Zentraler Druck in Wuppertal

Mit einer Softwarelösung für den zentralen Druck der dezentral erstellten Dokumente übernimmt das Druckzentrum der Stadtverwaltung Wuppertal die Ausgangspost direkt von den Arbeitsplätzen der Verwaltung. Der Wartungsaufwand für die Arbeitsplatzdrucker wird geringer, und es muss weniger Druckmaterial und Post zwischen den Standorten transportiert werden. Dies entlastet die Verwaltung enorm. Die neue Infrastruktur stellt darüber hinaus zukunftsweisende Weichen für viele weitere Entwicklungen in Richtung Digitalisierung und E-Government.

Kein Unternehmen hat ein so breites Produktportfolio wie eine Stadtverwaltung“, erklärt Wolfgang Lompe, IT-Abteilungsleiter der Stadt Wuppertal. Es gibt den Sozial- und den Kulturbereich, den Zoo, die Feuerwehr, die Musikschule sowie die Müllabfuhr, um nur ein paar Beispiele zu nennen, und seitdem 2012 das Jobcenter wieder an die Kommune angeschlossen wurde, ist die Stadt auch dafür zuständig. In Wuppertal sind insgesamt 800 verschiedene Fachverfahren im Einsatz, die Druckoutput erzeugen. 

Dieser ist vollkommen unterschiedlich; Judith Frankenbach, Teamleiterin in der Druckerei: „Einwohnerwesen oder Katasterwesen haben kaum etwas gemeinsam.“

Lompe erzählt: „Zu Großrechnerzeiten erfolgte der gesamte Output zentral. In den aktuellen Anwendungen haben sich die Prozesse immer mehr zu den Sachbearbeitern verlagert. Das führte in Wuppertal dazu, dass es tausende Drucker gibt, die betrieben und gewartet werden müssen.“ Die Sparmaßnahmen, die in Wuppertal wie in vielen andren Städten auf der Tagesordnung stehen, betreffen auch die IT: „Wir brauchen mehr IT, gleichzeitig sollen alle Prozesse schlanker werden. Deshalb schauen wir, ob wir unseren Ämtern etwas anbieten können, das sie unterstützt. “

Alles eine Frage der Gewohnheit

So kam auch die Idee auf, dezentral in den Fachbereichen erzeugte Dokumente wieder zentral zu drucken, zumindest, wenn sie in die Post gehen. Das ist eine große Herausforderung, denn man weiß ja, dass viele Sachbearbeiter sich gar nicht gern darauf einlassen möchten: Den Brief nicht mehr sehen, den Drucker womöglich weggenommen bekommen – unmöglich. Die Initialzündung kam durch das Jobcenter. Zum Bund gehörig, wurde alles zentral in Nürnberg gedruckt. Zurück bei der Stadt, waren die Sachbearbeiter überhaupt nicht erbaut von dem Gedanken, dass sie sich auf einmal mit solchen Tätigkeiten befassen sollten, und sie fragten: „Könnt ihr das auch?“ So wurden Anfang 2012 innerhalb von drei Monaten 600 User an das Druckzentrum angebunden.

Den Lösungsvorschlag dafür brachte Norbert Musiol ein. Er ist Project Consultant bei der Xerox-Vertriebstochter X-NRW in Neuss und als solcher schon unentbehrlich geworden, wenn es um IT-Projekte außer der Reihe geht. Er brachte für die Zusammenführung von Dokumentenprozessen Pitney Bowes und deren Produkt P/I OfficeMail ins Spiel. Als Projektmanager entsandte Pitney Bowes Wolfang Kay: „Xerox kommt selten mit derartigen Prozessen in Berührung und fragt daher bei Pitney Bowes an. Wir pflegen also nicht nur eine vertriebliche, sondern insbesondere eine technische Partnerschaft.“

Durch das umfangreiche Projekt, das sie maßgeblich mitgestalten, sind beide regelmäßig im Wuppertaler Outputzentrum anzutreffen. Innerhalb der Verwaltung wird die Lösung als „Zentraldruck“ bezeichnet.

Zentralisierung Schritt für Schritt

Grundsätzlich hat der Einsatz von Office-Mail das Schriftformerfordernis überdenken lassen: Überall, wo die Unterschrift rechtlich nicht vorgeschrieben ist, kann der Zentraldruck OfficeMail eingesetzt werden. Ein komplexes hinterlegtes Regelwerk sorgt dafür, dass keine Fehler gedruckt werden. Fehlt etwa auf einem Anschreiben der Empfänger, bekommt der Sachbearbeiter eine Fehlermeldung, noch bevor er auf „Drucken“ klickt. Auch kann er einen Druckauftrag zurückholen, solange die Verarbeitung noch nicht erfolgt ist. Das Spardiktat schreibt Duplexdruck vor.

Die erste Herausforderung bestand darin, die Nutzer- und Rechteverwaltung aus dem Active Directory in OfficeMail zu nutzen; in der ersten eingesetzten Programmversion war die AD-Integration noch nicht vollständig gelöst. Inzwischen wird am Single-Sign-on-Verfahren gearbeitet, damit die Nutzer sich nicht für alle Anwendungen einzeln anmelden müssen. Auch manch andere Wuppertaler Änderungswünsche wurden von Pitney Bowes zeitnah erfüllt. 

