Post og forsendelse

Udlicitering af din postdrift vs. at holde postdriften i virksomheden.

Hvad skal din virksomhed gøre? Revidere afgørelsen på en regelmæssig basis.

“De fleste mennesker i dag tror, at udlicitering altid er det billigste…Nogle gange er det, andre gange er det ikke. Det er derfor, det er vigtigt, at du undersøger det grundigt.” Mark Fallon
President og Chief Executive
The Berkshire Company

Mark Fallon, president og chief executive for The Berkshire Company, et konsulentfirma, der har specialiseret sig inden for strategier for dokumenthåndtering, siger, at mange mennesker har overtaget myter om, hvorvidt det er billigst at holde det i virksomheden eller at udlicitere. "De fleste mennesker i dag tror, at udlicitering altid er det billigste," siger han. "Nogle gange er det billigst, andre gange er det ikke. Det er derfor, det er vigtigt, at du undersøger det grundigt. Når du udliciterer, er der nogen, som skal stå for denne kontakt, firmaet, du udliciterer til, skal tjene på det, og du skal højst sandsynligt betale skat af tjenesten. Internt, skal du ikke kun tænke på de ansatte. Du skal tænke på plads, udstyr og forsyninger. Du skal tage alle administrationsomkostninger i betragtning."

En anden misforståelse, siger Fallon, er tanken, at udlicitering løser alle problemer. Det er ikke rigtigt. “Du har bare flyttet problemerne over på en ekstern leverandør,” forklarer han. “Hvis du får kundeklager over din regning, og du udliciterer regningen, men kunderne er stadig utilfredse med den måde regningen ser ud, så har du ikke løst dit problem.”

Faktisk, siger Karim Manassa, National Solutions Consultant for Compliance & Business Regulations hos Pitney Bowes, hvis en virksomhed ikke vælger sin leverandør med omhu, kan udliciterede postoperationer skabe helt nye problemer, herunder brud på fortroligheden og sikkerheden, der involverer følsomme oplysninger. Hvis et fulfilmentbureau f.eks. ikke bliver bedt om at underskrive en fortrolighedsaftale, kan de videresælge en velgørende organisations liste over væsentlige bidragydere. Hvis bidragyderne så modtager uønskede henvendelser og sporer bruddet tilbage til velgørenhedsorganisationen, så er det velgørenhedsorganisationen snarere end fulfilmentbureauet, der vil lide skade og miste bidragydernes tillid.

Ud over at bede leverandører om at underskrive fortrolighedsaftaler, bør virksomheder, som udliciterer deres postoperationer, insistere på, at procedurerne for beskyttelse af følsomme oplysninger i forsendelser skal overholdes. F.eks. ønsker en kabelvirksomhed måske at sikre, at ingen medarbejdere hos en tredjepartsleverandør er i stand til at se deres regninger. “Organisationer, der udliciterer postoperationer, skal skaffe sig indsigt i deres fulfilmentbureauers praksisser for at sikre, at ingen misbruger deres optegnelser,” advarer Manassa.

Endelig, men måske vigtigst af alt, skal virksomheder fra stærkt regulerede industrier sikre, at udliciterede tjenesteydere kan opbevare forbrugernes oplysninger sikkert og overholde statslige og føderale love for beskyttelse af oplysningerne. “Hvis du er inden for f.eks. økonomi eller sundhedspleje, ønsker du enten at beholde postoperationerne i virksomheden, eller hvis du udliciterer dem, virkelig at gennemtjekke leverandøren for at sikre, at de har den nødvendige sikkerhed,” siger Manassa. “Hvis du udliciterer din forsendelse, er du stadig ansvarlig for al overholdelse. Du kan udlicitere arbejdet, men ikke ansvaret.”

David Bilodeau, Manager for Product Marketing, Global Mail Creation Software and Hardware, siger, at virksomheder kan vinde tillid til leverandører ved at undersøge deres erfaringer, ikke kun det antal år, de har erfaring fra, men også de typer kunder, de har arbejdet med. “Ved at sende dine optegnelser til en eventuel udliciteringstjeneste, videregiver du dine kunders oplysninger til en anden organisation. Det er der ingen vej uden om. Du ønsker at sikre, at du arbejder med en organisation, der kan blive holdt ansvarlig.”

Fallon bemærker, at for mange organisationer, såsom forsyningsselskaber og banker, er post den primære måde, de kommunikerer med deres kunder. For andre virksomheder, såsom købmandsforretninger og blomsterhandlere, er post sekundær til personlig kontakt. Jo mere central post er for en virksomheds forretningsmodel, siger Fallon, jo vigtigere er det for virksomheden at overveje at bevare deres post inden for virksomheden.

“Hvis det direkte understøtter din virksomhed, at have folk der [i virksomheden], som er medejere, betyder det, at du ikke bare er en kunde,” siger Fallon. “Det er immaterielt, men jeg har set forskellen.”

For mange virksomheder, siger Manassa, er den bedste løsning måske ikke en enten eller - holde alt inden for virksomheden eller udlicitere - men en kombination af begge. For eksempel kan en organisation beslutte at udføre sine dag-til-dag-postoperationer internt, men sende mere komplekse eller specielle postrunder ud af huset. “Det er ikke altid så sort og hvidt,” siger han.