Kontaktaufnahme mit dem Verwaltungsrat

Der Verwaltungsrat hat eine Vorgehensweise eingeführt, nach der Aktionäre und andere Interessenten mit dem nicht geschäftsführenden Vorsitzenden des Verwaltungsrats, dem Vorsitzenden des Prüfungsausschusses, den unabhängigen Verwaltungsratsmitgliedern und dem Verwaltungsrat kommunizieren können. Diese Parteien können mit dem Vorsitzenden per E-Mail unter boardchairman@pb.com, mit dem Vorsitzenden des Prüfungsausschusses per E-Mail unter audit.chair@pb.com oder per Post an Corporate Secretary Pitney Bowes Inc. 3001 Summer Street Stamford CT 06926-0700 mit einem oder mehreren Mitgliedern des Verwaltungsrats kommunizieren.

Der Verwaltungsrat hat den Corporate Secretary angewiesen, den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses und den Verwaltungsrat bei der Überprüfung der gesamten elektronischen und schriftlichen Kommunikation gemäß obiger Beschreibung wie folgt zu unterstützen:

(i) Beschwerden von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern werden vom Management untersucht, während der Vorsitzende Kopien erhält.

 

(ii) Falls Beschwerden oder ähnliche Mitteilungen in Bezug auf die Buchführung, die internen Buchführungskontrollen oder Audit-Angelegenheiten eingehen, so werden sie vom Corporate Secretary an den obersten Rechnungsprüfer und an den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses zur Überprüfung weitergeleitet, während der Vorsitzende Kopien erhält. Angelegenheiten dieser Art werden in Übereinstimmung mit den vom Prüfungsausschuss festgelegten Verfahren analysiert, und

(iii) sonstige Hinweise, die Nachforschungen erfordern, werden an die entsprechenden Mitglieder des Managements weitergeleitet, damit die für die Überprüfung durch die Verwaltungsratsmitglieder relevanten Informationen zusammengestellt werden können, und dann an das bzw. die Mitglied(er) des Verwaltungsrats weitergeleitet, an das (die) die Mitteilung adressiert war.

Unbeschadet der obigen Bestimmungen leitet der Corporate Secretary schriftliche Mitteilungen an den gesamten Verwaltungsrat oder an einzelne Verwaltungsratsmitglieder weiter, sofern die Mitteilung nicht eine Bedrohung darstellt, illegal oder auf ähnliche Weise unangemessen ist. Werbeanfragen von Zeitungen oder sonstige Abonnements und sonstige Mitteilungen werden in der Regel nicht an die Mitglieder des Verwaltungsrats weitergeleitet.