5 keys to upgrading your production print systems

Postbearbeitung und Versand

5 entscheidende Faktoren bei der Aktualisierung Ihrer Produktionsdrucksysteme

Berücksichtigen Sie die folgenden fünf Faktoren bei Ihrer nächsten Investition in Druck- und Finishingsysteme und seien Sie Ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus.

Ihre Druck- und Finishingprozesse sind komplex und greifen oft auf mehrere Systeme verschiedenener Anbieter zurück. Wenn diese Systeme genau aufeinander abgestimmt und zu einem optimal integrierten End-to-End-Prozess zusammengefasst sind, können Bediener produktiv, kosteneffizient und zuverlässig mit ihnen arbeiten. Erfahren Sie, wie Sie diese Vorteile voll ausnutzen können.

In einigen Fällen werden Unternehmen durch veraltete Systeme behindert, die den wachsenden Erwartungen in Bezug auf Qualität oder Volumen nicht mehr standhalten können. Manche Unternehmen entwickeln „Automatisierungsinseln“ in ihrem Druck- und Geschäftsbetrieb. Dabei handelt es sich um Silos, in denen ein bestimmter Teil des Prozesses optimiert ist, ohne effektiv in das restliche System integriert zu sein (was das Gesamtsystem oft eher behindert).

Unternehmen stehen heute unter so starkem Druck, dass sie sich keine Ineffizienzen oder mangelnde Integration in ihrem Druck- und Versandbetrieb leisten können, sagt Kevin Marks, Vice President of Global Production Print bei Pitney Bowes.

„Dies betrifft sowohl unternehmensinterne Druckabteilungen als auch kommerzielle Dienstleister. Betriebsleiter müssen neue Kundenanforderungen erfüllen, mit weniger Ressourcen bessere Ergebnisse erzielen und im Rahmen geänderter oder neuer Vorschriften und Regelwerke operieren,“ erklärt Marks. „Im Endeffekt bedeutet dies, dass Prozesse aus der Vergangenheit für die Zukunft keinen Erfolg mehr garantieren. Wer stillsteht, der fällt zurück.“

Um Ihren Erfolg zu beschleunigen, sollten Sie eine Investition in die neueste digitale Tintenstrahlfarbdrucktechnologie erwägen. Dabei können die folgenden fünf Faktoren Ihre Suche leiten und Ihre Entscheidungsfindung unterstützen.

 

01.  Hohe Druckqualität und optimierte Prozesse

Die Qualität von Tintenstrahlfarbdruck hat sich seit der Einführung vor etwa 10 Jahren stark verbessert. Fortschritte in Druckgeschwindigkeit und Auflösung ermöglichen eine schnelle und kostengünstige Druckproduktion ohne Kompromisse. Bedenken Sie dabei auch, dass Druckqualität mehr als nur eine Frage der Ästhetik ist. Sie unterstützt die Prozesseffizienz und den Nettoertrag des Gesamtprozesses.

Es ist entscheidend, dass das gesamte System für Druck- und Versand betrachtet wird. Wenn das System Ineffizienzen oder Unzulänglichkeiten aufweist, kann sich das negativ auf die Anstrengungen Ihres Unternehmens auswirken.

„Ihre Druckausgabe ist die Eingabe für den Kuvertierer. Wenn das Drucksystem keine durchgehend hohe Druckqualität liefern kann, führt dies zu Ausschuss und Compliance-Risiken in Ihrem Prozess,“ sagt Marks. „Wenn ein Kontoauszug schlecht lesbar ist oder leicht verschmiert, kann dies teure und zeitraubende Nachdrucke erforderlich machen.“

Gleichermaßen ist ein undeutlich gedruckter Barcode auf einem Dokument nicht maschinenlesbar und stellt ein Fehlerrisiko dar.

„Wenn Ihr Kuvertierer Barcodes nicht lesen kann, könnten Dokumente im falschen Umschlag enden und so zu Compliance-Risiken führen,“ fügt Marks hinzu.

Weitere Risiken sind fehlerhafte Angaben und eine verzögerte Zustellung, was den Kundendienst beeinträchtigt. Kunden, die eine „6“ in ihrem Auszug nicht von einer „9“ oder einer „8“ unterscheiden können, werden verständlicherweise unzufrieden sein.

„Es geht um mehr als nur die Auflösung, obwohl auch diese wichtig ist, da der Standard für Druckqualität ständig steigt,“ sagt Marks. „Sie müssen die Gesamtauswirkungen von Druckmaterialien auf Ihre Produktion betrachten.“

 

02.  End-to-End-Systemintegration

Es ist kaum überraschend, dass Druckerhersteller ihren Schwerpunkt auf die Druckfunktion legen. Im Gegensatz dazu konzentrieren sich die Anbieter von Finishingsystemen auf die Bearbeitung von Poststücken.

Um die Vorteile eines modernen und effizienten Druck- und Versandbetriebs jedoch voll nutzen zu können, müssen Sie Ihren gesamten Produktionsprozess optimieren, nicht nur bestimmte Komponenten. Wenn Sie nur einen einzelnen Aspekt der Produktion verbessern, kann dies sogar negative Auswirkungen auf andere Prozesselemente haben, sodass die Prozesseffizienz insgesamt sinkt.

„Bei Entscheidungen in Bezug auf die Anschaffung neuer Drucktechnologien wählen Unternehmen oft höhere Geschwindigkeit und größeren Durchsatz,“ erklärt Marks. „Aber wenn Kuvertiersysteme der nächste Prozessschritt sind und diese keine höheren Volumen bewältigen können, können die Unternehmen die Vorteile eines Wechsels zum Tintenstrahldruck nicht voll ausschöpfen. Man muss daher den gesamten Prozess betrachten.“

Im Gegensatz dazu kann ein Anbieter für integrierte Druck- und Finishingsysteme abwägen, wie jeder einzelne Schritt in der Wertschöpfungskette sich auf andere auswirkt und auf diese Weise nicht nur die Betriebsleistung verbessern, sondern auch zusätzliche Geschäftsvorteile eröffnen.

