Die University of Hertfordshire optimiert ihre Dienstleistungen für Studenten und steigert die Effizienz durch die Automatisierung der Sendungsverfolgung.

Zusammenfassung

„Ich war sehr beeindruckt von der Lösung, die Pitney Bowes bereitgestellt hat. Pitney Bowes hat sehr gut mit uns zusammengearbeitet, um zu gewährleisten, dass alle Anforderungen der Universität erfüllt werden.“ Thomas Andrews
Support Services Manager, University of Hertfordshire
University of Hertfordshire

Angesichts der wachsenden Studentenzahl und steigenden Anzahl von Nebengebäuden muss die University of Hertfordshire tagtäglich große Mengen an eingehenden Paketsendungen bearbeiten. Seit Jahren war die Universität bei der Zustellung der Pakete auf einen manuellen Prozess angewiesen. Bei einer internen Prüfung wurde jedoch festgestellt, dass die Lösung den Anforderungen der Universität nicht mehr gerecht wurde. Daher wandte sich die Universität an Pitney Bowes mit der Bitte, den Zustellungsprozess und dadurch letztendlich auch den Service für ihre Studenten und Mitarbeiter zu optimieren.

Geschäftliche Herausforderung

Jeden Tag liefert die University of Hertfordshire zahlreiche Pakete an ihre Fachbereiche und Nebengebäude aus. Das bisherige System konnte mit den Anforderungen der Studenten und Mitarbeiter nicht mehr Schritt halten und war nicht in der Lage, schnell genug auf Anfragen zu reagieren. Das System beeinträchtigte nicht nur die Dienstleistungen für Studenten. Auch das Postteam hat aufgrund der unzuverlässigen Hardware und umständlichen Verfahren mit dem System zu kämpfen.

Lösung

Nach der internen Prüfung wurde eine Wunschliste zusammengestellt – mit dem Ziel, den Service zu optimieren und effizienter zu gestalten. In einem Ausschreibungsverfahren stellte Pitney Bowes unter Beweis, dass es die grundlegenden Anforderungen der Universität erfüllen konnte und bereit war, die Anforderungen sogar zu übertreffen. So fiel die Entscheidung, die SendSuite Tracking-Software zu implementieren und die Zustellung der eingehenden Paketsendungen zu optimieren. Die Lösung ist bereits an anderen Universitäten in Großbritannien erfolgreich im Einsatz.

Vorteile

Dank der SendSuite Tracking-Software ist der gesamte Prozess jetzt automatisiert und stellt sicher, dass sich sämtliche Pakete bis zur Auslieferung zuverlässig nachverfolgen lassen. Der Einsatz von Barcodelesegeräten, die elektronische Erfassung von Unterschriften sowie Funktionen für die Nachverfolgung und Berichterstellung haben es der Universität ermöglicht, die Erwartungen ihrer Studenten und Mitarbeiter zu erfüllen.

Empfänger werden per E-Mail benachrichtigt, sobald ihre Sendung vor Ort eingetroffen ist, wenn die Sendung zugestellt wurde und wenn jemand anders ihre Sendung in Empfang genommen hat. Das Wissen darum, wer den Empfang einer Paketsendung quittiert hat, hat auch zu einem höheren Maß an Verantwortung in der Universität beigetragen. Durch das System hat sich die Art der Zustellung auf dem Campus geändert und die Anzahl der Suchanfragen von Studenten verringert. Denn jetzt haben die Studenten mehr Vertrauen in den Service und warten auf die E-Mail-Benachrichtigung.

Aufgrund der Live-Anbindung der SendSuite Tracking-Software an das Telefonverzeichnis und Finanzsystem der Universität ist außerdem gewährleistet, dass genaue Adressdaten von Studenten und Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass nur die Auftragsnummer eingegeben werden muss. Alle Liefer- und Kontaktdaten werden dann automatisch abgerufen, sodass der Aufwand für manuelle Dateneingaben erheblich verringert wird. Dadurch erübrigt sich die zeitaufwändige Suche nach dem Aufenthaltsort von Personen auf dem Campus. Durch die Eingabe des Empfängernamens und die Möglichkeit, diesen zu lokalisieren, gehört die manuelle Dateneingabe, die bei der alten Software immer sehr problematisch war, der Vergangenheit an. Die SendSuite Tracking-Software hat auch zu einer besseren Integration anderer Fachbereiche und Software-Pakete der Universität beigetragen.

Außerdem konnte die SendSuite Tracking-Software auch eine andere Anforderung der Universität erfüllen: eine spezielle Funktion zur Nachverfolgung von gefährlichen Artikeln, wie beispielsweise Chemikalien, die an akademische Fachbereiche geliefert werden müssen. Wenn eine Sendung als Gefahrgut gekennzeichnet ist, druckt die SendSuite Tracking-Software automatisch ein gelbes Etikett. Dadurch ist gewährleistet, dass die Universität den Inhalt des Pakets kennt.