Postbearbeitung und Versand
Betrachten Sie das Gesamtbild vor dem Kauf eines Kuvertiersystems.
Um Kundenanforderungen zu erfüllen, stehen viele mittelgroße Druck- und Versanddienstleister häufig vor heiklen Investitionsentscheidungen. Für diese Dienstleister ist die Entscheidung für den Kauf eines neuen Kuvertiersystems vor allem eine Entscheidung, mit der sie ihre Wettbewerbsfähigkeit bewahren.
„Unternehmen, die in der Regel ihre Poststücke intern verarbeiten, wie im Versicherungswesen, im Finanzbereich und der Telekommunikation, ziehen mittlerweile eine Auslagerung in Betracht. Mittelgroße Dienstleister müssen nun mit dem Ausbau ihrer Kapazitäten beginnen, damit sie sich um diese Aufträge bewerben können“, erklärt Eddy Edel, Vice President Inserting Product Management bei Pitney Bowes. „Wenn ein Kunde Sie fragt, ob Ihr Unternehmen große Mengen an vertraulichen Poststücken bearbeiten kann und ob Sie Berichtsfunktionen anbieten, die diesen Prozess nachvollziehbar machen, möchten Sie in der Lage sein, diese Fragen mit einem klaren ‚Ja‘ zu beantworten.“
Allerdings ist es schwierig, einen derartigen Auftrag zuzusagen, wenn die vorhandenen Kapazitäten der Anfrage des Kunden nicht gewachsen sind. Darüber hinaus werden mittelgroße Unternehmen bei ihrer Entscheidung, kurzfristig in ein neues Kuvertiersystem zu investieren, oft von einem knappen Budget eingeschränkt. Aber wie Edel erklärt, ist es durchaus möglich, kluge Investitionen in Kuvertiertechnologie zu tätigen, die die Wettbewerbsfähigkeit steigern, ohne das Budget übermäßig zu belasten. Sie müssen nur das Gesamtbild betrachten.
Und genau dies taten die Fachleute von Pitney Bowes, als sie die Eignung des Epic™ Kuvertiersystems für verschiedene Workflows bei kleinen, mittleren und großen US-amerikanischen und internationalen Versandzentren bewerteten. Der Gedanke dahinter war, Ineffizienzen im betrieblichen Ablauf zu ermitteln, die die Kosten der Kuvertierung in die Höhe treiben.
Nach Aussage von Edel setzen sich die vollständigen Kosten für die Produktion eines einzelnen Poststücks aus drei wesentlichen Aufwandsposten zusammen:
01. Sachaufwand: z. B. der Kauf eines neuen Kuvertiersystems
02. Betriebskosten: Personal, Arbeitskosten und Wartung einschließlich Leistungen von Drittanbietern
03. Verbrauchsmaterialkosten: Papier, Tinte und sonstiges damit in Verbindung stehendes Verbrauchsmaterial
Das Verbrauchsmaterial gilt laut Edel unter diesen drei Faktoren als größter Kostentreiber. Darüber hinaus stellen schlecht optimierte Betriebsabläufe ein weiteres Problem dar.
„Wenn Sie ein Hochgeschwindigkeits-Kuvertiersystem kaufen, benötigen Sie möglicherweise eine sehr große Anzahl an Mitarbeitern, um ein Gerät diesen Ausmaßes zu bedienen. Und das treibt wiederum die Kosten in die Höhe“, so Edel. „Sie könnten zwar ein Kuvertiersystem mit niedriger Geschwindigkeit wählen, für dessen Bedienung nur eine Person erforderlich ist, aber können Sie dann noch größere Kunden betreuen? Sie dürfen sich nicht nur auf den Durchsatz konzentrieren. Stattdessen müssen Sie überlegen, wie Sie die Kosten pro Stunde optimieren können.“
Das Team von Pitney Bowes hat sich intensiv damit beschäftigt, wie diese Herausforderungen mithilfe eines flexiblen und effizienten Kuvertiersystems bewältigt werden können. Heraus kam dabei das Epic Kuvertiersystem, das finanzielle Flexibilität, komplexe Anwendungsfälle und Mehrwertfunktionen bietet, die mittelgroße Unternehmen benötigen, um sich gegen größere Mitbewerber in der Branche bei lukrativen Kunden durchzusetzen.
Machen Sie sich die finanzielle Flexibilität zunutze.
Das Team hat das Gesamtbild betrachtet und konnte so das Epic Kuvertiersystem für verschiedene Praxisanwendungen optimieren. Das Ergebnis ist ein System, das sich an verschiedenste finanzielle und betriebliche Modelle anpassen lässt.
