Overholder din digitale og fysiske kommunikation lovgivningen?

Post og forsendelse

Overholdelse af lovgivningen: Bedste praksis

Det er virkelig en udfordring at sørge for, at alle reglerne for kommunikation (både digitalt og fysisk) i de forskellige lande og regulerede industrier overholdes. Overholder din digitale og fysiske kommunikation lovgivningen?

Dem, der arbejder med kommunikation inden for regulerede industrier, svarer ofte tøvende: "Måske". Grunden hertil er enkel: Det er virkelig en udfordring at sørge for, at alle reglerne for kommunikation (både digitalt og fysisk) i de forskellige lande og regulerede industrier overholdes. Og oven i købet er lovgivningen forskellig fra industri til industri – og fra land til land – hvilket gør det endnu sværere at overholde den.


Bøderne for ikke at overholde reglerne kan være store. Mange virksomheder ved ikke engang, at de befinder sig i risikozonen. For at sætte det lidt i perspektiv er fysisk post (såsom fakturaer, erklæringer og forsikringsmeddelelser) ofte underlagt mange af de samme regler som elektronisk post. Nogle virksomheder gør meget for at beskytte deres elektroniske kommunikation og være opmærksom på deres sikkerhedsproblemer, men meget få beskytter deres fysiske post.


Virksomheder bør sørge for, at det, de sender ud, overholder reglerne, og at deres fysiske og digitale kommunikation er underlagt den samme kontrol. Og der kan Pitney Bowes hjælpe.


Læs videre og bliv klogere på de vigtigste punkter, som kan påvirke din kommunikation, og det bedste, du kan gøre, for at mindske risiciene og forbedre effektiviteten.


1. Regler som har indvirkning på fysisk og digital post

Regler om privatlivets fred og sikkerhedsforskrifter har indvirkning på udsendelsen af kommunikation, både via e-mail og med posten.


Overholder din virksomhed lovgivningen?

Udsender du digital- (f.eks. e-mails) eller fysisk post, og er du sikker på, at dine kunders personlige oplysninger er beskyttet? Overholder du alle statslige regler?Spørg dig selv:

• Er din digitale kommunikation beskyttet af de fornødne sikkerhedsforanstaltninger?

• Er din fysiske post beskyttet af lignende sikkerhedsforanstaltninger?

• Har du mulighed for at kontrollere hvilken som helst udsendelse og bevise, at den er sikker, beskyttet og håndteres korrekt?

• Har du elektroniske kontrolspor til kvalitetssikring?


Gå ikke i panik, hvis du ikke kan svare "Ja" til alle disse spørgsmål. Grib muligheden for at implementere "bedste praksis", så din udsendelse af kommunikation overholder loven.


2. Minimer risiciene ved outsourcing

Hvis din udsendelse af fysisk eller digital kommunikation er outsourcet, står du over for en række risici. Sådan kan du mindske risiciene:


Synlighed. Sørg for, at oplysningerne ikke bare forsvinder ned i et sort hul. Du skal være i stand til at kunne spore al kommunikation (fysisk eller elektronisk) på et hvilket som helst tidspunkt. Du skal vide præcis, hvad der foregår, og hvornår det foregår.

Kvalitetssikring. Bed dine leverandører om at synliggøre, at kommunikationen blev udsendt korrekt, og at den blev genereret i forhold til de relevante standarder. Det kan kræve indsigt i tidsstemplet, serialiseret post.

Deadlines og standarder for levering. Dine leverandører kan – og bør – vise dig præcis, hvornår et brev blev skrevet eller overleveret til postomdelingen. På den måde kan du få en idé om, hvornår det vil blive leveret.

Kontinuitet. Vær sikker på, at din leverandørs udarbejdelse af posten altid lever op til de højeste standarder. Det er ikke acceptabelt, hvis ét brev er af høj kvalitet og leveres til tiden, mens det næste er af dårlig kvalitet eller leveres for sent.

Sikkerhed. Når du giver dine leverandører adgang til din kundedatabase, øger du samtidig risikoen for datatyveri og sikkerhedsbrud. Undgå at få din adresseliste eller vigtige kundeoplysninger, såsom cpr-numre, stjålet på grund af din leverandørs manglende tilsyn.


Husk, at din virksomhed vil blive holdt ansvarlig for enhver overtrædelse eller sikkerhedsbrud.

Selvom det er muligt at outsource selve arbejdet, er det ikke muligt at outsource ansvaret. Sørg for, at al udsendelse af kommunikation er sikker og beskyttet.


3. Bedste praksis for overholdelse af lovgivningen

Hvad enten du outsourcer din digitale og fysiske kommunikation, eller selv klarer det internt, så er der en række forbehold, du kan tage, for at mindske risikoen for ikke at overholde lovgivningen:


A. Bedste praksis internt

Hvis du håndterer din fysiske og digitale kommunikation internt, kan du med gennemsigtighed og kvalitetskontrol sikre og spore integriteten og gennemførelsen af hver eneste udsendelse.

- Anvend den nyeste teknologi, såsom 2D-scanning af input og filhåndteringsteknologi, som inkluderer instruktioner til håndtering i selve udsendelsen. Den serialiserer også enkelte udsendelser og deres indhold, så de kan spores og rapporteres.

- Statslige eller sektorielle regler kan pålægge krav om at registrere portoudgifter for hver enkelt afsendelse. Det er ideelt at have software, som kontrollerer forskellige kampagner eller indsatser.

- Statslige eller sektorielle regler kan også kræve allerhøjeste ikkerhed for at beskytte forbrugernes privatliv. Igen kan den nyeste teknologi og interne procedure sikre, at du overholder de regler.


B. God praksis outsourcet

Du bør sikre dig, at virksomheder, som du outsourcer til, overholder alle standarder, som er nødvendige for overholdelse af loven. Det inkluderer:

- Grundig kontrol

- Opfyldelse af internationale standarder for sikkerhed og dataintegritet

- Opfyldelse af den lokale postomdelings kvalitetsstandarder


Selvom leverandører, som opfylder de standarder, måske er dyrere end dem, som ikke lever op til dem, vil det være det værd, når du ved, at du opfylder de højeste kvalitets- og sikkerhedsstandarder.


4. Tal med Pitney Bowes

Statslige og sektorielle regler kan påvirke din virksomhed og medføre en risiko. Men hvis du anvender den bedste praksis i dine procedurer, teknologi og tjenester, kan du minimere de risici. Det kan også gøre dig hurtigere til at udsende vigtige meddelelser.


Hvis du vil vide mere om din virksomheds risikoprofil, og hvordan du kan leve op til reglerne inden for din sektor, kan du kontakte en repræsentant for Pitney Bowes. Vi er her for at hjælpe.


Lær mere om hvordan Pitney Bowes kan hjælpe dig med din "insourcing vs outsourcing" beslutninger.