Solange die digitale Akte noch nicht realisiert ist, wird lokal immer eine Aktenkopie benötigt. Diese wird durch einen einzigen Druck vorgang erzeugt, indem der Sachbearbeiter in der Druckertreiber-Maske ein Häkchen bei „Aktenkopie“ macht: Der Brief wird daraufhin im Druckzentrum gedruckt und weiterverarbeitet, die Kopie kann sich der Sachbearbeiter aus seinem Abteilungsdrucker holen und abheften.

Rollout über die Stadtgrenzen hinaus

Die Jobcenter-Prozesse machen Schule. Es werden jetzt mehr und mehr Bereiche und Abteilungen eingebunden, um irgendwann die Arbeitsplatzdrucker auf ein Minimum zu begrenzen. Im Jobcenter ist die Office-Mail-Schulung in die allgemeinen Fachanwendungs-Schulungen als fester Bestandteil mit aufgenommen worden. Judith Frankenbach hat dafür einen kompakten und übersichtlichen Leitfaden entwickelt und ihn mit „unbedarften“ Personen auf Verständlichkeit getestet: „Eine Stadtverwaltung ist vielschichtig, und man muss jeden Bereich einzeln überzeugen. Bei manchen ist das ganz leicht: Unser System ist zukunftstauglich, denn bei einem familienfreundlichen Arbeitgeber, als der die Stadt Wuppertal zertifiziert ist, wird Heimarbeit zunehmen. Der zentrale Druck ist dafür Voraussetzung.“

Heute werden große Teile der städtischen Ausgangspost zentral gedruckt, das Jobcenter ist schon bei 80 Prozent, aus der gesamten Stadtverwaltung gut die Hälfte – 1,1 Millionen Briefe pro Jahr. Sämtliche Post wird es nie werden, weil es mitunter spezielle Beilagen – wie etwa die Hundemarke – gibt, die das Druckzentrum nicht automatisiert verarbeiten könnte. Doch das System ist inzwischen so interessant, dass es anderen Verwaltungen und Firmen vorgeführt wird: Wolfgang Lompe und Judith Frankenbach zeigen interessierten Organisationen und Unternehmen gern, was sie umgesetzt und erreicht haben.

Wuppertal ist Referenzkunde für X-NRW und Pitney Bowes. Dr. Jörg Weidemann, Stadtbetriebsleiter und IuK-Steuerungsbeauftragter, hat OfficeMail in die IT-Strategie der Verwaltung aufgenommen; damit ist es ein zentrales Element in der Ausgangsschnittstelle von der Verwaltung zu ihren Bürgern und Unternehmen. Dies hat auch der Stadtkämmerer anerkannt: Die Ämter werden entlastet, ohne dass dadurch zusätzliche Kosten entstehen. „Trotzdem werben wir selbst intern um die Akzeptanz“, sagt Frankenbach. „Wir haben einen besseren Zugang zu den Fachbereichen, als wenn es die Direktive gibt: ‚Ihr müsst'.“

Der Grundstein für die Digitalisierung ist gelegt

Die Basis für das gesamte Outputmanagement ist der P/I Output Manager, ebenfalls ein Produkt von Pitney Bowes. Hierüber werden alle Druckprozesse gesteuert, und es wurde manches komplexe Problem gelöst. Frankenbach erklärt beispielhaft das Grundabgabeverfahren: „Die Bescheide enthielten Müllabfuhr, Straßenreinigung und Abwasser, jetzt ist noch Trinkwasser dazugekommen: Die Bescheide ändern sich. Die Anzahl der Wasserzähler ist variabel, und man weiß nicht, wie lang ein Bescheid wird, damit der passende Umschlag automatisiert ausgewählt werden kann. Dafür mussten Routinen entwickelt werden, die jederzeit anpassungsfähig sind.“

Die IT hat mit dem P/I Output Manager weitere Pläne. „Wenn wir an dieser einen Stelle elektronische Zustellprozesse anbinden, können wir sie in der gesamten Verwaltung nutzen und müssen sie nicht in jeder Fachanwendung einzeln realisieren“, erklärt Lompe. „Die Bürger müssen die Wahl haben, wie sie ihre städtischen Dokumente zugestellt haben wollen. Wir stellen die Weichen dafür.“ 

Sichere elektronische Übertragungswege sind notwendig, ebenso ein Bürgerportal als direkte Kundenschnittstelle. Um solche Projekte finanzierbar zu gestalten, setzt Wuppertal auch auf interkommunale Kooperation. „Wir müssen nicht alles selbst machen“, so Lompe. 

Ein zukünftiges Thema für die IT der Stadtverwaltung ist der Posteingang, denn zu Jahresbeginn wurde die Poststelle dem Bereich zugeschlagen. Damit rücken auch die Posteingangsprozesse in den Blick der zentralen IT. Bei den bisherigen Lösungen und E-Akten wird die Post noch immer bis zu den Ämtern und Mitarbeitern verteilt. Zentrales Scannen und elektronische Postverteilung sind die nächsten Herausforderungen.