Postbearbeitung und Versand

Drei Gründe, weshalb Juristen Probleme in Postbearbeitung und Versand nicht ignorieren sollten

Von Stephanie Benedetto, Managerin im Produktmarketing für Versand- und Tracking-Lösungen bei Pitney Bowes

In Anwaltskanzleien fallen jede Menge Arbeiten und Aufgaben an: Treffen mit den Klienten, Voruntersuchungen zur Vorbereitung von Verhandlungen sowie die Anfertigung von Dokumenten und nicht zuletzt die Arbeit der Anwälte bei Gericht. Wann soll ein Jurist also die Zeit finden, um über die Verwaltung der eingehenden Sendungen in der Kanzlei nachzudenken?

Genau hier aber liegt das Problem: Wenn die Annahme von Sendungen nicht durch Anwaltsgehilfen, Büroleiter oder Verwaltungsassistenten erfolgt, kann es leicht passieren, dass durch Schwierigkeiten bei der Paketannahme Kosten- und Effizienzprobleme ausgelöst werden. Folgende Gründe sprechen dafür, dass Juristen ihre Zustellungsprozesse nicht einfach ignorieren sollten:

1.      Durch die Annahme von Rechtsdokumenten entsteht Haftung

Anwälte und Anwaltsgehilfen nehmen sowohl interne Sendungen als auch Sendungen von Klienten und anderen Standorten an, die enorm wichtig und möglicherweise prozessentscheidend sein können. Daher ist ein effizienter und transparenter Prozess zur Verwaltung und Kontrolle eingehender Sendungen sowie zur Nachverfolgung von Zustellungsprozessen dieser Dokumente entscheidend. Setzen Sie nicht den Ausgang eines Prozesses oder die Klagebefugnis eines Klienten aufs Spiel, nur weil ein Beweisstück in der Poststelle Ihrer Kanzlei abhandengekommen ist.

2.      Keine Kontrollkette ohne Unterschriften

Wenn niemand für eine eingehende Sendung unterschreiben muss, kann keiner mit Gewissheit sagen, ob das Paket oder der Brief den richtigen Empfänger zur richtigen Zeit erreicht hat. Wenn es keine mit Unterschrift dokumentierte Kontrollkette für Dokumente gibt, werden Sie womöglich Stunden damit verbringen müssen, in Aktenschränken, der Poststelle und Stapeln von herumliegenden Papieren nach dem wichtigen Dokument zu suchen, das angeblich zugestellt wurde, aber für dessen Zustellung kein Beleg existiert. Oft ist das Zusammentragen von Beweismaterialien und das Erstellen der formellen Schriftstücke für Gerichtsprozesse ein Wettlauf gegen die Zeit. Auf keinen Fall sollten Sie Stunden wertvoller Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten vergeuden, die bereits zur Verfügung stehen sollten.

3.      Mangelhafte Versandprozesse verursachen hohe Kosten

Ein leichtfertiger Umgang mit den Posteingangsprozessen einer Anwaltskanzlei schafft nicht nur Haftungsrisiken durch verlorene Pakete und Poststücke, sondern bringt auch einen schleichenden Anstieg der Versandkosten mit sich.

Kanzleien, die ihre internen Versandprozesse vernachlässigen oder absichtlich an bestimmten Vorgängen sparen, versäumen es, in modernere, technologiegestützte Lösungen für Ihre Poststelle zu investieren. Die vermeintliche Ersparnis kann aber kontraproduktiv sein. Zum einen führt sie zu Unzufriedenheit und Stress bei den Mitarbeitern, die versuchen müssen, eingehende Sendungen mit veralteten Methoden nachzuverfolgen.

Zum anderen aber verhindert sie, dass Ihre Poststelle mit Methoden und Berichtsverfahren arbeitet, die Ihnen dabei helfen, Kosten zu sparen.  Viele Kanzleien müssen aufgrund mangelhafter oder nicht vorhandener Berichtsverfahren in der Poststelle Umsatzeinbußen von 10 bis 12 % hinnehmen. Der Versuch, bei der Verwaltung eingehender Sendungen Geld zu sparen, kann das genaue Gegenteil bewirken und zusätzliche Kosten für Ihre Kanzlei verursachen.

Pitney Bowes SendSuite® Tracking Online ist eine moderne, cloudbasierte Lösung, die die Anforderungen von Anwaltskanzleien optimal erfüllt. Sie hilft Ihnen dabei, die Betriebskosten Ihrer Poststelle zu senken und Büromitarbeiter zu entlasten. Sie gewährleistet, dass Sendungen zur richtigen Zeit eingehen oder versendet werden und immer den richtigen Empfänger erreichen – und das alles selbstverständlich mit durchgehend transparenter Dokumentation. Registrieren Sie sich jetzt und testen Sie die Lösung 30 Tage lang kostenlos.

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