Unternehmen, die den Druck und die Endbearbeitung harmonisieren, werden ihre Kundenrechnungen wahrscheinlich schneller als ihre Mitbewerber versenden. Und wenn Sie Rechnungen schneller versenden, werden diese auch schneller beglichen. Multiplizieren Sie dies mit Tausenden, Zehntausenden oder Millionen von Kunden und es wird schnell klar, dass der Einfluss auf Ihren Cashflow signifikant ist.

 

03.  Problemlose Upgrades

Die Erwartungen der Kunden steigen fast täglich und Ihre Leistungsfähigkeit muss damit Schritt halten. Unternehmen mit einem praktischen und erschwinglichen Upgrade-Pfad für ihre Technologien haben einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern, die ihr Druck- und Versandsystem alle paar Jahre vollständig ersetzen müssen.

„Die Tintenstrahltechnologie entwickelt sich ständig weiter. Drucksysteme werden immer schneller und bieten regelmäßig höhere Auflösungen,” sagt Marks. „Das Problem liegt darin, dass viele Druckerhersteller lieber neue Systeme statt Upgrades verkaufen. Selbst wenn sie ein Upgrade anbieten, sind die Kosten dieser Systeme oft untragbar oder ihre Implementierung impraktikabel.“

Viele Anbieter schlagen statt einem Upgrade eher vor, ein oder mehrere Systeme physisch zu entfernen und durch neue Technologie zu ersetzen.

„Wie stark würde ein solches Vorgehen Ihren Betrieb stören?“ fragt Marks. „Und wie erschwinglich ist das neue System, besonders wenn das ursprüngliche System bereits geleast oder in einem Abschreibungsplan ist?“

Die Alternative ist, neue Verbesserungen nachträglich in bestehende Systeme zu installieren. Ein praktikables Upgrade vor Ort bedeutet weniger Betriebsunterbrechungen und es kann dennoch Ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern. Wenn Sie Ihren Kunden keine hochwertige Druck- und Versandqualität bieten können, sind Sie gezwungen, über den Preis zu konkurrieren; und dies ist langfristig nicht tragbar.

„Es ist eine Frage der Zukunftssicherheit für Ihre Investitionen in Druck und Versand,“ fügt Marks hinzu. „Unternehmen die sich für Lösungen mit einem bewährten Upgradepfad entscheiden, sind ihren Mittbewerbern stets einen Schritt voraus und können Kosten sparen und den Veränderungen auf dem Markt standhalten.“

 

04.  Gesamtkosten

In einer zunehmend digitalen Welt müssen Druckprozesse effizienter denn je sein, um eine angemessene Rendite zu erzielen. Daher müssen Unternehmen beim Auswerten von Lösungsanbietern auch die Betriebskosten berücksichtigen.

„Unternehmen, die über die effektiven Stückkosten nachdenken, sind auch in der Lage, ihren Umsatz zu steigern und ihre Margen zu verbessern,“ erklärt Marks.

 Dabei ist es besonders wichtig, ein genaues Modell der Betriebskosten zu entwickeln, das auch den Tintenverbrauch einschließt, der für die gewünschte Druckqualität erforderlich ist.  Außerdem müssen Unternehmen die Investitionskosten im Auge behalten und sich ein klares Bild über zukünftige Upgrades machen, um sicherzustellen, dass ihr System immer für die Qualität der nächsten Generation optimiert ist. Einige Hersteller bieten auch Programme an, um Betriebskosten vorhersehbarer zu machen. 

Je besser Ihre operativen Margen sind, desto stärker ist auch Ihre Position, wenn es um das Gewinnen neuer Geschäfte geht.

 

05.  Service-Fachkenntnisse und Verantwortlichkeit

Gut gewartete Systeme sind kostengünstiger, zuverlässiger, bieten höheren Output und vereinfachen zukünftige strategische Upgrades. Laut Marks ist das ideale Szenario eine Zusammenarbeit mit einem Partner, der genau versteht, wie die verschiedenen Teile in Ihrem gesamten System gewartet und optimiert werden müssen.

„Wenn ein Wartungstechniker für Ihr Drucksystem am Standort ist und der Kuvertierer ausfällt, dann sollte dieser Techniker auch in der Lage sein, Ihnen mit dem Kuvertierer zu helfen,“ erklärt Marks. „Dies verkürzt nicht nur die Wartezeit für Reparaturen, sondern es bedeutet auch, dass Ihnen ein Experte zur Verfügung steht, der den gesamten Prozessverlauf überwachen und mögliche Verbesserungen darin identifizieren kann.“

Dadurch ist die Wartungsverantwortlichkeit eindeutig, und Sie haben für jegliche Probleme im Prozess einen einzigen Anlaufpunkt.

„Der Druck- und Versandbetrieb ist eine komplexe Welt mit hohen Kosten und Risiken, wenn Fehler gemacht werden,“ sagt Marks. „Machen Sie es sich daher nicht komplizierter, als es sein muss. Arbeiten Sie mit einem Partner zusammen, der sich mit allen wichtigen Elementen eines integrierten Druck- und Versandprozesses auskennt. Wählen Sie einen Partner mit nachgewiesener Erfahrung, der Ihnen helfen kann, Ihre Betriebs- und Umsatzziele zu erreichen.“

Um wachsen zu können und wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Sie zweckorientierte Lösungen. Erfahren Sie mehr  über die Lösungen von Pitney Bowes, die Ihnen zum Erfolg verhelfen können.

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