
„Die erforderliche Sicherheit ist natürlich gewährleistet“, betont Heihoff. „Die Übertragung geschieht über eine durchgängig verschlüsselte Verbindung und die Prozesse beim Dienstleister sind hundertprozentig DSGVO-konform.“ Über das dazugehörige Onlineportal behalten die Versender die volle Transparenz und Kostenkontrolle über jede Sendung in Echtzeit und im Archiv. Die Abrechnung mit Details zu allen Sendungen und Kostenstellen erfolgt monatlich. „Mit der virtuellen Poststelle schauen wir nach vorn“, ergänzt Burkhard Heihoff. „Unsere Hybridpost-Lösungen können Unternehmen dabei helfen, schnell und einfach von Papier auf den digitalen Postversand umzusteigen – inklusive E-Mail und künftiger digitaler Kanäle.“
Anja Knies