Ethische Richtlinien

Der Verwaltungsrat („Verwaltungsrat“) von Pitney Bowes Inc. („Unternehmen“) hat den folgenden Verhaltens- und Ethikkodex („Kodex“) für die Verwaltungsratsmitglieder des Unternehmens verabschiedet. Mit diesem Kodex wird bezweckt, den Blick des Verwaltungsrats und der einzelnen Verwaltungsratsmitglieder für ethische Risiken zu schärfen. Er hilft ihnen, ethische Probleme leichter zu erkennen und zu lösen, bietet Verfahren zur Meldung von unethischem Verhalten und fördert eine Kultur der Ehrlichkeit und Verantwortlichkeit. Jedes Verwaltungsratsmitglied muss sowohl den Worten als auch dem Geist dieses Kodex genügen.

Es ist nicht möglich, in einem Kodex oder einer Richtlinie alle potenziellen Situationen abzudecken. Dieser Kodex soll daher als Richtschnur für Verwaltungsratsmitglieder dienen. Die Verwaltungsratsmitglieder werden ermutigt, bei Fragen zu konkreten Umständen – bei denen unklar ist, ob sie eine oder mehrere Bestimmungen dieses Kodex berühren – sich an den Vorsitzenden des Unternehmensführungsausschusses zu wenden. Der Vorsitzende kann dann bei Bedarf interne oder externe Rechtsberater konsultieren.

Abweichungen von Bestimmungen dieses Kodex sind nur mit Genehmigung des Verwaltungsrats zulässig. Derartige Abweichungen müssen den Anteilseignern des Unternehmens unverzüglich gemeldet werden.

Verwaltungsratsmitglieder, die im Unternehmen auch als Führungskraft fungieren, sollten diesen Kodex parallel zu den Richtlinien für die Geschäftspraktiken des Unternehmens lesen.

1. Interessenkonflikt

Die Verwaltungsratsmitglieder müssen jegliche Konflikte zwischen ihren eigenen Interessen und denen des Unternehmens vermeiden. Jede Situation, in der ein Interessenkonflikt mit dem Unternehmen besteht oder berechtigterweise zu erwarten ist, muss unverzüglich dem Chairman und Chief Executive Officer oder dem Vorsitzenden des Unternehmensführungsausschusses gemeldet werden.

Ein Interessenkonflikt tritt möglicherweise auf, wenn die persönlichen Interessen eines Verwaltungsratsmitglieds den Interessen des Unternehmens als Ganzem widersprechen bzw. zu widersprechen scheinen. Interessenkonflikte entstehen auch, wenn ein Verwaltungsratsmitglied oder einer seiner engsten Angehörigen wegen seiner Stellung als Verwaltungsratsmitglied des Unternehmens in den Genuss eines ungebührlichen persönlichen Vorteils kommt.

Dieser Kodex unternimmt nicht den Versuch, alle denkbaren Interessenkonflikte zu beschreiben. Einige der häufiger auftretenden Konflikte, die Verwaltungsratsmitglieder vermeiden müssen, sind jedoch nachstehend aufgeführt.

Beziehungen des Unternehmens mit Dritten Den Verwaltungsratsmitgliedern sind alle Verhaltensweisen oder Handlungen untersagt, die nicht im besten Interesse des Unternehmens sind oder die die Beziehungen des Unternehmens mit natürlichen oder juristischen Personen beeinträchtigen oder schädigen, mit denen das Unternehmen geschäftliche oder vertragliche Beziehungen pflegt oder aufzunehmen gedenkt.

Vergütung aus unternehmensfremden Quellen Verwaltungsratsmitglieder dürfen für Leistungen, die sie für das Unternehmen erbracht haben, keinerlei Vergütungen (jeglicher Form) aus unternehmensfremden Quellen annehmen.

Geschenke Verwaltungsratsmitglieder und deren Familien dürfen keine Geschenke von natürlichen oder juristischen Personen annehmen, die eine Beziehung mit dem Unternehmen haben, wenn mit einem solchen Geschenk beabsichtigt wird, die Handlungen des Verwaltungsratsmitglieds als Mitglied des Verwaltungsrats zu beeinflussen, oder wenn die Annahme derartiger Geschenke den Anschein eines Interessenkonflikts erwecken würde.