„Wir haben uns in die Lage eines Unternehmens versetzt, das vor einer Investitionsentscheidung steht und ca. 80 % Vor-Kauf-Evaluation durchgeführt“, so Edel. „Das System wurde speziell für eine Durchsatzsteigerung bei gleichzeitiger Optimierung des eingesetzten Personals, Steigerung der Systemverfügbarkeit und Verringerung kostspieliger Abgleiche konzipiert.“
Durch eine umfangreiche Nachverfolgung und detaillierte Berichterstellung können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe weiter optimieren, um ihrer finanziellen Realität Rechnung zu tragen und eine bessere Effizienz in Bezug auf Arbeitsaufwand, Material und Durchsatz zu erzielen. Dank Produktivitätslösungen wie DirectView, die Echtzeit-Feedback zu Auftragsfortschritt und Betriebseffizienz bieten, können Unternehmen leicht kontinuierliche Verbesserungsinitiativen umsetzen und so sicherstellen, dass sie Sendungen zu den niedrigsten Kosten pro Poststück produzieren.
Wir sind stets bestrebt Ihnen im Rahmen unserer Dienstleistungsbeziehung weitere finanzielle Flexibilität zu bieten. Hierzu gehört beispielsweise die Schulung von Bedienerpersonal mit dem Ziel, die Produktivität zu steigern. Es besteht auch die Option, zertifizierte Hybridlösungen zusammenzustellen: Pitney Bowes kann generalüberholte Altsysteme mit neuen Epic Kuvertiermodulen kombinieren. Dadurch können Unternehmen die neueste Technologie nutzen und gleichzeitig die Kosten für die Erstinvestition senken.
„Wir versetzen uns in die Lage des CFO“, so Edel. „Es geht nicht nur um Geschwindigkeit und die Kapazitäten. Es geht vielmehr um den Ausbau Ihrer Fähigkeit, hohen Durchsatz, größere Arbeitsbereichseffizienz und niedrige Gesamtbetriebskosten mit einer risikofreien Lösung sicherzustellen, die zusammen mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.“
Unterstützen Sie neue, komplexe Anwendungsfälle.
Eine weitere Möglichkeit, die Gesamtbetriebskosten zu senken, bietet die Unterstützung einer breiten Palette von Anwendungen mit nur einem System. Durch das modulare Design und die Automatisierung des Epic Kuvertiersystems können Bediener innerhalb weniger Minuten zwischen Formaten wechseln und so komplexere Anwendungen für ihre Kunden abdecken.
Immer mehr Unternehmen investieren in Hochgeschwindigkeits-Tintenstrahldrucker, verfügen aber nicht über Kuvertiersysteme, die mit einer höheren Produktionsrate Schritt halten können. Die Investition in die neue Tintenstrahltechnologie erfordert von Unternehmen ein Überdenken ihrer Arbeitsabläufe, um sicherzustellen, dass sie über flexible, hocheffiziente Kuvertiersysteme mit hohem Durchsatz verfügen, die mit den Funktionen der neuen Tintenstrahldrucker mithalten können.
Dies war eine wichtige Überlegung für Financial Statement Services, Inc. (FSSI), einem Druck- und Versanddienstleister, der C4-Umschläge, 6x9-Kuverts und Standardbriefumschläge verarbeitet. Das Umrüsten zwischen Konfigurationen dauerte einfach zu lange, so Chief Operating Office Henry Perez.
„Wenn das System mit einer hohen Geschwindigkeit arbeitet, sich aber während des Umrüstens für längere Zeit im Leerlauf befindet, dann ist das eine Produktionsbehinderung, die wir in unserem Arbeitsumfeld nicht gebrauchen können“, so Perez. Heute bewältigt das Epic System bei FSSI mehr als 70 Auftragswechsel pro Tag. Dies hat eine beachtliche Senkung der Ausfallzeiten zur Folge.
Bieten Sie Mehrwert.
Von besonderer Bedeutung ist auch, dass das Epic System hohen Durchsatz und hohe Effizienz ohne Qualitätseinbußen bietet.
„Im Hinblick auf Compliance müssen Unternehmen ihren Kunden eine 100%ige Genauigkeit bei der Erstellung ihrer Sendungen zusichern können“, so Edel. „Epic bietet die Nachverfolgung von Poststücken und die erforderlichen Berichterstellungsfunktionen.“
Mit den richtigen Kuvertiersystemen können Sie höherwertige Kommunikationen erstellen und damit mehr Umsatz aus der Kuvertierung generieren. So sind Unternehmen beispielsweise bereit, mehr für physische Kommunikation zu bezahlen, die persönlich für den Empfänger gestaltet ist, da sie wissen, dass diese Ebene der Personalisierung einen besseren Kundendialog fördert als Standardumschläge. Ein präzises Kuvertiersystem stellt sicher, dass kundenindividuelle Poststücke mit garantierter Genauigkeit an die richtigen Empfänger gesendet werden.
Letztendlich liefert das richtige Kuvertiersystem eine gesunde Rendite nicht nur durch mehr Betriebseffizienz, sondern ermöglicht zudem neue Formen der Umsatzgenerierung. Wir helfen unseren Kunden, ihren Umsatz zu steigern, indem wir neue Umsatzmöglichkeiten schaffen.
Erfahren Sie, wie Kuvertiersysteme eine schnellere und präzisere Postbearbeitung ermöglichen. Erfahren Sie, wie das Epic™ Kuvertiersystem Ihnen dabei helfen kann, höhere Durchsätze zu erreichen, ohne die Poststückintegrität und Genauigkeit zu beeinträchtigen.