1. Nutzung von Vermögenswerten des Unternehmens für persönliche Zwecke Es ist den Verwaltungsratsmitgliedern nicht gestattet, die Vermögenswerte, Arbeitskräfte oder Informationen des Unternehmens für persönliche Zwecke zu nutzen, es sei denn, dies wurde vom Vorsitzenden des Unternehmensführungsausschusses genehmigt oder dies erfolgt im Rahmen eines Vergütungs- oder Spesenrückzahlungsprogramms, das für alle Verwaltungsratsmitglieder verfügbar ist.

2. Geschäftschancen

Es ist Verwaltungsratsmitgliedern untersagt: (a) Geschäftschancen im Zusammenhang mit den Geschäften des Unternehmens persönlich wahrzunehmen; (b) die Immobilieninformationen oder die Stellung des Unternehmens zur persönlichen Bereicherung zu nutzen oder (c) bei Geschäftschancen als Wettbewerber des Unternehmens aufzutreten; wenn aber die unvoreingenommenen Verwaltungsratsmitglieder des Unternehmens entscheiden, dass das Unternehmen von der Verfolgung einer Geschäftschance absehen wird, ist es dem Verwaltungsratsmitglied gestattet, die Chance wahrzunehmen.

3. Vertraulichkeit

Die Verwaltungsratsmitglieder müssen die Vertraulichkeit der Informationen wahren, die das Unternehmen ihnen anvertraut, sowie anderer vertraulicher Informationen über das Unternehmen, die sie in ihrer Rolle als Verwaltungsratsmitglied aus anderen Quellen erhalten, es sei denn, die Offenlegung ist genehmigt oder gesetzlich vorgeschrieben. Im Rahmen dieses Kodex fallen unter den Begriff „vertrauliche Informationen“ alle nicht der Öffentlichkeit zugänglichen Informationen über das Unternehmen.

4. Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und Verordnungen sowie faire Umgangsformen

Die Verwaltungsratsmitglieder sind gehalten, die Gesetze, Richtlinien und Verordnungen einzuhalten, die für das Unternehmen gelten, einschließlich der Gesetze des Insiderhandels. Der An- und Verkauf von Wertpapieren des Unternehmens unterliegt der Richtlinie für Insiderhandel des Unternehmens.

Die Verwaltungsratsmitglieder sind gehalten, sich um einen fairen Umgang mit den Kunden, Lieferanten, Wettbewerbern und Mitarbeitern des Unternehmens zu bemühen.

5. Ermunterung zur Meldung gesetzwidriger oder unethischer Verhaltensweisen

Verwaltungsratsmitglieder sollten ethische Verhaltensweisen fördern und durch entsprechende Maßnahmen sicherstellen, dass das Unternehmen: (a) Mitarbeiter dazu ermuntert, Vorgesetzte, Manager und andere geeignete Personen anzusprechen, wenn sie sich über die richtige Handlungsweise in einer konkreten Situation im Unklaren sind; (b) Mitarbeiter dazu ermuntert, Verstöße gegen Gesetze, Richtlinien und Verordnungen sowie gegen die Richtlinien für die Geschäftspraktiken des Unternehmens einer geeigneten Person zu melden und (c) Mitarbeiter darüber in Kenntnis setzt, dass das Unternehmen Vergeltungsmaßnahmen wegen Meldungen, die in gutem Glauben gemacht werden, nicht toleriert.

6. Verfahren zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Verwaltungsratsmitglieder sollten alle vermutlichen Verstöße gegen diesen Kodex unverzüglich dem Chairman und Chief Executive Officer bzw. dem Vorsitzenden des Unternehmensführungsausschusses melden. Verstöße werden vom Verwaltungsrat oder von einer oder mehreren vom Verwaltungsrat ernannten Personen untersucht, und bei Verstößen gegen den Kodex werden entsprechende Maßnahmen ergriffen.

1 Laut Regel 303A(2) (b) der New Yorker Börse fallen unter den Begriff „engste Angehörige“ die Ehepartner, Kinder, Geschwister, Schwiegermütter, Schwiegerväter, Schwiegersöhne, Schwiegertöchter, Schwager, Schwägerinnen einer Person sowie alle anderen Personen (abgesehen von Mitarbeitern), die das Heim dieser Person teilen.